Quản trị văn phòng là gì? Học ngành này yêu cầu những yếu tố gì? Để giải đáp chi tiết những vấn đề bạn đang thắc mắc, hãy cùng Xuyên Việt Media theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm nhé. Chúng tôi đã tổng hợp thông tin về quản trị văn phòng từ A đến Z.
Quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng thường được gọi là Office Administration. Ngành này sẽ đảm nhận những công việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá. Quản trị văn phòng còn đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hiệu quả và năng suất tốt nhất.
Một nhân viên quản trị văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về việc giám sát, theo dõi hệ thống. Ngoài ra quản trị văn phòng cần quan sát các mục tiêu được tập trung cụ thể. Bao gồm khoảng thời gian được cải thiện, doanh thu và sản lượng bán hàng.
Kiến thức giảng dạy ngành quản trị văn phòng sẽ đào tạo cho cử nhân những kiến thức về văn phòng. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể ứng tuyển làm việc ở nhiều mô hình kinh doanh, hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp.
>> Quản trị rủi ro là gì? Hướng dẫn quy trình quản lý rủi ro hữu ích
Ngành quản trị văn phòng cơ hội làm việc ra sao?
Đa phần mọi người đều băn khoăn về vấn đề này bên cạnh khái niệm quản trị văn phòng là gì. Sau khi tốt nghiệp, cử nhân ngành này thường tiếp nhận vị trí chuyên môn gọi là quản trị viên văn phòng.
Quản trị viên văn phòng sẽ đảm nhận lĩnh vực hành chính, làm công việc văn thư để hỗ trợ các tổ chức, bộ phận khác triển khai công việc thật hiệu quả. Nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng sẽ có chút khác biệt tùy từng vị trí cụ thể.
Công việc quản trị văn phòng thường bao gồm những nhiệm vụ như:
- Hỗ trợ hành chính.
- Sắp xếp hồ sơ.
- Sắp xếp kế hoạch công việc cho giám đốc.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bảng lương…
Dưới đây là một số vị trí cụ thể thường được các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và công ty, doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên quản trị văn phòng. Bao gồm:
- Thư ký tổng hợp trong các công ty, doanh nghiệp.
- Quản trị viên hành chính văn phòng.
- Chuyên viên văn phòng.
- Nhân viên văn thư – lưu trữ.
- Trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.
- Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Theo đuổi ngành quản trị văn phòng cần đáp ứng yếu tố gì?
Ngành này yêu cầu cử nhân theo học cần sở hữu tối thiểu các tố chất phù hợp với văn phòng, công ty, doanh nghiệp,… như sau:
1. Giao tiếp khéo léo
Môi trường làm việc của một nhân viên văn phòng – hành chính là một môi trường thân thiện, lịch sự với rất nhiều người. Chính vì vậy mà người làm trong ngành này cần có sự khéo léo và khả năng giao tiếp tốt. Có như vậy thì bạn mới hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nâng cao khả năng thăng tiến của mình.
2. Sắp xếp công việc thông minh, khoa học
Những người làm trong môi trường công việc văn phòng chắc chắn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều công việc, và giấy tờ, có nhiều file dữ liệu cần phải xử lý…. Chính vì vậy, nếu không biết sắp xếp công việc khoa học và hợp lý thì bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình. Sắp xếp và lên kế hoạch hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của mình.
3. Chủ động trong việc nghiên cứu
Đây là một trong những tố chất quan trọng của người làm trong ngành quản trị văn phòng. Tự nghiên cứu và học hỏi sẽ khiến cho bạn trở nên am hiểu và thành thạo hơn những kỹ năng trong công việc. Nâng cao khả năng sử dụng những phần mềm, phải phân tích những hồ sơ, tài liệu trên máy tính, công nghệ thông tin.
4. Thành thạo thao tác tin học văn phòng
Để làm việc trong ngành này thì việc thành thạo tin học văn phòng là yếu tố bắt buộc. Công việc này yêu cầu bạn phải đánh máy và sử dụng máy tính cực nhiều. Do đó, nếu như bạn biết cách sử dụng Microsoft Office cũng như các phần mềm máy tính chuyên môn khác thì sẽ mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
5. Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ
Đặc thù của ngành này là liên quan nhiều tới giấy tờ, hồ sơ. Do đó, làm việc trong môi trường này cần phải có tố chất tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc. Có như vậy thì bạn mới nhanh chóng thăng tiến và thành công trong sự nghiệp của mình nhé.
>> Quản trị là gì? Chức năng và vai trò của quản trị
Lời kết
Bài viết này chắc hẳn đã giúp bạn hiểu được quản trị văn phòng là gì, đồng thời bỏ túi được các tố chất cần có để theo đuổi ngành này. Xuyên Việt Media hy vọng sau khi theo dõi bài viết, bạn sẽ có thêm động lực để theo đuổi công việc quản trị văn phòng.
