Bảo trợ truyền thông là hoạt động rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh và marketing. Chúng ta cần hiểu rõ khái niệm này cũng như cách xin bảo trở truyền thông để tối ưu hiệu quả và có thể đạt mục tiêu Win-Win cho cả hai bên. Cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu ngay.
Bảo trợ truyền thông là gì?
Bảo trợ truyền thông (tiếng Anh: Media Sponsorship) là một hình thức hợp tác giữa một đơn vị truyền thông (báo chí, đài phát thanh, truyền hình, trang tin điện tử…) và một tổ chức, sự kiện hoặc chương trình. Trong đó, đơn vị truyền thông sẽ sử dụng các kênh của mình để quảng bá, đưa tin về sự kiện, chương trình đó, đổi lại, họ sẽ nhận được các quyền lợi nhất định.
Bảo trợ truyền thông là hình thức hợp tác giữa một tổ chức, doanh nghiệp hoặc sự kiện với các đơn vị truyền thông (báo chí, đài truyền hình, website, mạng xã hội…) nhằm quảng bá thông tin đến công chúng.
Các hình thức bảo trợ truyền thông
Bảo trợ truyền thông có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô của sự kiện hoặc chương trình. Dưới đây là một số hình thức phổ biến:
1. Đăng tải thông tin trên các kênh truyền thông
- Bài viết: Đăng tải các bài viết giới thiệu, thông tin về sự kiện/chương trình trên báo in, đăng báo điện tử, tạp chí, trang tin tức…
- Thông cáo báo chí: Gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan truyền thông để họ đưa tin về sự kiện/chương trình.
- Phỏng vấn: Tổ chức phỏng vấn với các nhân vật liên quan đến sự kiện/chương trình trên các kênh truyền thông.
2. Phát sóng trên các kênh truyền hình, phát thanh
- Phóng sự: Thực hiện các phóng sự về sự kiện/chương trình và phát sóng trên truyền hình hoặc phát thanh.
- Chương trình đặc biệt: Sản xuất các chương trình đặc biệt về sự kiện/chương trình và phát sóng trên các kênh truyền hình hoặc phát thanh.
- Quảng cáo: Phát sóng các đoạn quảng cáo về sự kiện/chương trình trên truyền hình hoặc phát thanh.
3. Quảng bá trực tuyến
- Banner, logo: Đặt banner, logo của sự kiện/chương trình trên các website, trang tin tức, mạng xã hội…
- Bài đăng trên mạng xã hội: Chia sẻ thông tin, hình ảnh, video về sự kiện/chương trình trên các mạng xã hội.
- Livestream: Tổ chức livestream các hoạt động của sự kiện/chương trình trên các nền tảng trực tuyến.
- Influencer Marketing: Hợp tác với những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội để quảng bá cho chương trình.
4. Tổ chức các hoạt động tương tác
- Trò chơi, cuộc thi: Tổ chức các trò chơi, cuộc thi liên quan đến sự kiện/chương trình trên các kênh truyền thông.
- Sự kiện bên lề: Tổ chức các sự kiện bên lề để thu hút sự quan tâm của công chúng.
- Tài trợ giải thưởng: Tài trợ các giải thưởng cho các cuộc thi, hoạt động liên quan đến sự kiện/chương trình.
5. Các hình thức khác
- Tài trợ in ấn: In ấn các ấn phẩm quảng cáo (tờ rơi, poster, banner…) về sự kiện/chương trình.
- Tài trợ quà tặng: Tài trợ các quà tặng cho khách mời, người tham dự sự kiện/chương trình.
- Tài trợ địa điểm: Tài trợ địa điểm tổ chức sự kiện/chương trình.
Việc lựa chọn hình thức bảo trợ truyền thông phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả quảng bá và đạt được mục tiêu truyền thông của sự kiện/chương trình.
Ví dụ về bảo trợ truyền thông
Bảo trợ truyền thông là một phần quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh và tạo dựng sự chú ý cho các sự kiện, chương trình hoặc thương hiệu. Dưới đây là một số ví dụ về bảo trợ truyền thông trong thực tế:
Giải bóng đá V-League:
- Các đài truyền hình như VTV, HTV, và các trang báo thể thao thường là đơn vị bảo trợ truyền thông, phát sóng trực tiếp các trận đấu và đưa tin về giải đấu.
- Các nhãn hàng như bia, nước giải khát, và các công ty thể thao thường tài trợ để xuất hiện trong các chương trình phát sóng và trên các bảng quảng cáo tại sân vận động.
Các giải chạy marathon:
- Các tạp chí thể thao, trang web về chạy bộ, và các đài phát thanh thường đưa tin về các giải chạy, phỏng vấn vận động viên, và cung cấp thông tin cho người tham gia.
- Các nhãn hàng đồ thể thao, thực phẩm dinh dưỡng, và các công ty du lịch thường tài trợ để tiếp cận đối tượng người yêu thích thể thao.
Các cuộc thi âm nhạc (Ví dụ: The Voice, Sao Mai)
- Các đài truyền hình như VTV, HTV, và các trang báo điện tử thường phát sóng và đưa tin về các cuộc thi này.
- Các nhãn hàng như điện thoại, thời trang, và các công ty giải trí thường tài trợ để xuất hiện trong các chương trình và trên các nền tảng truyền thông liên quan.
Các chương trình thực tế (Ví dụ: Vietnam’s Next Top Model)
- Các đài truyền hình và các tạp chí thời trang thường là đơn vị bảo trợ truyền thông, đưa tin về các thí sinh và các hoạt động của chương trình.
- Các nhãn hàng thời trang, mỹ phẩm, và các công ty liên quan đến phong cách sống thường tài trợ để quảng bá sản phẩm của họ.
Các liên hoan phim
- Các tạp chí điện ảnh, trang web về phim ảnh, và các đài truyền hình thường đưa tin về các liên hoan phim, phỏng vấn diễn viên và đạo diễn.
- Các nhãn hàng điện tử, xe hơi, và các công ty du lịch thường tài trợ để xuất hiện trong các sự kiện thảm đỏ và các hoạt động liên quan.
Các buổi hòa nhạc, sự kiện âm nhạc
- Các đài phát thanh, trang web âm nhạc, và các tạp chí giải trí thường đưa tin về các buổi hòa nhạc, phỏng vấn nghệ sĩ, và cung cấp thông tin cho người hâm mộ.
- Các nhãn hàng nước giải khát, điện thoại, và các công ty liên quan đến âm nhạc thường tài trợ để tiếp cận đối tượng khán giả trẻ.
Các chiến dịch từ thiện:
- Các đài truyền hình, báo chí, và các trang web tin tức thường đưa tin về các chiến dịch từ thiện, kêu gọi sự ủng hộ từ cộng đồng.
- Các doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ thường tài trợ để hỗ trợ các hoạt động từ thiện và nâng cao hình ảnh của họ.
Xuyên Việt Media có chương trình làm website miễn phí cho các tổ chức tôn giáo, đền chùa, tổ chức thiện nguyện…
Các sự kiện giáo dục
- Các tạp chí giáo dục, trang web tuyển sinh, và các đài phát thanh thường đưa tin về các sự kiện giáo dục, hội thảo, và triển lãm.
- Các trường đại học, tổ chức giáo dục, và các công ty công nghệ giáo dục thường tài trợ để tiếp cận đối tượng học sinh, sinh viên, và phụ huynh.
Những ví dụ trên cho thấy bảo trợ truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng sự chú ý và quảng bá hình ảnh cho nhiều loại sự kiện và chương trình khác nhau.
Mục đích của bảo trợ truyền thông
Bảo trợ truyền thông có nhiều mục đích quan trọng, giúp tối ưu hiệu quả truyền thông cho cả bên bảo trợ và bên được bảo trợ. Dưới đây là những mục đích chính:
1. Tăng độ nhận diện thương hiệu
Giúp sự kiện, doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ tiếp cận rộng rãi hơn.
Tạo dấu ấn thương hiệu thông qua các kênh truyền thông lớn.
2. Lan tỏa thông điệp & thu hút công chúng
Đưa nội dung quan trọng đến đúng đối tượng mục tiêu.
Tăng mức độ tương tác, tạo hiệu ứng lan truyền trên mạng xã hội.
3. Tạo dựng uy tín & sự tin cậy
Được truyền thông uy tín bảo trợ giúp thương hiệu có độ tin cậy cao hơn.
Đối tác và khách hàng dễ dàng chấp nhận và ủng hộ thương hiệu hơn.
4. Tiết kiệm chi phí quảng bá
So với các chiến dịch quảng cáo trực tiếp, bảo trợ truyền thông giúp tối ưu ngân sách.
Có thể tận dụng hợp tác đôi bên cùng có lợi mà không tốn quá nhiều chi phí.
5. Thu hút nhà đầu tư & đối tác tiềm năng
Các sự kiện, doanh nghiệp có bảo trợ truyền thông dễ thu hút sự quan tâm từ nhà đầu tư, đối tác.
Tạo cơ hội mở rộng hợp tác kinh doanh trong tương lai.
Khi nào cần bảo trợ truyền thông
Bảo trợ truyền thông là giải pháp hiệu quả trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi cần tăng độ phủ sóng và uy tín cho sự kiện, thương hiệu hoặc chiến dịch. Dưới đây là những thời điểm quan trọng nên áp dụng bảo trợ truyền thông:
1. Khi tổ chức sự kiện quan trọng
Ví dụ: Hội thảo, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, triển lãm, lễ trao giải…
Giúp sự kiện tiếp cận rộng rãi hơn, thu hút sự tham gia của công chúng và đối tác.
Tăng uy tín khi có báo chí, truyền hình hoặc KOLs đưa tin.
2. Khi ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới
Ví dụ: Một công ty công nghệ giới thiệu sản phẩm mới cần báo chí và influencer quảng bá.
Bảo trợ truyền thông giúp tăng độ nhận diện nhanh chóng, thu hút khách hàng tiềm năng.
Tạo hiệu ứng truyền thông lan tỏa, tăng độ tin cậy cho sản phẩm.
3. Khi muốn xây dựng thương hiệu hoặc mở rộng thị trường
Ví dụ: Một startup mới cần hợp tác với các kênh truyền thông để tiếp cận khách hàng.
Giúp thương hiệu nhanh chóng xuất hiện trên các kênh uy tín.
Tạo dựng lòng tin và tăng sự cạnh tranh trên thị trường.
4. Khi thực hiện chiến dịch CSR (Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp)
Ví dụ: Một công ty tổ chức chiến dịch bảo vệ môi trường, cần truyền thông để lan tỏa thông điệp.
Hỗ trợ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt công chúng.
Tạo sự kết nối với cộng đồng và gia tăng giá trị thương hiệu.
5. Khi cần tối ưu chi phí quảng bá
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ muốn truyền thông nhưng ngân sách quảng cáo hạn chế.
Bảo trợ truyền thông giúp tiếp cận rộng rãi với chi phí thấp hơn so với quảng cáo truyền thống.
Hợp tác đôi bên cùng có lợi giúp tối ưu nguồn lực.
Cách xin bảo trợ truyền thông chuẩn pháp lý
Để xin bảo trợ truyền thông đúng quy trình và hợp pháp, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện các bước theo quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Chuẩn bị hồ sơ xin bảo trợ truyền thông
Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm:
Công văn đề nghị bảo trợ truyền thông: Gửi đến cơ quan báo chí, đài truyền hình hoặc các đơn vị truyền thông.
Nội dung cần có:
- Thông tin đơn vị tổ chức (tên, địa chỉ, người đại diện).
- Nội dung sự kiện, chiến dịch cần bảo trợ.
- Mục đích và lợi ích của việc bảo trợ.
- Quyền lợi của đơn vị bảo trợ truyền thông.
Giấy phép tổ chức sự kiện (nếu có): Nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc liên quan đến các lĩnh vực đặc thù (ví dụ: hội thảo, chương trình nghệ thuật), cần có giấy phép từ cơ quan quản lý nhà nước.
Hồ sơ năng lực hoặc profile đơn vị tổ chức: Giúp bên bảo trợ đánh giá mức độ uy tín và tiềm năng hợp tác.
Kế hoạch truyền thông chi tiết: Các kênh truyền thông sẽ sử dụng (báo chí, TV, mạng xã hội…). Hình thức hợp tác mong muốn (đưa tin, đăng bài, phát sóng…).
2. Các bước xin bảo trợ truyền thông
Bước 1: Tìm kiếm đơn vị bảo trợ phù hợp: Liên hệ với các cơ quan báo chí, đài truyền hình, website hoặc KOLs có tệp khách hàng phù hợp. Ưu tiên các đơn vị có sức ảnh hưởng lớn trong lĩnh vực liên quan.
Bước 2: Gửi hồ sơ & công văn đề nghị: Nộp trực tiếp tại văn phòng hoặc gửi email đến bộ phận truyền thông của đơn vị bảo trợ.
Bước 3: Thương thảo và ký kết thỏa thuận bảo trợ: Nếu đơn vị bảo trợ đồng ý, hai bên cần ký kết văn bản hợp tác để đảm bảo quyền lợi pháp lý.
Văn bản cần có:
- Nội dung và phạm vi bảo trợ.
- Trách nhiệm của mỗi bên.
- Quyền lợi và nghĩa vụ.
- Điều khoản chấm dứt hợp tác (nếu có).
Bước 4: Thực hiện và theo dõi kết quả: Sau khi được bảo trợ, cần theo dõi tiến độ truyền thông để đảm bảo thông tin được lan tỏa đúng kế hoạch. Gửi báo cáo tổng kết cho bên bảo trợ nếu có yêu cầu.
Lưu ý khi hợp tác bảo trợ truyền thông
Khi hợp tác bảo trợ truyền thông, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo mối quan hệ hợp tác diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả tốt nhất cho cả hai bên:
1. Xác định rõ mục tiêu và kỳ vọng:
- Trước khi bắt đầu hợp tác, cả hai bên cần ngồi lại và thảo luận rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng của mình.
- Điều này bao gồm việc xác định rõ những gì mỗi bên mong muốn đạt được thông qua sự hợp tác này.
- Ví dụ: Đơn vị tổ chức sự kiện muốn tăng độ nhận diện thương hiệu, trong khi đơn vị bảo trợ truyền thông muốn tiếp cận đối tượng khán giả mới.
2. Xây dựng hợp đồng chi tiết:
- Hợp đồng bảo trợ truyền thông cần được soạn thảo một cách chi tiết và rõ ràng, bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện của sự hợp tác.
- Hợp đồng cần nêu rõ:
- Các hoạt động truyền thông mà đơn vị bảo trợ sẽ thực hiện.
- Quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên.
- Thời gian và hình thức thanh toán.
- Các điều khoản về sở hữu trí tuệ và bảo mật thông tin.
3. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp:
- Giao tiếp thường xuyên và cởi mở là chìa khóa để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
- Cả hai bên cần cập nhật cho nhau về tiến độ công việc và giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh.
- Nên có người đại diện cho cả 2 bên để công việc diễn ra suôn sẻ.
- Đảm bảo có phản hồi với nhà bảo trợ truyền thông trong quá trình diễn ra sự kiện.
4. Đảm bảo tính minh bạch và trung thực:
- Cả hai bên cần đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong suốt quá trình hợp tác.
- Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ, tránh những hành vi gian dối hoặc gây hiểu lầm.
5. Đo lường và đánh giá hiệu quả:
- Sau khi kết thúc sự kiện/chương trình, cả hai bên cần cùng nhau đánh giá hiệu quả của hoạt động bảo trợ truyền thông.
- Điều này giúp xác định những gì đã hoạt động tốt và những gì cần cải thiện trong tương lai.
6. Lưu ý về vấn đề pháp lý:
- Cần đảm bảo tất cả các hoạt động liên quan đến truyền thông cần tuân thủ đúng pháp luật.
- Các vấn đề liên quan đến bản quyền hình ảnh, thương hiệu cần được thống nhất rõ ràng.
7. Chọn đơn vị bảo trợ truyền thông phù hợp:
- Cần xem xét kỹ về độ uy tín, mức độ phủ sóng của đơn vị truyền thông.
- Đảm bảo đơn vị truyền thông có cùng nhóm đối tượng mục tiêu với sự kiện, chương trình.
Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, bạn có thể xây dựng mối quan hệ hợp tác bảo trợ truyền thông thành công và mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Tóm lại, bảo trợ truyền thông là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp đạt được nhiều mục tiêu truyền thông. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố liên quan để quyết định xem có cần thiết phải sử dụng hình thức này hay không.
