Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tiến hành thế nào

Hiện nay, một bộ phận lớn người nước ngoài đến và sinh sống làm việc tại Việt Nam. Chính vì thế mà hợp pháp hóa lãnh sự là một vấn đề hết sức quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người dân do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều người vẫn không hiểu đúng về vấn đề này và quy trình làm thục ra sao. Để giải đáp được vấn đề băn khoăn về hợp pháp hóa lãnh sự là gì mời bạn đọc cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng khi làm hồ sơ, thủ tục liên quan đến quốc gia thứ hai ngoài Việt Nam. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng thủ tục này chính là khi giấy tờ, văn bản từ nước ngoài được cơ quan chức năng có thẩm quyền đóng mộc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên văn kiện đó là chính xác. Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, những giấy tờ, tài liệu này sẽ được công nhận sử dụng ở Việt Nam. 

Các điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ nước ngoài chỉ được hợp pháp hóa lãnh sự khi đảm bảo các điều kiện sau:

• Ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu HPHLS tại cơ quan đại diện của Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) thì được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước đó.
• Giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài chứng nhận lãnh sự.

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Nghị định 111/2011 và Thông tư 01/2012 của Bộ Ngoại giao, các giấy tờ vi phạm các nguyên tắc sau sẽ không được hợp pháp hóa và sử dụng tại Việt Nam:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ HPHLS.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan thẩm quyền nào?

Để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể đến các cơ quan có thẩm quyền sau:

• Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
• Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. 
• Cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
• Cán bộ cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp vụ.

Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm mục đích gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam. Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Như vậy, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Trong trường hợp các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không phải làm hợp pháp hóa lãnh sự.

Quy trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam như thế nào? 

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

1. Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

2. Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

3. Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Hợp pháp hóa lãnh sự trong marketing quốc tế

Trong marketing quốc tế, hợp pháp hóa lãnh sự là bước quan trọng khi các doanh nghiệp muốn xuất khẩu sản phẩm, ký kết hợp đồng, hoặc tiến hành các giao dịch xuyên biên giới.

Vai trò của hợp pháp hóa lãnh sự trong marketing quốc tế

• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý: Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến hợp đồng, sản phẩm, hoặc giao dịch marketing (ví dụ: giấy chứng nhận chất lượng, hợp đồng phân phối, giấy phép xuất khẩu) đều được hợp pháp hóa để tuân thủ luật pháp của quốc gia sở tại.

• Xác thực sản phẩm hoặc dịch vụ: Khi doanh nghiệp muốn quảng bá sản phẩm ở các quốc gia khác, việc hợp pháp hóa các giấy tờ chứng minh chất lượng sản phẩm hoặc chứng nhận xuất xứ giúp xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.

• Hỗ trợ thương mại quốc tế: Quá trình này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính khi làm việc với các đối tác quốc tế, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần xuất khẩu hàng hóa hoặc hợp tác với các đối tác tại nước ngoài.

Ứng dụng trong marketing quốc tế

• Chứng nhận chất lượng sản phẩm: Nếu một công ty muốn xuất khẩu sản phẩm vào các thị trường quốc tế, việc hợp pháp hóa các giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.

• Hợp đồng phân phối quốc tế: Các hợp đồng liên quan đến phân phối sản phẩm ở nước ngoài cần được hợp pháp hóa để có giá trị pháp lý tại quốc gia đó, giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp pháp lý.

• Marketing xuyên biên giới: Khi thực hiện các chiến dịch marketing quốc tế, các doanh nghiệp cần hợp pháp hóa các tài liệu quảng cáo, hợp đồng hoặc giấy phép cần thiết để tránh những vấn đề về pháp lý hoặc thuế.

Các bước hợp pháp hóa lãnh sự trong marketing

• Bước 1: Xác nhận tài liệu cần hợp pháp hóa từ cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia gốc (thường là cơ quan lãnh sự hoặc các tổ chức chứng nhận).

• Bước 2: Đưa tài liệu đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia nơi doanh nghiệp muốn kinh doanh để hợp pháp hóa.

• Bước 3: Chờ đợi chứng nhận hợp pháp từ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, sau đó sử dụng tài liệu hợp pháp để thực hiện các giao dịch marketing quốc tế.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự trong marketing quốc tế không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một phần quan trọng giúp xây dựng sự tin cậy, đảm bảo sự minh bạch và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các giao dịch quốc tế.

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đồng thời nắm rõ được các quy trình, thủ tục pháp lý nhanh chóng, hiệu quả. Để giải đáp các vấn đề thắc mắc bạn đang gặp phải hãy truy cập website Xuyên Việt Media để lại các câu hỏi bạn muốn biết.

Thông tin liên hệ dịch vụ hợp pháp hóa của Chúc Vinh Quý:

• Hotline: 0969.162.538 – 0916.187.189
• Email: hopphaphoacvq@gmail.com
• Địa chỉ: Số 61 Nguyễn Ngọc Doãn – phường Quang Trung – quận Đống Đa – Tp Hà Nội
• Website:
• Fanpage: facebook.com/hopphaphoalanhsuconsularlegalization