Trong một tổ chức, doanh nghiệp hay công ty thường sẽ đưa ra các mục tiêu đề xuất giúp nhân viên dựa vào đó để hoàn thành tốt công việc của mình và nó được gọi là KPI. Theo dõi các chỉ số KPI này sẽ có thể đánh giá tốt hiệu suất làm việc và từ đó đưa ra những giải pháp phát triển công ty. Vậy KPI là gì? Vai trò và cách sử dụng như thế nào sao cho hiệu quả? Cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu ngay và luôn nào!
KPI là gì?
KPI là viết tắt của từ gì? thì KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator (chỉ số hiệu suất công việc). KPI là chỉ số đánh giá công việc hiệu quả thông qua tỉ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng để đánh giá hoạt động của các tổ chức hay các bộ phận của công ty/doanh nghiệp/cá nhân. Mỗi bộ phận sẽ có một chỉ số KPI khác nhau nhằm đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của mỗi bộ phận.
Các tổ chức/doanh nghiệp/đơn vị kinh doanh thường sử dụng chỉ số KPI ở nhiều cấp độ khác nhau xem có đạt được mục tiêu đề ra hay không. KPI cấp cao sẽ tập trung chủ yếu vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, còn KPI cấp thấp lại tập trung vào hiệu suất của từng quy trình hay nhân viên ở các phòng ban như tiếp thị, bán hàng.
Ví dụ: Dịch vụ viết bài SEO của Xuyên Việt Media sẽ dùng KPI là số lượng bài viết và số lượng review tích cực để đánh giá chất lượng của từng cộng tác viên.
Trước khi xây dựng chỉ số KPI cụ thể, bạn cần xem xét và kiểm tra các KPI đó có liên quan đến mục tiêu hoặc kết quả chúng của công ty đề hay không. Từ đó biết cách điều chỉnh KPI theo tình hình kinh doanh và thậm chí là xây dựng lại để đạt đúng mục tiêu của mình. Bạn đã hình dung được chỉ số KPI là gì rồi chứ?
Tác dụng chính của KPI
Đề ra KPI cho từng hoạt động kinh doah của công ty sẽ giúp nhân viên giúp cho cá nhân hoặc tập thể xác định được các mục tiêu cần đạt và tạo thêm động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình. Xây dựng KPI phải phù hợp với các hoạt động thực tế của công ty và năng lực nhân viên.
Dựa trên KPI của từng nhân viên sẽ giúp xác định:
- Mức độ khen thưởng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc năng suất hơn.
- Tạo cơ sở để xác định các nội dung đào tạo.
- Hướng nhân viên hành xử theo lối văn hóa của doanh nghiệp.
Các loại KPI hiện nay
Tùy vào mục tiêu và mục đích của công ty mà bạn có thể theo dõi và đề ra KPI bằng những cách khác nhau. Việc lựa chọn đúng KPI ngay từ ban đầu vô cùng cần thiết để có thêm nhiều thông tin hữu ích và đem đến hiệu quả hoạt động cho công ty của bạn. Hiện có 5 loại KPI chính đó là:
KPI kinh doanh
KPI kinh doanh hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của công ty, từ đó điều hướng giữa từng quy trình kinh doanh và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.
KPI tài chính
KPI tài chính được giám sát bởi các lãnh đạo của bộ phận tài chính hay các tổ chức. Những chỉ số này sẽ cho thấy được công ty hoạt động có tốt hay không về cả phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.
KPI tiếp thị
KPI nghĩa là gì? KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng đạt thành công trên các kênh tiếp thị và thấy được đội ngũ tiếp thị có hoạt động tốt không trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.
KPI bán hàng
KPI bán hàng chính là các giá trị dùng để đo lượng bởi đội ngũ bán hàng nhằm theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng và giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.
KPI quản lý dự án
KPI quản lý dự án thường được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Tổ chức, công ty sử dụng những số liệu này để xác định xem dự án có thành công và đáp ứng tốt yêu cầu không.
XEM THÊM:
Ưu nhược điểm của KPI là gì?
Muốn sử dụng KPI đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp/tổ chức cần nắm rõ một số ưu và nhược điểm của chỉ số này trước khi áp dụng.
Ưu điểm của KPI
- KPI giúp doanh nghiệp đo lường dễ dàng sức tăng trưởng của các mục tiêu rõ ràng và giúp đánh giá hiệu quả công việc của phòng ban, nhân viên.
- KPI là chỉ số có độ chính xác cao.
- KPI giúp gia tăng mối liên kết giữa từng cá nhân và bộ phận với nhau.
- Khi áp dụng chính xác và đúng cách các chỉ số đo lường sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn cũng như nắm rõ hiệu quả làm việc của từng nhóm, bộ phận, cá nhân.
Nhược điểm của chỉ số KPI
- Muốn xây dựng hệ thống KPI đạt hiệu quả như mong muốn, người lập KPI cần có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn cao và hiểu rõ KPI là gì. Như vậy mới xây dựng và ứng dụng phù hợp.
- Nếu áp dụng trong thời gian dài sẽ khiến hiệu quả của KPI không cao.
Cách sử dụng KPI và cách tính KPI
KPI là gì trong Marketing? KPI dùng để giám sát hiệu suất làm việc của từng công ty bạn với tất cả phòng ban, thêm số liệu của bạn và thêm bảng điều khiển KPI để nhanh chóng có tổng quan về các mục tiêu.
Bảng điều khiển KPI là công cụ báo thời gian thực tế nhất của việc gom góp, thu thập, tổ chức và minh họa các chỉ số của công ty để thiết lập nhiều bảng điều khiển KPI giúp theo dõi từng mục tiêu của bạn.
Giá trị to lớn nhất mà bảng điều khiển doanh nghiệp muốn hướng tới nhằm cung cấp thêm các thông tin theo từng thời gian thực tế của hiệu suất công ty và các đội ngũ dựa vào đó đưa ra những quyết định định hướng trên dữ liệu thực tế chứ không dựa vào cảm giác. Xây dựng bảng điều khiển thời gian thực tế sẽ giúp bạn nhận thấy ngay những khu vực đang gặp vấn đề và tìm ra giải pháp quan trọng.
Khi muốn tạo bảng điều khiển KPI, bạn cần trả lời trước những câu hỏi dưới đây:
- Kết quả kinh doanh mong muốn của bạn là gì?
- Những giá trị KPI của bạn có thể được cải thiện bằng các hành động nào?
- Bạn đã có tất cả các dữ liệu cần thiết để theo dõi KPI chưa?
- Những ai sẽ sử dụng báo cáo về KPI và họ cần biết điều gì?
- Làm sao để hình dung được các chỉ số KPI cụ thể?
Tầm quan trọng của KPI
Không chỉ đánh giá tốt hiệu suất làm việc của nhân viên để theo dõi tiến độ công ty. Còn rất nhiều lý do giúp chúng ta thấy được KPI là một chỉ số vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp/công ty bạn.
Giúp đo lường mục tiêu
Dù KPI hay bị nhầm lẫn với các mục tiêu của công ty, nhưng thực ra chúng là một phương pháp khoa học và chính xác nhất để đo lường chỉ tiêu và mục tiêu. Nghĩa là nếu công ty bạn đặt ra mục tiêu là nhanh chóng thu được một số tiền nhất định từ chính những mặt bàng đang bán mỗi tháng. KPI ở đây sẽ chỉ giúp bạn biết được cách nhanh hay chậm để đạt được mục tiêu này mà thôi.
Thế nên KPI trong trường hợp này cho bạn thất được đội ngũ bán hàng của công ty bạn chỉ tạo ra được khoảng 20% doanh số tiêu chuẩn của công ty. Thế nên bạn cần giúp đội ngũ bán hàng biết rõ về tiến triển và tìm ra lý do không đạt được doanh thu không mong muốn. Như thế sẽ biết được chỗ sai và điều chỉnh lại cho thích hợp.
Là môi trường tốt để học hỏi
KPI là gì? KPI có thể tạo ra một môi trường học tập cho công ty bạn. Khi nhận thấy điểm không như tiến trình trên KPI, bạn có thể nói chuyện ngay với nhóm hoặc từng cá nhân liên quan đến KPI. Đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để giúp mọi người trong công ty hiểu rõ và làm việc với nhau tốt hơn nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Tiếp nhận thông tin quan trọng
KPI cung cấp nhiều bức ảnh tổng quan về hiệu suất và trực tiếp của công ty bạn. Nếu bạn đang làm việc trong môi trường có sự cạnh tranh cao, thông tin thu được sẽ giúp bản thân nỗ lực và đánh bại các đối thủ cạnh tranh.
Mỗi dữ liệu thời gian mà KPI cung cấp cho phép bạn thực hiện việc điều chỉnh hệ thống nhằm hướng đến kết quả mục tiêu. Hiện có rất nhiều công ty sử dụng KPI để đo lường tiêu chuẩn và lợi nhuận họ thu được.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm
Nếu không tự tiết lộ số liệu thu được từ KPI, bạn dễ gặp phải những nguy cơ từ các quyết định không chính xác về nhân viên cũng như quá trình đánh giá. Thông qua KPI có thể giúp bạn thấy được kết quả thống kê lợi nhuận và đem lại kết quả tố hơn. Về cơ bản, KPI sẽ khuyến khích trách nhiệm và tinh thần cho nhân viên và người quản lý chiến lược trong công việc.
Nâng cao động lực làm việc
Muốn nâng cao hiệu suất công việc thì động lực và sự hài lòng của nguồn nhân lực đối với việc đang làm rất quan trọng. Nó sẽ khó khăn hơn khi thúc đẩy nhóm khi mục tiêu chỉ đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhân viên dường như sẽ cảm thấy có thêm động lực và học được nhiều điều bổ ích khi nhận được các báo cáo về đánh giá của KPI theo từng thời điểm. Điều này sẽ khiến toàn bộ nhân sự có thể tập trung và kiên định hơn vào việc đạt được các mục tiêu mới của KPI.
Bên cạnh đó, xây dựng một hệ thống KPI tốt sẽ giúp bạn cân bằng được vai trò và khả năng lãnh đạo của mình với nhóm làm việc. Họ có thể dùng những thông tin thu thập được để theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên hoặc công việc. Dựa trên cơ sở đó để cung cấp thêm các thông tin và tăng thêm sự hài lòng của công việc mà mục tiêu sắp tới cần đáp ứng.
Đọc thêm:
Làm sao để tạo ra được một KPI phù hợp nhất?
Sau khi đã hiểu KPI là gì và bạn muốn xây dựng các KPI cho từng hoạt động, cần phải xem xét xem KPI của mình đã đạt các yêu cầu sau chưa:
Tính rõ ràng của KPI
KPI phải được định nghĩa và xác định bằng một cách rõ ràng và hướng đến một mảng nào đó cần cải thiện. Nếu KPI không rõ ràng sẽ khiến các KPI tạo ra mất đi giá trị và không có hiệu quả gì trong việc cải thiện năng suất kinh doanh.
KPI có thể đo lường được
Bạn cần có khả năng đánh giá và đo đếm được bằng những báo cáo, số liệu. Một KPI không đo lường được hay không có chuẩn mực đánh giá cũng coi như bỏ đi.
Khả năng làm được
Tức là KPI bạn tạo ra có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được với nó. Nếu không tìm được nhân viên để giao việc cho KPI đó hay KPI không có khả năng thực hiện thì bạn cần suy xét lại KPI có nên tồn tại không.
Tính thực tế của chỉ số KPI
KPI nhất định phải mang tính thực tế và không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một niềm tin hay giả thuyết nào đó. Bạn cần dựa vào năng lực cũng như trình độ làm việc của từng người để tính toán.
Có thời gian nhất định
Bạn cần có một thời gian nhất định để xác định lúc nào công việc hoàn thành và đánh giá tiến độ của nó. Đừng giao KPI cho ai khác nếu không xác định được thời gian cần hoàn thành.
Quy trình cơ bản xây dựng một KPI
Mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đều phụ thuộc vào mục tiêu, kế hoạch riêng nên sẽ có những hệ thống KPI khác nhau. Nhưng vẫn có những điểm chung trong việc xây dựng để nhà quản lý dựa vào đó phát triển hệ thống sao cho phù hợp với công ty của mình.
Bước 1: Xác định chủ thể cần xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI phải là những người có chuyên môn cao và nắm rõ các nhiệm vụ, mục tiêu của dự án, tổ chức…đồng thời cũng là người hiểu rõ ràng nhất KPI là gì. Thường những người này là nhà quản lý, trưởng bộ phận các phòng ban…
Mặt khác để tạo được sự thống nhất và đạt hiệu quả cao thì bạn cũng nên xin ý kiến từ các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan.
Bước 2: Xác định nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận
Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm những trách nhiệm, chức năng cụ thể cho từng phòng ban và hệ thống các KPI được xây dựng cần gắn liền và thể hiện với các chức năng, nhiệm vụ và đặc trưng của bộ phận.
Bước 3: Xác định trách nhiệm và nhiêm vụ chính của từng chức danh
Mỗi vị trí của từng chức danh thì người xây dựng KPI chỉ cần đưa ra một số trách nhiệm chính để người đảm nhận công việc này phải thực hiện. Những trách nhiệm này chính là cơ sở để xây dựng nên các chỉ số KPI. Trong đó, các trách nhiệm cần nêu ra cụ thể, rõ ràng và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số đánh giá
KPI từng bộ phận
Dựa trên cơ sở là các nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, phòng ban và người xây dựng hệ thống KPI sẽ dựa trên đó để xây dựng các chỉ số KPI chung đặc trưng của tất cả bộ phận. Những chỉ số đó chính là cơ sở để xây dựng hệ thống KPI của từng vị trí chức danh.
KPI cho từng vị trí chức danh
Xây dựng KPI để người lao động thực hiện theo từng yêu cầu và mô tả công việc. Vậy nên các chỉ số KPI sẽ xây dựng trên trách nhiệm của từng vị trí chức danh và các chỉ số KPI của từng bộ phận tương ứng.
Các chỉ số KPI phải đảm bảo các tiêu chí SMART và có nguồn thu nhập thông tin dữ liệu mà doanh nghiệp đang áp dụng hay áp dụng trong tương lai. Đồng thời phải có kỳ đánh giá theo tháng/quý/năm và nó dựa vào chỉ số của KPI.
Bước 5: Xác định khung điểm cho kết quả
Thường điểm số được chia thành 2 – 5 mức độ tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Nếu càng nhiều mức độ điểm số thì khả năng đánh giá càng khách quan. Nhưng nếu chia nhỏ các mức độ điểm thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình xác định điểm số.
Bước 6: Liên hệ giữa các kết quả đánh giá KPI
Từng khung điểm số cụ thể, người xây dựng KPI sẽ xác định mối liên kết giữa các đánh giá và mức đãi ngộ cụ thể. Và tùy vào từng lĩnh vực hoạt động, bộ phận chức danh mà nhà quản lý thực hiện xây dựng KPI linh hoạt hơn trong các bước.
Đặc biệt nên thuê các chuyên gia có kinh nghiệm tư vấn và kết hợp với từng nhân viên để đưa ra những tiêu chí phù hợp với mục tiêu chung của công ty.
DỊCH VỤ NỔI BẬT CỦA XUYÊN VIỆT MEDIA:
Vì sao KPI áp dụng tại Việt Nam vẫn chưa thực sự hiệu quả?
Tại Việt Nam, áp dụng KPI thực sự chưa đem đến hiệu quả tốt mà nó vẫn còn nặng nề nhiều lý thuyết. Vậy nguyên nhân nào khiến KPI lại kém hiệu quả ở Việt Nam như vậy?
Việc nhận thức chưa chính xác
Rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ KPI là gì, họ chỉ xem nó như một chỉ số đo lường hiệu suất làm việc mà quên rằng nó cũng là một công cụ chiến lược có tính hệ thống. Vì thế việc áp dụng cũng như phát triển nó chưa khoa học nên thường thất bại khi áp dụng KPI.
Xem KPI như hệ thống giám sát bản thân
Với những người lao động, họ vẫn thường hiểu lầm KPI như một hệ thống để giám sát mọi việc làm của mình chứ không xem nó như một công cụ giúp theo dõi hiệu suất công việc và giúp cải thiện hiệu quả tốt hơn.
Một số câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được trừ lương người lao động nếu không đạt KPI?
Theo luật lao động năm 2019 quy định: “Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này”.
Vì thế doanh nghiệp không được trừ lương khi nhân viên không đạt KPI. Các công ty hiện nay thường áp dụng mức lương cố định và có thêm mức thưởng khi đạt KPI. Nhân viên nào không đạt chỉ tiêu thì không nhận được số tiền này.
Lương KPI có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Theo Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng bảo hiểm gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể, thường xuyên trả trong mỗi kỳ trả lương.
Thế nhưng KPI không phải khoản chi trả cố định, nó phụ thuộc vào năng suất làm việc ở từng giai đoạn. Do đó lương KPI không phải đóng bảo hiểm xã hội.
Lương KPI có nộp thuế thu nhập cá nhân không?
Pháp luật đã quy định những khoản phụ cấp, trợ cấp được loại trừ khỏi danh sách nộp thuế thu nhập cá nhân gồm: phụ cấp, trợ cấp cho người có công, phụ cấp quốc phòng, an ninh, phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực, trợ cấp tai nạn lao động…
Vì lương KPI không nằm trong danh sách miễn thuế thu nhập cá nhân nên người lao động vẫn phải nộp thuế theo đúng quy định.
Xem thêm:
Lời kết về KPI
Chỉ số KPI hiện được sử dụng rất nhiều trong các chiến dịch Marketing online. Dù doanh nghiệp muốn tự thực hiện hay thuê nhà cung cấp dịch vụ cũng cần phải xây dựng các chỉ số này để đánh giá. Việc hiểu được KPI là gì sẽ giúp bạn nắm rõ những con số thực tế và giúp bạn kiểm soát tốt công việc của mình.
Mong rằng những kiến thức Marketing vừa chia sẻ về chỉ số KPI là gì sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về thông số quan trọng này. Từ đó dễ dàng nắm bắt và kiểm soát được tiến độ công việc, hiệu quả thực hành và đạt được thành quả tốt nhất trong chiến dịch Marketing của mình. Xin cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết của Xuyên Việt Media!
