Văn phòng chia sẻ là gì? Lợi ích của văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là một mô hình xây dựng văn phòng rộng rãi với nhiều tiện ích, kết hợp nhiều công ty. Mô hình văn phòng này được lấy ý tưởng từ những tòa nhà văn phòng bên nước ngoài và du nhập về Việt Nam. Hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp thuê và sử dụng. Vậy văn phòng chia sẻ là gì haỹ cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu!

Khái niệm về mô hình văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ (Co-working Space) là một loại hình chia sẻ không gian làm việc chung. Các nhân viên của nhiều doanh nghiệp, tổ chức cùng hoạt động trong một khu vực, dùng chung trang thiết bị, cơ sở vật chất, tiện ích kèm theo được bố trí trong văn phòng.

Loại hình này rất phù hợp trong bối cảnh diện tích đất nội thành ngày càng khan hiếm như hiện nay. Đây là một giải pháp hữu hiệu cho các công ty, doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí vào việc thuê, xây dựng văn phòng khi mới thành lập. Mô hình Co-working Space đang là xu hướng mới tại các thành phố lớn, tạo điều kiện tốt cho hệ sinh thái start-up phát triển. 

>> Junior Developer là gì? Kỹ năng để trở thành Junior Developer

Những lợi ích sử dụng văn phòng chia sẻ

Với mô hình set-up của mô hình văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích cho các công ty, doanh nghiệp khi đến thuê và sử dụng như:

Tiết kiệm chi phí tối đa

Lợi ích lớn nhất khi thuê văn phòng chia sẻ là tiết kiệm chi phí tối đa. Doanh nghiệp sẽ không phải tốn một khoản tiền lớn để thuê sàn văn phòng, nhân viên lễ tân, các trang thiết bị văn phòng và phí phát sinh khác. Thay vào đó, khi thuê văn phòng sẽ cung cấp đầy đủ dịch vụ một cách chuyên nghiệp với mức giá phải chăng.

Được sử dụng đầy đủ các trang thiết bị và tiện ích như: phòng tiếp khách, phòng họp, bàn ghế và tủ hồ sơ cá nhân, máy in, máy photocopy, máy scan, máy lạnh, điện nước, internet wifi tốc độ cao, nước uống…

Có đội ngũ lễ tân đào tạo bài bản

Ở các sảnh chờ bên ngoài văn phòng, thường công ty sẽ mất thêm một khoảng để thuê nhân viên lễ tân. Bên cạnh đó còn mất thời gian và đào tạo họ, đối với dịch vụ Chia sẻ văn phòng làm việc thì cũng đã có một đội ngũ nhân viên lễ tân được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.

Có địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp

Khi thuê văn phòng chia sẻ thì doanh nghiệp sẽ sở hữu vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố hoặc trung tâm của các quận giúp các cuộc giao dịch trở nên dễ dàng, tiếp cận được lượng lớn khách hàng tiềm năng. 

Với một vị trí đăng ký kinh doanh đẹp, ngoài việc tạo ra điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc còn có thể tạo thương hiệu của đơn vị trong mắt khách hàng. Bởi vì, nhiều khi uy tín lại chính là nơi mà doanh nghiệp đang “đứng” trong thành phố.

Không mất chi phí thiết kế nội thất 

Nói thực tế thì văn phòng cũng chỉ là một căn phòng trống, khi công ty muốn bố trí nội thất văn phòng vừa trang hoàng, vừa tiện lợi thì doanh nghiệp phải mất thêm một khoản chi phí để thuê nhà thiết kế để thiết kế và trang trí văn phòng.

>> Dư nợ thẻ tín dụng là gì? 

Thời gian hợp đồng linh hoạt

Khi thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc ký hợp đồng với thời gian linh hoạt mà không bị ràng buộc về hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng như loại hình văn phòng truyền thống.

Lợi ích của văn phòng chia sẻ là gì? Đối với freelancer, doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây chính là sự lựa chọn phù hợp nhất.

Nhiều tiện ích đi kèm

Văn phòng chia sẻ được xây dựng và vận hành như một hệ sinh thái làm việc nên việc được bố trí đầy đủ các tiện ích sử dụng như:

• Khu vực tiếp khách: luôn có một khu vực tiếp khách được bố trí trang trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp đón tiếp khách hàng, đó cũng là một khu vực chờ lịch sự dành cho đối tác của doanh nghiệp khi doanh nghiệp không có mặt tại văn phòng. Lễ tân tại văn phòng chia sẻ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp đón một cách chu đáo nhất.
• Phòng họp hiện đại: Văn phòng chia sẻ sẽ có hệ thống các phòng họp với diện tích, trang thiết bị khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu họp hành khác nhau của doanh nghiệp. Các diện tích này thường sẽ chiếm khá nhiều diện tích văn phòng, tuy nhiên tần suất sử dụng lại không quá cao, vì thế việc doanh nghiệp tự bố trí các diện tích này sẽ vừa tốn kém vừa lãng phí.
• Nhà ăn, pantry đầy đủ tiện ích: Chúng ta ở lại văn phòng từ 8-12 tiếng mỗi ngày, và việc tồi tệ nhất đó là ở văn phòng không có đủ tiện ích như ở nhà. Những nhu cầu thiết yếu như tủ lạnh, lò vi sóng, máy nước nóng, lạnh… sẽ được cung cấp đầy đủ tại văn phòng chia sẻ để bạn có thể sử dụng thuận tiện như khi ở nhà.

Doanh nghiệp nào nên thuê văn phòng chia sẻ?

Mô hình chia sẻ văn phòng làm việc ngày càng phổ biến và thu hút nhiều khách hàng doanh nghiệp “trẻ”, quy mô vừa và nhỏ, còn hạn chế về ngân sách. Phù hợp với các đối tượng doanh nghiệp như:

• Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường sẽ ưu tiên chọn loại hình văn phòng chia sẻ. Những doanh nghiệp này có thể mới thành lập hoặc muốn mở rộng thị trường ra các tỉnh, thành khác.
• Các nhóm, tổ chức hoạt động, kinh doanh tự do, chuyên viên tư vấn cũng khá ưa thích loại hình văn phòng này.
• Phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp đang có ý định thành lập công ty nhưng mong muốn địa chỉ văn phòng đẹp và nguồn vốn còn hạn chế.
• Đặc biệt phù hợp với các công ty nước ngoài muốn đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Lời kết

Văn phòng chia sẻ hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến. Vì thế với những thông tin trên mà Xuyên Việt Media chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu được văn phòng chia sẻ là gì và đưa ra quyết định có nên thuê mô hình này để làm việc hay không.