Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, mỗi người chắc đã từng nghe nói nhiều đến công văn nhưng thực chất nó thì không phải ai cũng nắm rõ. Hoặc không biết công văn có gì khác với những văn bản thông thường khác không. Trong bài viết này Xuyên Việt Media xin chia sẻ khái niệm công văn là gì cũng như cách soạn thảo công văn cơ bản để bạn đọc cùng nắm được.
Công văn là gì?
Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Nó được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp dưới, cấp trên, và công dân.
Tại các doanh nghiệp và tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn. Nhằm để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình.
Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:
- Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, không nước đôi, lời văn rõ ràng,
- Ngôn ngữ súc tích, ngắn gọn và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;
- Lịch sự nghiêm túc và có tính thuyết phục người nhận;
- Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung công văn.
Vai trò của công văn là gì?
Trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có thể thấy rằng Công văn được sử dụng rất phổ biến. Tại cơ quan nhà nước, công văn được coi là một trong những loại phương tiện giao tiếp chính thức từ cấp trên, cấp dưới và với công dân.
Đặc biệt hơn nữa, trong các tổ chức xã hội hay các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn. Nhằm để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phạm vi sử dụng của công văn là gì?
Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên nó không có hiệu lực đối với mọi đơn vị, cơ quan, tổ chức, hay doanh nghiệp. Chỉ với những cá nhân, đơn vị, cơ quan hay tổ chức nhận được công văn thì nó mới có giá trị áp dụng.
Những người hay đơn vị nhận được công văn đó sẽ có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và nội dung của công văn. Và trả lời cho chủ thể ban hành công văn về việc đã nhận được công văn hoặc nội dung yêu cầu của công văn nếu là công văn yêu cầu, đề nghị, xin ý kiến hoặc kết quả của việc thực hiện công văn đó.
Văn bản công văn là một dạng văn bản, giống như một văn bản hành chính tiêu chuẩn, không nêu rõ ngày hiệu lực và thời gian hết hạn của văn bản. Thời điểm hết hạn của công văn là thời điểm kết thúc nội dung công việc trong công văn hoặc thay công văn được thay thế bản mới.
Đặc điểm của công văn
Mọi văn bản hành chính đều có những đặc điểm riêng biệt để có thể nhận dạng và phân loại với những dạng văn bản khác. Với văn bản công văn cũng vậy, chúng cũng có những đặc điểm riêng biệt như sau:
- Công văn tuy không phải là một dạng văn bản quy phạm pháp luật nhưng thủ tục, trình tự ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp
- Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau như lĩnh vực như văn hóa, kinh tế, chính trị, pháp luật,…
- Công văn có thể không do đoàn thể, cơ quan, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, nó có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức có quy định rõ về quyền hạn cũng như nhiệm vụ của người đó.
- Vì công văn không có hiệu lực thi hành nên công văn sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể giải quyết xong các công việc trên thực tế.
Các loại công văn hiện nay
Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:
Công văn hướng dẫn
Là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định. Tuy nhiên nó chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, quy định của đơn vị, văn bản nội bộ, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
Công văn giải thích
Là công văn được dùng để chi tiết hóa, cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định
Công văn chỉ đạo
Là công văn của cấp trên thông tin cho bộ phận, cơ quan, cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị.
Công văn đôn đốc, nhắc nhở
Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.
Công văn đề nghị, yêu cầu
Là công văn của các bộ phận , cơ quan cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị. Yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
Công văn phúc đáp
Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Công văn xin ý kiến
Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.
Xem thêm:
Kết luận
Trên đây là bài viết của Xuyên Việt Media. Hy vọng bài viết này có thể đem đến nhiều thông tin hữu ích, trả lời cho câu hỏi Công văn là gì, phạm vi sử dụng của công văn đến độc giả. Mong rằng mọi người đã có thêm thật nhiều kiến thức với nội dung trên.
