Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng rộng rãi tại các hoạt động tổ chức sự kiện, cuộc họp, hội thảo hay các buổi lễ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm Agenda là gì? Làm cách nào để thực hiện một Agenda chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây, Xuyên Việt Media sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu rõ. Cùng theo dõi ngay nhé!
Agenda là gì?
Agenda hay còn gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự, bao gồm những công việc cần phải làm cũng như các kế hoạch làm việc. Tài liệu này sử dụng để ghi lại các quá trình thảo luận của các thành phần tham dự một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ nhất.
Đơn giản hơn, Agenda là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị.
>> Ngụy biện là gì? Các loại hình ngụy biện thường gặp
Cách tạo ra một Agenda là gì?
Đồng thời kỹ năng này cũng giúp bạn dễ dàng thăng tiến trong công việc, tạo dựng được danh tiếng cá nhân cho hành trình xây dựng thương hiệu cá nhân. Với những ưu điểm đó, đây được xem là kỹ năng cần thiết để phát triển lâu dài và bền vững với nghề. Theo dõi cách tạo lập agenda chuyên nghiệp qua các bước sau:
Bước 1: Xây dựng tiêu đề Agenda
Khởi đầu nào cũng rất quan trọng. Tương tự với một chương trình hội nghị, việc đặt tiêu đề là yếu tố nền tảng quyết định buổi họp đó có diễn ra thành công hay không. Đây cũng sẽ là điều gợi mở đầu tiên cho những người tham gia vào cuộc họp đó.
Một tiêu đề “chất” và “chuẩn” phải thể hiện bao quát tính chất, những hoạt động sẽ diễn ra cũng như các vấn đề sẽ được giải quyết trong suốt chương trình nghị sự đó. Một điểm cần đặc biệt lưu ý đó chính là cách trình bày tiêu đề chương trình sao cho thật thu hút và nổi bật. Nên in hoa và đậm để giúp phân biệt với các nội dung khác của bản agenda.
Bước 2: Xác định đối tượng, thời gian và địa điểm
Trong mẫu agenda cung cấp đến những người cần sẽ tham gia vào chương trình nghị sự của doanh nghiệp, cần chỉ rõ đối tượng bao gồm những ai, cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và ở đâu. Những thông tin cần thiết này sẽ giúp người tham gia xác định chính xác lịch trình, công việc cá nhân để sắp xếp và đảm bảo không vắng mặt hay đến trễ.
Bên cạnh đó đây cũng sẽ là biên bản ghi chép lại tất cả đối tượng bạn sẽ thảo luận trong cuộc họp đó. Bao gồm có những ai tham gia, thời gian và địa điểm như thế nào. Căn cứ theo đó để xác định, đề xuất và đưa ra những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Một điểm cần lưu ý trong bước 2 này đó là thông tin đề cập cần hết sức chính xác, nếu có sự thay đổi bất khả kháng phải thông báo và khắc phục kịp thời. Có như vậy mới đảm bảo cuộc họp sẽ diễn ra đúng như kế hoạch. Ngoài ra việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp cũng quan trọng không kém.
Bước 3: Mục tiêu chính của meeting agenda là gì?
Một chương trình nghị sự diễn ra luôn có mục đích nhất định, để ban lãnh đạo doanh nghiệp và các nhân viên tham cùng nhau thảo luận về những vấn đề đang gặp phải. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp.
Mục đích phải được nêu rõ rầng trong bản agenda phát ra, giúp người tham gia nắm được mục đích, lý do cũng như phạm vị nội dung sẽ được thảo luận trong cuộc họp nghị sự này. Tuy nhiên chỉ nên trình bày ngắn gọn, như một cách đặt vấn đề chứ không phải miêu tả.
Bước 4: Ghi chép những nội dung chính
Một cuộc họp thường sẽ diễn ra trong thời gian khá dài, có nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau về vấn đề được đặt ra nhằm tìm hướng giải quyết phù hợp nhất. Vì vậy nhiệm vụ của các thư ký hay nhân viên hành chính nhân sự cần làm đó chính là ghi chép lại tất cả các nội dung của agenda.
Việc note lại những trọng điểm này sẽ giúp tìm ra những giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề đang mắc phải. Ghi chép lại những ý kiến sáng tạo, những đề xuất phù hợp về tài chính, nguồn nhân lực, trang thiết bị…tất cả đều phải được note chi tiết và đầy đủ.
Bước 5: Giải đáp những thắc mắc
Dành thời gian cuối buổi họp để giải đáp tất cả các thắc mắc là một nội dung quan trọng mà mọi chương trình nghị sự nào cũng cần có. Đây sẽ là thời điểm hoàn hảo để đặt câu hỏi cho những đề mục chưa rõ.
Bước 6: Kiểm duyệt lần cuối
Để tạo ra một mẫu agenda hoàn hảo sau mỗi chương trình nghị sự chuyên nghiệp được diễn ra, bạn phải kiểm tra chi tiết và kỹ lưỡng lần cuối trước khi phân phát tài liệu này đến tay người tham gia. Đặc biệt những lỗi sai cơ bản nhưng thường mắc phải đó là lỗi chính tả và cách trình bày, sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng.
>> Tư duy phản biện là gì? Các loại hình phổ biến của tư duy phản biện
Lời kết
Qua bài viết trên của Xuyên Việt Media, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ được khái niệm Agenda là gì và những kiến thức cơ bản để tạo ra một Agenda. Hy vọng những chia sẻ ở trên cung cấp nhiều thông tin hữu ích đến bạn.
