Trong thời buổi khoa học kỹ thuật phát triển như hiện tại, việc quản lý bán hàng đã dần trở nên số hóa và dễ dàng hơn nhiều so với thời gian trước. Nếu bạn vẫn còn loay hoay không biết cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel như thế nào thì hãy theo dõi ngay bài viết bên dưới của Xuyên Việt Media nhé!
Vì sao nên tạo file excel quản lý bán hàng?
Quản lý bằng File Excel là phương pháp đầu tiên mà con người sử dụng để thay thế cho phương pháp sổ sách truyền thống. Việc này giúp các chủ shop nắm bắt thông tin về hàng hóa nhanh chóng và tốt hơn:
Thống kê chi tiết nhanh chóng
Excel là công cụ được trình bày dưới dạng bảng tính. Việc quản lý sẽ được thông kê chi tiết dưới dạng bảng biểu, hàng cột. Bạn hoàn toàn có thể tự điều chỉnh, thiết kế theo đúng mong muốn và nhu cầu sử dụng. Từ việc tạo biểu kiểm kê hàng hóa, thông tin khách hàng, những mặt hàng cần nhập. Mọi thứ được hiển thị rõ ràng, đẹp mắt hơn việc sử dụng bằng sổ cách rất nhiều.
Tiết kiệm thời gian, công sức tính toán thủ công
Excel với những hàm tính toán có sẵn sẽ giúp bạn loại bỏ đi việc sai số khi ghi chép bằng sổ sách. Việc bạn cần làm đó là nhập liệu một cách thật chính xác và nắm bắt được hàm nào cần sử dụng. Excel sẽ tự động tính ra doanh thu 1 ngày tại cửa hàng của bạn một cách nhanh chóng.
Không tốn phí khi sử dụng
Excel là công cụ được sử dụng trên toàn thế giới và trong nhiều ngành nghề khác nhau không chỉ gói gọn về quản lý bán hàng. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí.
Chỉ cần một chiếc máy tính, laptop và cài đặt Excel là có thể sử dụng được ngay mà không mất kỳ chi phí nào. Đây là công cụ phù hợp nếu như cửa hàng của bạn chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm bán hàng.
Một số tính năng hỗ trợ đắc lực khi tạo file quản lý
Với sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, nhà bán hàng có thể quản lý hiệu quả nhiều khía cạnh khác nhau. Trong đó có các nội dung sau đây:
Quản lý thông tin, số lượng đơn hàng mỗi ngày
Sử dụng phần mềm bán hàng bằng Excel, các nhà hàng, điểm bán hoàn toàn có thể ghi chép lưu trữ và quản lý đơn hàng bán ra hàng ngày với đầy đủ thông tin cơ bản sau: Ngày tháng đặt hàng, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, trạng thái vận chuyển đơn hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền,…
Quản lý tình trạng kho
Quản lý sẽ không còn là vấn đề khó khăn với nhà quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel. Thay vì phương pháp sổ sách thủ công, phần mềm Excel quản lý bán hàng hỗ trợ lưu trữ đầy đủ, dễ dàng xác định và theo dõi các thông tin về từng mặt hàng cùng đơn vị tính, mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ. Từ đó, các nhà quản lý cũng có thể xuất ra báo cáo xuất nhập tồn, sổ kho, sổ chi tiết hàng hóa theo từng giai đoạn cụ thể.
Quản lý hoạt động của khách hàng
Bên cạnh quản lý hoạt động bán hàng, việc theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng cũng rất cần thiết để kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả và toàn diện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng cho những đơn tiếp theo.
Phần mềm Excel quản lý bán hàng có thể giúp bạn lưu trữ các thông tin như tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, khu vực sinh sống, ngày tháng năm sinh, email. Thông qua các thông tin được lưu trữ, bạn cũng có thể phân loại được các khách hàng theo nhóm với nhiều tiêu chí, đồng thời đưa ra các chương trình khuyến mãi tri ân phù hợp và các dịp như sinh nhật khách hàng.
Quản lý, kiểm soát công nợ
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cũng có thể hỗ trợ nhà quản lý theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp chính xác, đầy đủ. Phần mềm cũng giúp lưu trữ các thông tin như danh mục khách hàng, nhà cung cấp, tổng hợp báo cáo công nợ của từng nhà cung cấp, khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải trả và công nợ phải thu.
Bên cạnh các tính năng trên, bạn cũng có thể tự thiết kế phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel để quản lý được các khía cạnh khác trong hoạt động bán hàng sao cho phù hợp với hình thức và ngành hàng kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Hướng dẫn chi tiết cách tạo file Excel quản lý sản phẩm
Tạo file excel quản lý bán hàng là việc vô cùng đơn giản, không tốn quá nhiều thời gian. Để giúp bạn thực hiện dễ hơn, chúng tôi chia làm những bước như sau:
Tạo một file dữ liệu
Với quản lý kho hàng bằng Excel, các dữ liệu của sản phẩm nên được lưu trữ trong một file riêng biệt, tránh lẫn lộn để có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của các sản phẩm trong cửa hàng. Quản lý sản phẩm cũng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng quản lý dễ dàng và nhanh chóng. Vậy làm thế nào để tạo file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn.
Để tạo một file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn, bạn nên tạo 3 sheet để dễ dàng quản lý: NHẬP, XUẤT, BÁO CÁO.
Tạo sheet 1: Nhập
Với sheet nhập những thông tin cơ bản cần có là:
- Ngày tháng nhập.
- Tên sản phẩm .
- Mã sản phẩm.
- Giá vốn, giá bán sản phẩm.
- Số lượng sản phẩm nhập.
- Nhà cung cấp sản phẩm.
Tạo sheet 2: Xuất
Thông tin dữ liệu cần có trong sheet xuất:
- Ngày tháng xuất.
- Số lượng sản phẩm xuất .
- Mã sản phẩm.
- Thành tiền.
- Nhà cung cấp.
- Bên đặt hàng.
Tạo sheet 3: Báo cáo
Báo cáo cuối tháng của sản phẩm
Với báo cáo nhập/xuất/tồn của sản phẩm bạn cần có:
- Tên sản phẩm.
- Số lượng tồn đầu.
- Số lượng nhập.
- Số lượng xuất.
- Số lượng sản phẩm tồn cuối.
>> Con trai nên bán hàng online gì
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel đơn giản nhất. Hy vọng bạn sẽ tạo thành công file quản lý cho riêng mình, đồng thời đạt được hiệu quả như mong muốn.
