Khi thành lập doanh nghiệp, có lẽ khái niệm dấu treo không còn xa lạ nữa. Tuy nhiên, khái niệm đóng dấu treo là gì và những quy định liên quan đến dấu treo là gì không phải ai cũng nắm rõ. Cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu về đóng dấu treo trong bài viết sau đây nhé!
Đóng dấu treo là gì?
Dấu treo là loại dấu quan trọng đối với công ty trong việc đóng dấu phê duyệt các văn bản. Phần đóng dấu treo sẽ nằm ở các vị trí như 1 phần tên công ty, cơ quan, tổ chức tại phụ lục trong các văn bản hành chính.
Đóng dấu treo cũng tương tự những đóng dấu khác, cần phải tuân thủ 1 số quy định nhất định. Đóng dấu treo là cách xét duyệt văn bản, thông báo rằng văn bản đã được chấp thuận và thông qua.
Dấu treo có những ý nghĩa gì?
- Thứ nhất, dấu treo là dụng cụ đánh dấu các văn bản nội bộ, nó có ý nghĩa thông báo mọi người và những đối tượng liên quan trong các công ty và doanh nghiệp.
- Dấu treo được dùng đóng lên góc trái của các tài liệu liên quan, nó giúp xác định những thông tin đã được thông qua, tránh giả mạo.
- Dấu treo trên văn bản là 1 bộ phận của văn bản, vì thế, nó phải được thực hiện khi có sự hoạt động của các công ty, cơ quan và tổ chức bất kỳ.
Cách dùng dấu treo
Đối với các công ty, doanh nghiệp, dấu treo vô cùng quan trọng. Khi sử dụng, chúng được dùng đúng với quy định của pháp luật đề ra. Và những quy định trong cách dùng, ai cũng cần phải ghi nhớ. Dưới đây là một số lưu ý trong cách dùng dấu treo:
Dùng dấu treo khi không có sự uỷ quyền
Dấu treo được dùng trong trường hợp người chịu phụ trách ký giấy tờ bên dưới không có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký ở văn bản đó. Với trường hợp không có sự uỷ quyền, thường sẽ xuất hiện trong các trường đại học, hoặc những phòng công tác sinh viên, xin dấu từ, dấu này sẽ xuất hiện trong các hoá đơn.
Dùng khi ban hành văn bản
Tiếp theo, trong trường hợp ban hành văn bản, dấu treo được sử dụng. Thông thường, với trường hợp này, dùng trong các văn bản pháp luật, hoặc dùng cho các phụ lục đúng quy định của pháp luật. Ví dụ như với các văn bản do các cơ quan hành chính ban hành.
Tính pháp lý của dấu treo
Theo các quy định cụ thể tại điều 26, khoản 3 của nghị định nêu ra bằng: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định & dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”
Hiểu một cách đơn giản, dấu treo đóng lên trang và 1 phần tên cơ quan, tổ chức. Bình thường, tên của các cơ quan tổ chức được viết ở phía bên trái, đầu văn bản. Vì thế, đóng dấu treo xuất hiện ở bên trái và 1 phần trùm lên đó. Ngoài ra, dấu treo cũng được dùng đối với các văn bản có tính thông báo.
Xét cho cùng, dấu treo mang tính thông báo, không mang tính pháp lý. Nó chỉ khẳng định văn bản, phụ lục được đóng dấu là của 1 bộ phận văn bản chính mà thôi.
Cách sử dụng, quản lý đóng dấu treo
Dấu treo không mang tính pháp lý tuy nhiên vẫn cần được sử dụng đúng. Bạn nên tuân thủ các quy định liên quan đến đóng dấu theo quy định của nghị định 110/2004/NĐ-CP.
Cách đóng dấu treo
Việc đóng dấu treo lên phụ lục, kèm theo văn bản chính ký duyệt phải đóng lên trang đầu tiên và trùm lên 1 phần tên cơ quan, tổ chức đó hoặc tên phụ lục.
Cách quản lý và sử dụng dấu treo
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-C, việc sử dụng dấu treo như sau:
Đối với quản lý và sử dụng dấu treo, với công tác văn thư, được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về vấn đề con dấu.
Con dấu của các cơ quan, các tổ chức phải được trực tiếp giao cho nhân viên văn thư, đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Và nhân viên văn thư phải có trách nhiệm thực hiện theo đúng các quy định:
- Không được phép giao con dấu cho người khác nếu chưa nhận được sự cho phép bằng văn bản của những người có thẩm quyền quyết định.
- Người có thẩm quyền phải tự tay đóng dấu các văn bản và giấy tờ.
- Chỉ được phép đóng dấu vào những văn bản cũng như giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được phép đóng dấu khống chỉ.
Đối với những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hàng, việc đóng dấu sẽ do các cơ quan, tổ chức quản lý. Những văn bản được quyết định do các văn phòng hoặc những đơn vị bán hàng trong phạm vi quyền hạn được giao.
Xem thêm: Withholding Tax là gì? Những thông tin cần biết về Withholding Tax
Trên đây là những thông tin liên quan đến đóng dấu treo là gì, các quy định pháp luật khi sử dụng loại dấu treo này mà bạn nên tham khảo. Hy vọng những chia sẻ kiến thức trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dấu treo và những vấn đề liên quan. Tham khảo các dịch vụ marketing hot tại Xuyên Việt nhé!
