Hành chính văn phòng là gì? Tổng quan về nghề cần biết

Hầu hết mọi người đều nghĩ công việc hành chính văn phòng là một công việc “nhàm chán”. Nếu bạn cũng cho rằng công việc hành chính chỉ luôn “quanh quẩn’ bên hồ sơ, đống giấy tờ thì có lẽ bạn chưa thực sự hiểu rõ về nghề này. Vậy thực chất hành chính văn phòng là gì? Công việc của một nhân viên như thế nào? Hãy cùng Xuyên Việt Media khám phá qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Công việc chính của nhân viên văn phòng là làm gì?

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

1. Lễ tân văn phòng

Trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

2. Thư ký hỗ trợ

Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ

Soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

4. Chấm công, thực thi chính sách

Phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

Mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

6. Duy trì môi trường làm việc

Chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

7. Hỗ trợ các vấn đề pháp lý

Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Tham khảo thêm:

• Khóa TSA là gì? Tại sao phải cần ổ khóa TSA?
• Marketing research là gì? Tìm hiểu tổng quan về Marketing Research

Để trở thành nhân viên văn phòng có khó không?

Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu đối với một nhân viên hành chính văn phòng cũng trải đều không kém.

Về tố chất

Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp. Công việc của nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

Về kinh nghiệm

Nhân viên hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Nhà tuyển dụng khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

Về kỹ năng

Các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. Thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm mạnh bạn nên đưa vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.

Nhân viên hành chính cần trình độ và kỹ năng như thế nào?

Nhân viên hành chính đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp những thắc mắc của họ. Công việc chính của nhân viên hành chính bao gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,… 

Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao bởi vậy ứng viên tốt nghiệp trung cấp trở lên các chuyên ngành văn thư, lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.

Lời kết 

Qua bài viết trên đây, Xuyên Việt Media đã chia sẻ đến các bạn thông tin để trả lời câu hỏi hành chính văn phòng là gì? Qua đó bạn đã hiểu được dù hành chính văn phòng không phải là một nghề quá “hot” tuy nhiên đây là công việc đáng thử với ai có mong muốn có được một công việc lâu dài và ổn định.