Ma trận Eisenhower – Giải pháp để quản lý thời gian hiệu quả

Ma trận Eisenhower là một trong những thứ không thể thiếu đối với những ai mong muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Thông thường, mọi người chỉ hướng tới những công việc có mức độ quan trọng nhất và hoàn thành nó, về sau sẽ quên mất nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Ma trận này sinh ra để bạn hoàn thành tốt toàn bộ công việc trong khoảng thời gian hợp lý.

Hiểu rõ về ma trận Eisenhower 

Nếu bạn để ý sẽ thấy hầu hết những người thành công đều chia các loại vấn đề của họ thành hai loại: Khẩn cấp và quan trọng. Khẩn cấp là loại vấn đề cần phải thực hiện ngay giải quyết ngay, Còn các vấn đề quan trọng thì bắt buộc sẽ phải giải quyết nhưng có thể xếp đằng sau khẩn cấp. Đó cũng chính là phát biểu của Dwight D. Eisenhower, ông là cha đẻ của ma trận này. 

Ma trận Eisenhower còn được gọi là ma trận khẩn cấp, đây là một loại công cụ vô cùng đơn giản giúp người dùng có thể phân biệt được mức độ của những nhiệm vụ mà mình đang có. Các mức độ thường thấy sẽ là khẩn cấp, quan trọng, không khẩn cấp và không quan trọng. 

Như vậy, khi người dùng nhìn vào những bảng chia nhiệm vụ này sẽ biết được đâu là thứ mình cần làm đầu tiên và đâu là thứ mình làm sau cùng hoặc thậm chí là có thể xóa nó đi. Hiện nay, có nhiều ứng dụng giúp người dùng điền vào bảng và chia thành các loại nhiệm vụ. Hay đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng ma trận này bằng cách viết ra giấy hoặc sổ của mình. 

Điều gì tác động đến mức độ quan trọng?

Người dùng cần phải xác định được những yếu tố đằng sau ma trận này để có thể xác định được các mức độ nhiệm vụ một cách đúng đắn nhất. Ví dụ như việc mức độ quan trọng của nhiệm vụ sẽ được xác định bằng thời gian hoàn thành, ý nghĩa nhiệm vụ, giá trị của nó. 

Dựa trên điều này có thể thấy rằng những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ đòi hỏi thời gian hoàn thành nhanh chóng, có ý nghĩa nhất định đối với chủ thể và bắt buộc phải giải quyết. Còn các nhiệm vụ quan trọng sẽ có ý nghĩa và giá trị nhưng thời gian hoàn thành có thể lâu hơn. 

Cần lưu ý rằng, nếu bạn tiếp tục trì hoãn những nhiệm vụ ngay cả khi đã xử lý xong những việc khẩn cấp thì chúng có thể chuyển từ quan trọng thành khẩn cấp. Bạn cũng nên lưu ý tới yếu tố hậu quả. So sánh hậu quả của việc không làm cái này và không làm cái kia sẽ giúp bạn xác định được đâu là nhiệm vụ thật sự khẩn cấp.

Xem thêm >>

Phần mềm mô phỏng lái xe là gì và nội dung phần mềm ra sao?

Phần mềm quản lý nhân sự là gì và 4 phần mềm phổ biến

Sơ đồ và cách ứng dụng ma trận Eisenhower

Sơ đồ của ma trận Eisenhower vô cùng dễ dàng, có thể thực hiện ngay trên giấy. Bạn chỉ cần xác định được đúng các nhiệm vụ tương đương với mức độ quan trọng của nó là được.

Sơ đồ các góc phần tư

Ma trận Eisenhower bao gồm 4 ô, mỗi ô đều là sự kết hợp từ Khẩn cấp; Quan trọng; Không khẩn cấp và Không quan trọng. Kết hợp giữa các yếu tố này, chúng ta sẽ có được các mức độ nhiệm vụ như sau:

• Góc ¼ trên cùng bên trái: Vừa khẩn cấp vừa quan trọng, phải làm ngay
• Góc ¼ trên cùng bên phải: Không khẩn cấp nhưng quan trọng, nghĩa là phải làm nhưng linh động thời gian.
• Góc ¼ dưới cùng bên trái: Khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể giao cho người khác giải quyết nếu được.
• Góc ¼ dưới cùng bên phải: Không quan trọng, không khẩn cấp, có thể loại bỏ.

Ứng dụng ma trận Eisenhower vào thực tiễn

Trong thực tế, có rất nhiều người không biết được đâu là công việc quan trọng, đâu là công việc cấp thiết, khẩn cấp. Đầu tiên, hãy xét trên yếu tố thời gian, nếu công việc cực kỳ gấp thì có thể gọi là khẩn cấp. Sau đó, xét tới ý nghĩa, giá trị mà nói mang lại. 

Ví dụ như việc nộp báo cáo cho sếp và việc đưa đối tác đi xem sản phẩm. Hai việc này đều khẩn cấp, tuy nhiên việc với đối tác có thể đem lại giá trị lớn (ký hợp đồng), vì vậy cần làm trước. Phần báo cáo hãy nói với sếp chờ chút thời gian hoặc ủy quyền cho người khác gửi hộ.

Đối với nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp thì hãy để sau, bởi bạn có thời gian du di cho nhiệm vụ này. Tuy nhiên, trong ma trận Eisenhower, chỉ có nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp mới được loại bỏ. Vì vậy, trong khoảng thời gian nhất định, bạn vẫn phải xử lý hết các việc quan trọng trước khi nó trở nên khẩn cấp.

Cân bằng ma trận Eisenhower như thế nào?

Một số người gặp phải trường hợp công việc khẩn cấp và quan trọng quá nhiều, thậm chí từ việc này phát sinh sang việc khác. Khi đó, hãy đảm bảo sắp xếp công việc đúng mức độ và kêu gọi thêm sự giúp đỡ. Tốt hơn hết là lập bảng ma trận Eisenhower càng sớm càng tốt, như vậy sẽ có thời gian chuẩn bị.

Nếu quá nhiều việc khẩn cấp nhưng lại không quan trọng (ví dụ như làm giấy mượn phòng họp, lập group chat,…), hãy lên danh sách những người mà bạn có thể ủy quyền làm công việc này. Như vậy số lượng nhiệm vụ sẽ giảm đi mà công việc vẫn được hoàn thành.

Sẽ thế nào nếu thời gian của bạn chủ yếu xoay quanh những việc không khẩn cấp mà cũng chẳng quan trọng? Đó là lúc bạn chỉ luẩn quẩn với những việc bình thường, những việc lớn thì dồn đọng lại. Khi này, bạn cần sự giúp đỡ từ những lời khuyên và một kế hoạch quản lý thời gian đúng đắn hơn.

Bật mí cách áp dụng ma trận Eisenhower hiệu quả nhất

Khi áp dụng chiến lược của ma trận Eisenhower thực ra rất đơn giản, bạn hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm bao gồm những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó, bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng, cụ thể:

• Tính khẩn cấp và quan trọng là nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.
• Tính quan trọng nhưng không phải khẩn cấp là nhiệm vụ được lên kế hoạch làm sau.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng có nghĩa là nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác.
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng được hiểu là nhiệm vụ phải được loại bỏ.

Cấp độ 1 (P1): Cấp độ quan trọng và khẩn cấp

Ở cấp độ quan trọng và khẩn cấp, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay, bao gồm 3 loại việc:

• Tình huống xảy ra không đoán trước được như bệnh tật, các cuộc họp khẩn cấp, các cuộc điện thoại quan trọng, nhiệm vụ bất ngờ hay email công việc…
• Một số tình huống đoán trước được như các cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật hay đám cưới bạn bè…
• Trì hoãn để tới sát hạn chót như: làm báo cáo, làm bài thuyết trình hay kiểm tra…

Bạn thường không tránh được loại 1, 2, tuy nhiên với loại thứ 3, chúng ta hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Đồng thời, nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì nên tập thói quen để xóa sổ tình huống công việc này trong P1.

Cấp độ 2 (P2): Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Nếu chúng ta đang thực hiện công việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Tiếp theo, khi bạn đã giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2 và nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

Cấp độ 3 (P3): Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Công việc này không có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến chúng ta không thể kiểm soát được. Lúc này, bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt nếu không, cần học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Cấp độ 4 (P4): Không khẩn cấp và không quan trọng

Chúng ta cần cắt giảm tối đa thời gian cho P4, chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4 vì chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể. Khi bạn chuẩn bị làm 1 công việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi: Lợi ích của công việc này là gì? Hay chơi game này có giúp mình giỏi hơn không?…

Phân bổ thời gian sao cho phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower:

• P1: cần phân bổ khoảng 15% – 20%
• P2: khoảng 60% – 65%
• P3: khoảng 10% – 15%
• P4: dưới 5%

Kết luận

Ma trận Eisenhower là một trong những thông tin quan trọng trong thị trường marketing hiện nay mà công ty Xuyên Việt Media mang đến cho quý khách hàng. Thời gian là tài sản vô cùng quý báu, phải biết sử dụng nó sao cho đúng cách và hiệu quả nhất. Chúc bạn áp dụng thành công ma trận này và trở nên xuất sắc trong công việc.