Định dạng văn bản là gì? Có những cách nào để định dạng văn bản?

Để một văn bản trở nên đẹp, chuẩn và tinh tế hơn thì không thể thiếu đến bước định dạng văn bản. Hiểu và học được cách định dạng trong văn bản nhất định sẽ giúp bạn có được sự chuyên nghiệp, thông minh trong chính công việc của mình. Chính vì vậy bài viết dưới đây Xuyên Việt Media giúp bạn hiểu được định dạng văn bản là gì? để dễ dàng áp dụng trong công việc của mình nhé.

Khái niệm cơ bản về định dạng văn bản

Đối với những bạn làm việc trên word nhiều thì chắc chắn không còn xa lạ gì về thuật ngữ định dạng văn bản. Bởi đây chính là yêu cầu cần thiết khi thực hiện soạn thảo văn bản trên word khi học tập hay làm việc. Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu học thì chưa hiểu rõ về định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản giúp cho văn bản trở nên đẹp mắt hơn
Định dạng văn bản giúp cho văn bản trở nên đẹp mắt hơn

Giải đáp thắc mắc của các bạn về định dạng văn bản là gì thì thực chất đây chính là cách trình bày văn bản theo những thuộc tính quy định. Việc định dạng văn bản là nhằm đạt mục đích giúp cho văn bản được đẹp, rõ ràng, dễ hiểu, nhấn mạnh đến những nội dung quan trọng của bài viết. Từ đó giúp cho người đọc có thể dễ hiểu nội dung văn bản nhất.

>> Mệnh giá cổ phiếu là gì? Mệnh giá trái phiếu là gì?

Một số định dạng văn bản được sử dụng phổ biến

Định dạng văn bản có nhiều kiểu khác nhau. Mỗi một loại văn bản sẽ có cách định dạng phù hợp. Cụ thể hơn:

1. Định dạng văn bản trong ký tự

Đó là việc người dùng sử dụng: phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc… cho phù hợp với kiểu văn bản. Ví dụ văn bản pháp luật thường sử dụng cỡ chữ 13, màu chữ là màu đen, phông chữ là Time New Roman. Trong khi đó hóa đơn lại sử dụng kiểu chữ khác, bắt mắt, nổi bật hơn. Cũng như màu sắc chữ thường là màu đỏ để làm nổi bật.

Định dạng ký tự văn bản rất dễ dàng, nhanh gọn
Định dạng ký tự văn bản rất dễ dàng, nhanh gọn

Để định dạng văn bản bạn chọn phần văn bản cần định dạng và làm việc trên thanh công cụ. Tuy nhiên bạn không cần quá lo lắng, định dạng ký tự đơn giản, thao tác dễ dàng nhanh gọn. Với những người mới làm việc với word cũng có thể dễ dàng định dạng ký tự cơ bản.

2. Định dạng văn bản ở đoạn văn

Bên cạnh việc định dạng ký tự bạn sẽ cần định dạng đoạn văn. Định dạng đoạn văn có nghĩa là làm gì? Chúng ta có thể cho một đoạn văn thụt lề hay căn lề giữa, lề trái… Nhằm mục đích nào đó. Hoặc cũng có thể lựa chọn cỡ chữ, màu sắc đoạn văn cho khác với đoạn văn còn lại nhằm mục đích làm nổi bật.

Định dạng văn bản đơn giản chỉ cần một vài thao tác
Định dạng văn bản đơn giản chỉ cần một vài thao tác

Định dạng đoạn văn bạn sẽ cần bôi đen đoạn văn và sau đó tiến hành định dạng với thanh cộng trên word. Hoặc ngoài việc sử dụng thanh công cụ bạn cũng có thể định dạng phím để định dạng. Nếu bạn đang tò mò định dạng bằng các phím là làm thế nào đừng bỏ lỡ phần sau.

>> Chatbot là gì? Phân loại và lợi ích của Chatbot

3. Định dạng trang của văn bản

Định dạng trang văn bản bạn sẽ cần quan tâm đến kích thước các lề và hướng giấy. Bạn có thể để giấy ngang, hoặc giấy dọc. Riêng về kích thước lề thì tùy thuộc vào loại văn bản mà chúng ta có những cách căn lề khác nhau.

Những điều quan trọng trong việc định dạng văn bản 

Bạn muốn định dạng word chuẩn thì ngoài việc nắm được các bước định dạng, những lệnh định dạng cơ bản còn phải nhớ kỹ 2 điều quan trọng sau. Nó sẽ quyết định đến việc định dạng văn bản của bạn có mang đến hiệu quả như mong muốn hay không.

1. Việc định dạng trang word luôn có sự khác biệt ở mỗi phiên bản

Phần mềm word có sự cải tiến theo thời gian. Vì thế, có nhiều phiên bản ra đời trên thị trường để bạn chọn cài đặt vào máy. Ví như word 2007, word 2010, word 2019…Mỗi phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong thiết kế bản word. Vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ đặc điểm của phiên bản word mình cài đặt. Có như vậy mới dễ dàng trong việc tìm kiếm vị trí các tính năng khi định dạng văn bản. 

Tại mỗi phiên bản định dạng trang word sẽ khác nhau
Tại mỗi phiên bản định dạng trang word sẽ khác nhau

2. Trong văn bản luôn lựa chọn font, kích thước, màu sắc phù hợp

Mục đích của định dạng văn bản là gì? Đó là tạo tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của người đọc. Định dạng giúp việc nắm thông tin văn bản được dễ dàng hơn. Vì thế, bạn cần đảm bảo sử dụng kích thước, màu sắc cũng như font chữ một cách hợp lý. Nếu quá lạm dụng sẽ có “tác dụng ngược” so với mục đích của việc định dạng.

Lời kết

Bạn đang chưa nắm bắt chắc chắn về các kiến thức hay đang tìm hiểu những kỹ năng nâng cao trong word. Đừng lo lắng bạn hãy tham khảo ngay những bài viết của Xuyên Việt Media để hỗ trợ trong chính công việc của bạn nhé. Xuyên Việt Media sẽ giúp bạn hiểu được định dạng văn bản là gì? Chắc chắn khi bạn đã năm bắt được tất cả kiến thức này thì công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.