Hoá đơn là một loại chứng từ quan trọng, làm bằng chứng cho giao dịch mua bán, dịch vụ. Chính vì vậy, có những nguyên tắc xuất hoá đơn quan trọng cần được tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Trong bài viết này, hãy cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu về những nguyên tắc quan trọng này nhé.
Hoá đơn là gì?
Hoá đơn là chứng từ quan trọng do người bán ghi, lập. Mục đích của loại chứng từ này là ghi nhận thông tin bán hàng, cung ứng các dịch vụ khác nhau theo đúng quy định của pháp luật. Điều này được quy định cụ thể trong Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Khi lập hoá đơn, người bán cần đảm bảo những thông tin sau:
- Tên hoá đơn;
- Ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn;
- Số thứ tự hoá đơn;
- Tên liên hoá đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua;
- Tên hàng hoá dịch vụ; Ghi số lượng, đơn vị, đơn giá; thành tiền ghi bằng cả chữ và số;
- Thông tin của người mua, có ký, ghi rõ họ tên;
- Dấu, họ tên của người bán;
- Ngày tháng năm lập;
- Tên tổ chức nhận hoá đơn;
Các nguyên tắc xuất hoá đơn quan trọng bạn cần ghi nhớ
Nếu bạn đang tìm hiểu về việc lập hoá đơn, những thông tin này là dành cho bạn. Cùng tìm hiểu để biết cách lập hoá đơn đúng theo quy định của pháp luật nhé.
1. Nguyên tắc xuất hoá đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn có tính thuế, làm giá trị hàng hoá tăng lên. Không chỉ áp dụng với hàng hoá nó còn cần thiết với các dịch vụ trong quá trình sản xuất, phân phối, tiêu dùng. Và loại thuế này được đóng vào ngân sách nhà nước.
Khi lập hoá đơn giá trị gia tăng cho bất kỳ sản phẩm nào, cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc sau đây:
- Nội dung được ghi trên hoá đơn cần đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh của doanh nghiệp đó;
- Hoá đơn không được có vết tẩy xoá, viết chồng đè hay sửa chữa gì hết;
- Khi lập hoá đơn, tuyệt đối không được sử dụng 2 màu mực, không dùng các loại mực dễ phai;
- Nội dung trên hóa đơn bao gồm chữ viết, chữ số, các ký tự đều phải viết liền mạch, không viết đè lên phần có chữ in trên hóa đơn;
- Các liên của hoá đơn GTGT phải giống nhau, có số thứ tự đầy đủ;
>> Xem thêm: Tư duy một chạm;
2. Về nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có yêu cầu chi tiết về hoá đơn điện tử. Theo đó, khi lập hoá đơn điện tử mọi người cần tuân thủ tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn với những thành phần sau:
- Có tên hoá đơn – ký hiệu hoá đơn – số hoá đơn – ký hiệu mẫu số hoá đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá thành tiền là bao nhiêu khi chưa tính thuế;
- Thuế phải chịu;
- Số tiền phải thanh toán sau khi tính thuế;
- Chữ ký số của người bán;
- Chữ ký của người mua;
- Thời điểm lập hoá đơn;
- Mã số cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí liên quan;
Lưu ý quan trọng:
Căn cứ vào quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử cần được lập sẽ phải đảm bảo có đầy đủ những nội dung kể trên. Từ đó, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của nó trong các trường hợp cần thiết.
Ngoài ra, trong quá trình xuất hoá đơn cần điền đầy đủ thông tin. Thêm vào đó, phải có cam kết của 2 bên người mua và người bán. Từ đó, tránh mâu thuẫn hay làm sai sót tình trạng chung.
3. Nguyên tắc xử lý hoá đơn điện tử khi bị xuất hoá đơn sai
Nếu không may hoá đơn bị xuất ra sai sót, sẽ chia thành 2 trường hợp sau để xử lý:
Trường hợp 1: Hoá đơn đã được xuất, gửi cho người mua nhưng chưa hề giao hàng, hoặc đã giao hàng nhưng bên mua chưa thực hiện khai thuế
Lúc này, 2 bên mua bán sẽ thoả thuận cụ thể với nhau. Khi 2 bên cùng thống nhất sẽ huỷ hoá đơn đó đi và lập lại hoá đơn khác hợp lệ. Lưu ý quan trọng là việc huỷ hoá đơn sai chỉ có hiệu lực theo đúng 2 bên thoả thuận. Và hoá đơn huỷ cũng phải lưu trữ lại để cơ quan chức năng tra cứu, kiểm tra theo đúng quy định.
Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử đã được thành lập, gửi cho người mua, người mua cũng hoàn tất việc khai thuế
Trong trường hợp này, khi cả hai bên phát hiện ra sai sót cần nhanh chóng thảo luận với nhau. Sau đó tiến hành làm văn bản thảo luận về sai sót, cả hai bên cùng ký vào.
Sau đó, người bán thực hiện thành lập hoá đơn điện tử điều chỉnh, có ghi rõ điều chỉnh nội dung gì, tăng/ giảm số lượng hàng hoá, giá bán ra sao… Tuy nhiên, mọi việc điều chỉnh cần đảm bảo không được để kê khai thuế thành số âm.
Lời kết
Như vậy, Xuyên Việt Media đã giúp bạn tìm hiểu về những nguyên tắc xuất hoá đơn quan trọng cần tuân thủ. Hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn. Theo dõi Blog của Xuyên Việt thường xuyên để cập nhật những thông tin hữu ích cho công việc của bạn nhé.
