PDCA là gì? Lợi ích, cách thức hoạt động và ứng dụng

PDCA là gì? Chu trình này có những lợi ích như thế nào, hoạt động ra sao và làm gì để có thể ứng dụng chu trình PDCA thành công? Tất cả đều sẽ được Xuyên Việt Media tổng hợp chi tiết qua bài viết, nếu bạn thực sự quan tâm đừng bỏ lỡ nhé, chắc chắn sẽ hữu ích.

PDCA là gì?

PDCA là một chu trình quản lý hiệu quả được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi nhờ khả năng đảm bảo hiện thực mục tiêu và cải tiến không ngừng. Đặc biệt với các doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình. Cụm từ viết tắt PDCA là gì?

• Plan – Lập kế hoạch. 
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập. 
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. 
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình PDCA mới.

Chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA là một vòng tuần hoàn khép kín, lặp đi lặp lại từ việc lập kế hoạch, thực thi, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự đổi mới liên tục trong một hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Mô hình PEST là gì? Vai trò phân tích các yếu tố quan trọng

PDCA hoạt động như thế nào?

Sau khi đã nắm bắt được chu trình PDCA là gì chắc chắn điều bạn cần biết chính là cách thức hoạt động của PDCS. PDCA hoạt động gồm tất cả có 4 giai đoạn, mỗi giai đoạn có một cách thức hoạt động khác nhau. Cùng tìm hiểu chi tiết về hoạt động của PDCA là gì theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1 – Lập kế hoạch (Plan)

Bạn biết đấy, để các công việc được thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch cụ thể. Khi đó, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau: 

• Vấn đề cần giải quyết là gì? 
• Mục tiêu của kế hoạch là gì? 
• Cần thực hiện hành động, quy trình nào để hiện thực mục tiêu đã đề ra? 
• Nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch này là gì?

>>> Dịch vụ viết bài SEO

Giai đoạn 2 – Thực thi (Do)

Trước hết, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch đến nhân sự liên quan. Dựa vào nội dung cụ thể, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai công việc thực tế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ghi chép các dữ liệu và thông tin thu thập trong quá trình triển khai kế hoạch. Dựa vào đây, nhà quản lý có thể thực hiện các hoạt động đánh giá trong tương lai.

Giai đoạn 3 – Đánh giá (Check)

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá kết quả thực kế hoạch để kiểm tra, xác nhận mức độ hoàn thành công việc và mục tiêu trên thực tế. Bên cạnh đó, thông qua hoạt động đánh giá, nhà quản lý có thể biết các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu quả chung của kế hoạch và tìm hướng giải quyết kịp thời. 

Giai đoạn 4 – Hành động (Act)

Dựa vào các vấn đề được phát hiện trong giai đoạn đánh giá, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục và ngăn ngừa thích hợp, và đảm bảo hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, đừng quên ghi lại các dữ liệu này vào kho thông tin để áp dụng vào các dự án mới trong tương lai.

>>> Xem thêm:

• Thị trường ngách: Lợi ích, đánh giá ưu nhược điểm và lưu ý

Cách ứng dụng trong quản lýcủa chu trình PDCA là gì?

Sau khi tìm hiểu và biết được cách vận hành chu trình PDCA là gì, công cụ đã trở thành việc quản lý chất lượng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy khám phá ngay ở mục dưới đây nhé! 

Plan – Tạo kế hoạch 

Chu trình PDCA là gì? Khi áp dụng PDCA vào QMS, công ty cần đảm bảo việc lên kế hoạch và thực hiện thật đều đặn theo chu kỳ ít nhất 1 năm/lần. Chính điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với hoàn cảnh của công ty ở thời điểm thực hiện. Trong chứng nhận ISO 9001, lập kế hoạch QMS được thực hiện dựa vào 4 khoản sau: 

• Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức. 
• Điều khoản 5: Sự lãnh đạo. 
• Điều khoản 6: Hoạch định. 
• Điều khoản 7: Hỗ trợ. 

Do – Thực hiện 

Giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch, việc doanh nghiệp đưa mục tiêu vào áp dụng thực tế thông qua các quy trình đã xây dựng từ trước. Do đó, việc thực hiện kế hoạch trên liên quan tới một phần trong điều khoản 7 và 8. 

• Điều khoản 7.2: Năng lực. 
• Điều khoản 8: Thực hiện.

>>> Dịch vụ quản trị website

Check – Kiểm tra

Chu trình PDCA là gì? Khi đã thu thập được dữ liệu, tổng hợp từ các khâu và đưa kế hoạch thành hoạt động thực tiễn, công ty cần phải thường xuyên đánh giá, nhận xét và kiểm tra hoạt động toàn diện, thường xuyên.Trong tiêu chuẩn ISO 9001 – điều khoản 9 đã đề cập đến nội dung của hoạt động “Check”. 

• Theo dõi, đo lường, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được. 
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ. 
• Xem xét của lãnh đạo. 

Act – Hành động

Khi hoàn thành việc đánh giá, công ty phải xem xét và đi đến việc cải tiến để xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành QMS để nâng cấp hoặc đổi mới. Do đó, việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện qua điều khoản 10 như sau: 

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục. 
• Cải tiến liên tục.

Lời kết

Hy vọng với những thông tin chia sẻ của Xuyên Việt Media , bạn có thể hiếu khái niệm về PDCA là gì. Đồng thời cũng nắm được cách triển khai chu trình trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Chúc bạn có thể áp dụng chu trình thành công để cải tiến liên tục và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.