Sơ đồ Gantt là gì? Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt như thế nào?

Có phải bạn đang bị mắc kẹt trong một mớ bòng bong các nhiệm vụ bạn phải thực hiện trong một dự án nào đó không? Bên cạnh đó, trong dự án của bạn thì bạn cần biết các nhiệm vụ cần làm cũng như biết cách sắp xếp các công việc và theo dõi tiến độ thực hiện của nó không? Hãy cùng Xuyên Việt Media khám phá bài viết để trả lời cho câu hỏi Sơ đồ Gantt là gì? Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt như thế nào? nhé!

Khái niệm sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt (còn gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt) trong tiếng Anh gọi là Gantt Chart. Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án.

Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về quản trị khoa học. Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. 

>> Nhạc DSD là gì? Nhạc DXD là gì? Dòng nhạc này có những điều gì thú vị?

Ưu – nhược điểm chính của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ. 

Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét. Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp.

Cách sử dụng sơ đồ Gantt như thế nào?

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án dễ dàng xác định Critical Path để hoàn thành dự án và đảm bảo rằng không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ đó. Người quản lý dự án nên sử dụng nó để lập kế hoạch và lập lịch trình dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ tại mọi thời điểm và đảm bảo thực hiện trơn tru và kịp thời các nhiệm vụ quan trọng.

Cách tạo sơ đồ Gantt có đơn giản hay không?

Sơ đồ Gantt có thể được tạo bằng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet. Nhưng trước khi thực sự vẽ sơ đồ Gantt, bạn cần tập hợp nhóm của mình lại với nhau và lập kế hoạch.Trước khi bạn tạo sơ đồ Gantt, hãy thu thập thông tin sau:

• Danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc của các nhiệm vụ
• Ai là người chịu trách nhiệm chính cho từng nhiệm vụ
• Các thành viên trong nhóm được phân bổ cho từng nhiệm vụ

Khi bạn bắt đầu cuộc họp với nhóm của mình, điều đầu tiên cần làm là tạo một danh sách các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Sau đó, bạn phải ước tính thời lượng, nguyên liệu cần thiết, sự phụ thuộc của các nhiệm vụ,… cho từng tác vụ. Điều này sẽ giúp bạn trong việc phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý. 

Bạn cần lưu ý rằng thông tin cơ bản cần thiết để tạo sơ đồ là danh sách các nhiệm vụ với ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chúng. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công cụ bạn sử dụng để tạo sơ đồ Gantt, bạn có thể thêm các chi tiết khác như các nhiệm vụ bị phụ thuộc, nhiệm vụ quan trọng, các tài nguyên được phân bổ như thế nào,…

Để tạo sơ đồ Gantt trên Google Sheet như thế nào?

Hãy thử tạo một sơ đồ Gantt rất cơ bản trong Google Sheet để bạn có thể thấy việc làm này dễ dàng như thế nào.

Bước 1: Mở bảng tính mới

Tìm kiếm Google Trang tính trên trình duyệt và nhấn để tạo một bảng tính trống mới.

Bước 2: Nhập dữ liệu của dự án

• Trên bảng tính mới, bạn cần nhập tên nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tạo biểu đồ Gantt. Các nhiệm vụ này sẽ được liệt kê theo thứ tự xảy ra.
• Ngoài ra việc tạo biểu đồ Gantt vẫn cần dữ liệu về thời gian hoàn thành, là số ngày thực tế để hoàn thành mọi nhiệm vụ.

Bước 3: Chèn biểu đồ thanh xếp chồng

Bôi đen bảng thứ 2 (A13,C23), chuyển đến tab “Chèn”, nhấp vào “Biểu đồ” và bạn sẽ thấy biểu đồ thanh xếp chồng hiện ra và ô chỉnh sửa biểu đồ được hiển thị bên tay phải.

Bước 4: Chuyển biểu đồ thanh thành biểu đồ Gantt

Vào tab Tùy chỉnh trên ô chỉnh sửa biểu đồ. Sau đó nhấn “Chuỗi”, chọn “ Ngày bắt đầu”. Cuối cùng, thay đổi “Màu tô” thành màu trắng và “Độ mờ” chuyển thành 0%.

>> LPL là gì? Sức hút từ giải đấu Liên minh huyền thoại

Lời kết

Qua bài viết trên đây, Xuyên Việt Media đã chia sẻ đến các bạn thông tin để trả lời cho câu hỏi Sơ đồ Gantt là gì? Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt như thế nào? Nếu còn điều gì thắc mắc hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được giải đáp nhanh chóng nhất nhé!