Sổ quỹ tiền mặt là gì? Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt

Quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp được cho là rất quan trọng đánh giá việc quản lý nguồn vốn và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Do vậy doanh nghiệp nào cũng cần phải có sổ quỹ tiền mặt để có thể theo dõi, quản lý nguồn vốn, duy trì các hoạt động của công ty. Hãy cùng Xuyên Việt Media đi tìm hiểu rõ Sổ quỹ tiền mặt là gì một cách cụ thể dưới đây! 

Khái niệm về sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là loại chứng từ được dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. 

Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là một hình thức giúp để doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính, duy trì hoạt động của kinh doanh. Do đó mục địch của sổ quỹ tiền mặt được lập ra là: 

• Thủ quỹ và kế toán nắm được tình hình biến động tăng – giảm của tiền mặt, quản lý các khoản tiền thông qua việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu – chi tiền mặt phát sinh trong kỳ kế toán.
• Cuối mỗi kỳ kế toán, dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền mặt được ghi trên sổ quỹ tiền mặt; số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán, đảm bảo số liệu phải chính xác, tránh trường hợp thất thoát tiền của đơn vị, doanh nghiệp.
• Sổ quỹ tiền mặt được ứng dụng khá phổ biến hiện nay giúp làm giảm bớt gánh nặng công việc cho những kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

Căn cứ lập sổ quỹ tiền mặt là gì?

Để ghi sổ quỹ tiền mặt thì kế toán hoặc thủ quỹ cần phải căn cứ vào các loại chứng từ để đối chiếu như: Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn đã được thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

>> Cổ phiếu là gì? Chỉ số cổ phiếu là gì?

Quy định của việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt vô cùng quan trọng, được lập ra dựa theo những quy định chung của nhà nước, pháp luật đó là:

Trách nhiệm của người ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu – chi tiền mặt trong kỳ kế toán thì thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt sẽ chịu trách nhiệm ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ quỹ tiền mặt.

Bên cạnh đó thủ quỹ, kế toán tiền mặt cũng chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, nhập tiền, xuất tiền mỗi khi có yêu cầu từ cấp trên.

Những yêu cầu khi ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt sẽ được cập nhật trong kỳ kế toán khi có các khoản thu chi tiền bất kỳ phát sinh. Thủ quỹ sẽ là người chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý cũng như nhập xuất quỹ tiền mặt.

Hoạt động kiểm kê tồn quỹ thực tế hay đối chiếu số liệu sổ quỹ sẽ cần được kiểm kê hàng ngày. Nếu có chênh lệch thì kế toán cũng như thủ quỹ cần phải kiểm tra lại để xác định được nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp xử lý chênh lệch hay khi có các vấn đề phát sinh. 

Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các loại phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang để thực hiện việc ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ. Cùng với đó, thủ quỹ cũng cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của chứng từ khi nhận chứng từ từ kế toán chuyển sang. 

Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt đều cần có phiếu thu, chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Cùng với đó, kế toán quỹ tiền mặt cũng cần có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt, từ đó tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

>> Ikigai là gì? 3 bước giúp bạn tìm ra Ikigai của đời mình

Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200

Sổ này mở cho thủ quỹ sử dụng: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ, tuy nhiên nếu kế toán dùng thì sửa tên cho đúng là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Ứng với một sổ của thủ quỹ thì có một sổ của kế toán để theo dõi song song.

Chi tiết các cột trong sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 như sau:

• Cột A: Ghi ngày tháng thủ quỹ ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
• Cột B: Ghi ngày tháng được ghi trên chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi)
• Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
• Cột E: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong phiếu thu, phiếu chi.
• Cột 1: Số tiền mặt nhập quỹ.
• Cột 2: Số tiền mặt xuất quỹ.
• Cột 3: Số tiền mặt dư tồn quỹ cuối ngày. Số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két lúc đó.
• Cột G: Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu song song giữa hai sổ: “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”, kế toán xác nhận vào cột này.

Dựa theo mẫu số S07a-DN đi kèm Thông tư 200. Sổ này có chút chi tiết hơn so với sổ quỹ tiền mặt: Thêm cột F “Tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ với Tài khoản 111 – “Tiền mặt”.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn đọc giải đáp được thắc mắc sổ quỹ tiền mặt là gì, đặc biệt là các bạn sắp theo học ngành kế toán. Qua đó sẽ biết cách áp dụng để lập sổ quỹ tiền mặt theo dõi các khoản thu chi một cách hiệu quả. Xuyên Việt Media chuyên cung cấp những thông tin hữu ích, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo.