Để doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì doanh nghiệp đó cần phải đặt ra mục tiêu rõ ràng. Việc lên kế hoạch để thực hiện các dự án là yếu tố tất yếu và là nền tảng xây dựng các công việc khác. Vậy Scope Of Work là gì? Tầm quan trọng của Scope Of Work đối với doanh nghiệp. Cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu thông tin ngay dưới bài viết sau đây!
Scope Of Work là gì?
Scope of Work hay còn viết tắt là SOW nghĩa là báo cáo công việc hay phạm vi công việc là phạm vi trong thỏa thuận mà công việc sẽ được thực hiện được mô tả chi tiết, được xác định bằng các công việc cụ thể và thời gian biểu của từng công việc.
SOW là bảng mô tả, kê khai những công việc mà khách hàng muốn công ty, doanh nghiệp hoặc đối tác làm việc có thể thực hiện. Đây là một dạng văn bản quan trọng và không thể thiếu trong công việc, được xem là bản thỏa thuận giữa hai bên trước khi bắt đầu công việc.
SOW dùng để mô tả tổng quát về những sản phẩm dự kiến, những công việc sẽ được thực hiện trong dự án. Một bản báo cáo công việc chứa ít nhất ba yếu tố chủ chốt sau:
- Kế hoạch, chiến lược tổ chức để đạt được mục tiêu
- Nhu cầu kinh doanh
- Phạm vi tổng quát của sản phẩm
Một bản SOW thông thường sẽ đưa ra hướng đi tổng quát cho dự án chứ không đầy đủ chi tiết các phương thức thực hiện. Báo cáo công việc có thể được điều chỉnh theo thời gian, tùy theo tình hình và những thay đổi thực tế.
Trong việc liên kết, hợp tác với các nhà đầu tư, doanh nghiệp khác, để tránh những thông tin sai lệch, công việc biến chuyển không giống như mong đợi ban đầu, các công ty luôn soạn thảo sẵn SOW là tập hợp của những vấn đề liên quan đến công việc một cách cụ thể và chi tiết nhất. SOW sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được những kỳ vọng ban đầu và có thể điều chỉnh công việc theo đúng trình tự.
>> Project Manager là gì? Công việc của Project Manager là gì?
Vai trò của Scope Of Work đối với hoạt động của doanh nghiệp
Việc sử dụng SOW trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng quát tiến trình công việc. Bởi vậy, mỗi SOW cần được thực hiện một cách nghiêm túc, rõ ràng, đạt được mục tiêu như mong đợi. SOW sẽ giúp doanh nghiệp có những điều hướng cụ thể chi tiết, từ đó thúc đẩy và phân phối các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
Cụ thể, những lợi ích mà SOW mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:
- Đặt mục tiêu cụ thể, điều phối phương hướng hoạt động rõ ràng, từ đó dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu như mong đợi.
- Đảm bảo thống nhất về ý tưởng, quan điểm từ đầu đến cuối của một dự án.
- Giảm thiểu, hạn chế những sai lệch, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
Một số doanh nghiệp dùng SOW như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp, một số khác sử dụng như một ebook kiểm soát đầy đủ các công việc cần thực hiện cho các bộ phận khác, một số đơn vị còn sử dụng bảng kê công việc như một tài liệu cho phạm vi các dự án. Như vậy SOW (State of work) hay còn gọi là bảng kiểm kê công việc có vai trò quan trọng và có thể thực hiện nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Nội dung của Scope Of Work là gì?
Để đảm bảo một SOW được hoàn thiện và chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng cũng như đạt được hiệu quả công việc như mong muốn, một SOW cần đảm bảo có được đầy đủ những nội dung sau:
Định hướng chung của toàn dự án
Mục tiêu chung của dự án cần được đề cập ở trong bảng kê khai công việc để cả hai bên nắm được kết quả mình cần phải đạt được. Mục tiêu chung của dự án cũng chính là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp, đối tác về con đường đúng, tránh những sai phạm chệch khỏi mục tiêu.
Cột mốc quan trọng
Những dấu mốc quan trọng về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu ngắn hạn rõ ràng hơn, từ đó hoàn thành công việc tốt hơn. Đưa ra những cột mốc quan trọng về thời gian và kết quả cần đạt được giúp đảm bảo tiến độ của dự án cũng như quá trình kiểm tra, theo dõi được sát sao, hiệu quả hơn.
Nhiệm vụ của từng thành viên
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận để mọi người có thể nhanh chóng hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm cho từng công việc mình làm.
Thông tin thanh toán
Đối với những công ty, doanh nghiệp coi SOW như một bản hợp đồng thì cần phải ghi rõ thông tin thanh toán để có thể thanh toán các chi phí đúng thời hạn, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc không bị trì trệ.
Kết quả dự án
Kết quả cần đạt được về doanh số hay kết quả của mục tiêu kinh doanh cũng cần được ghi ra một con số cụ thể, rõ ràng
Điều kiện và điều khoản
Một bản SOW hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được những điều kiện và điều khoản giữa hai bên, thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu để hai bên có thể làm việc lâu dài.
Sự khác nhau giữa Scope of work và Statement of work
Mọi người thường nhầm lẫn giữa Scope of work và Statement of work. Chúng đều có tên viết tắt thông dụng là SOW. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau. Thực tế, Scope of work là một phần trong Statement of work.
Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa Scope of work và Statement of work:
| Scope of Work | Statement of Work |
| Phạm vi công việc | Tuyên bố công việc |
| Tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án | Tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu của dự án |
| Miêu tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, các kỹ năng cần có của người thực hiện, tài nguyên cần sử dụng, thời gian hoàn thành và các ràng buộc khác. | Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình triển khai dự án, phạm vi dự án, các bước triển khai, hạn chế và rủi ro. |
Như vậy, Statement of Work tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu của dự án, trong khi Scope of Work tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án. Nói cách khác Tuyên bố công việc giúp định hướng cho dự án, trong khi Phạm vi công việc giúp cung cấp bản thiết kế chi tiết cho dự án. Hiểu được sự khác nhau giữa hai tài liệu này rất quan trọng vì mỗi tài liệu lại có nội dung và cách trình bày khác nhau.
>> Chứng chỉ PMP là gì? Đối tượng nào có thể thi chứng chỉ PMP?
Lời kết
Bài viết trên đây, Xuyên Việt Media đã chia sẻ đến bạn khái niệm về Scope Of Work là gì cũng như vai trò của Scope Of Work đối với doanh nghiệp. Mong rằng qua đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này.
