Khi nhắc tới phương thức liên lạc chắc chắn sẽ có rất nhiều người nghĩ đến Gmail. Tuy nhiên, bên cạnh đo Memo hiện nay được sử dụng rất phổ biến không kém trong kinh doanh. Nếu bạn chưa hiểu hết Memo là gì? Cách việc Memo đạt hiệu quả cao, hãy theo dõi nội dung mà Xuyên Việt Media chia sẻ dưới đây nhé!
1. Memo là gì? Cấu trúc cơ bản của một bản Memo
Memo được hiểu là sổ ghi nhớ, bản ghi nhớ hoặc sự nhắc nhở thường được sử dụng để có thể liên lạc trong nội bộ của các tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của Memo là giúp người dùng có thể trao đổi công việc, liên hệ kinh doanh một cách tiện lợi. Đồng thời, Memo còn giúp người dùng thực hiện gửi tin nhắn cho nhiều thành viên vô cùng hiệu quả. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của Memo, như sau:
1.1 Tiêu đề của một bản Meno
Đối với Memo, khi người gửi muốn thông báo điều gì đó đến toàn bộ nhân viên thì thông thường người dùng thường gắn thêm nhãn “Memorandum” (tạm dịch: thông báo). Và lúc này, người đọc nhìn vào đó sẽ biết được chủ đề chính mà tin nhắn mình được nhận là gì. Đồng thời, trong các phần tiếp theo bạn cần thông báo rõ các thông tin cụ thể như sau:
- To: Thông báo đến người nhận.
- From: Thông báo đến người gửi.
- Date: Ngày tháng bạn gửi thông báo.
- Subject: Chủ đề chính bạn muốn thông bảo.
>> Hiệu lực thẻ là gì? Cách kiểm tra hiệu lực thẻ như thế nào là đúng nhất
1.2 Đoạn đầu của một bản Memo
Đối với Memo, yêu cầu cơ bản nhất mà người viết phải nắm rõ đó là ưu tiên sự ngắn gọn, súc tích và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đến với người đọc. Vì vậy, trong đoạn đầu sau phần tiêu đề thì người viết nên nêu rõ thẳng mục đích bạn muốn thông báo đến mọi người là gì.
Chẳng hạn như “Tôi viết để yêu cầu/thông báo đến với mọi người…”. Và bạn muốn có một bản Memo chuyên nghiệp thì việc nêu ra mục đích thông báo đầu tiên là vô cùng quan trọng và cần thiết.
1.3 Đoạn giữa của một bản Memo
Nhìn chung ở đoạn này, người viết sẽ nêu ra những lý do cụ thể nhằm thông báo cho người đọc. Đây có thể là nguyên nhân, sự việc dẫn đến thông báo này tạo ra. Thông tin này được đưa ra nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về nội dung vấn đề.
1.4 Đoạn kết của một bản Memo
Với đoạn này, người viết sẽ trực tiếp đưa ra các yêu cầu cụ thể đến với người đọc. Chẳng hạn như có thể yêu cầu từng phòng ban, nhân viên các bộ phận sẽ làm gì. Đồng thời, nếu là một bản thông báo, thì thông qua 2 đoạn trên chắc hẳn người viết cũng đã nêu ra hết các nội dung chính.
Vì vậy mà ở phần cuối này, người viết có thể chốt bằng một câu động viên, khích lệ. Còn nếu như là thông báo yêu cầu thì có thể thêm câu kết như sau “Mọi thắc mắc có thể liên hệ với AYZ để được giải đáp”.
2. Cách viết một bản Memo
Để diễn đạt một bản Memo bạn cần một bản nháp, xác định mục đích và đối tượng, dưới đây Xuyên Việt Media chia sẻ tới bạn cách viết Memo đạt hiệu quả cao, như sau:
2.1 Bước đầu: Viết bản nháp
Nếu bạn muốn có một bản Memo đạt hiệu quả cao thì tốt hơn hết bạn nên viết một bản nháp trước khi gửi bản thông báo hoàn thiện đến với mọi người. Và đồng thời, khi bạn viết bản nháp, bạn cũng có thể xem lại bản nháp của mình để thông tin mà có thể bạn đã bỏ sót và câu từ bạn diễn đạt đã đúng ý, cảm xúc và tác động đến người đọc hay chưa.
2.2 Bước 2: Xác định mục đích
Một bản Memo nên có một mục đích cụ thể. Vì vậy mà trong lúc tạo bản ghi chú bạn nên thiết lập mục đích của mình rõ ràng. Với điều này cũng giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung hơn.
2.3 Bước 3: Xác định đối tượng
Đã có mục đích thì chắc hẳn bạn không thể nào bỏ qua đối tượng bản muốn gửi thông báo hoặc ghi chú. Khi xác định được đối tượng nhận thì bạn có thể xác định được cách thức ngôn ngữ, giọng điệu mà mình muốn truyền tải để đảm bảo việc người đọc có thể hiểu được và bạn có thể tránh được việc gửi nhầm người.
3. Những lưu ý để có một bản Memo đạt hiệu quả
- Câu chữ rõ ràng: Một bản Memo chuyên nghiệp chắc hẳn việc trình bày rõ ràng để mọi người có thể dễ đọc, dễ hiểu là rất cần thiết. Vì vậy mà thông tin của người viết muốn truyền tải đến người đọc phải được thể hiện rõ và logic.
- Diễn đạt súc tích: Một yêu cầu cũng quan trọng không kém khi viết Memo đó chính là ngắn gọn và độ dài mà bạn muốn truyền tải. Người viết nên hạn chế sử dụng các câu từ quá dài dòng, lủng củng để diễn đạt vấn đề chính.
- Kiểm tra chính tả: Một điều chắc hẳn được xem là cực kỳ quan trọng trong những nội dung, thông báo hoặc ghi chú được gửi đến nhiều người là chính tả.
- Bố cục đầy đủ: Bên trên bài viết này đã nêu rõ bố cục cụ thể của một bản Memo sẽ là gì. Vì vậy, bạn có thể thông qua đó để soạn thảo bản Memo phù hợp với công việc và thông báo của mình.
- Không lạc đề: Tiêu chí quan trọng để viết một bản Memo mà người đọc có thể hiểu được là nội dung rõ ràng và không bị lạc đề. Vì vậy mà sau khi nêu ra những thông tin chính và cần thiết thì người viết có thể kết thúc nội dung của bản Memo.
- Tránh ngôn ngữ tiêu cực: Người viết tốt nhất nên tránh những câu từ, thuật ngữ lóng hoặc thông tục và nên giữ cho bản thân của mình một giọng điệu, ngôn ngữ khách quan nhất có thể.
>> CEO là gì? 5 yếu tố để trở thành CEO chuyên nghiệp
Lời kết
Trên đây, là bài viết Xuyên Việt Media cung cấp đến bạn thông tin Memo là gì? Cách việc Memo đạt hiệu quả cao. Hy vọng bài viết này, sẽ hữu ích cho bạn đọc, chúc bạn thành công!
