Chính sách thanh toán

Chính sách thanh toán và hoàn tiền của Xuyên Việt Media quy định phương thức thanh toán, tiến độ thu phí, điều kiện hủy dịch vụ, bảo lưu khóa học, xử lý sản phẩm số, hoàn phí, hóa đơn điện tử và quy trình đối soát. Điều khoản cụ thể của từng đơn hàng được xác nhận trong báo giá, hợp đồng, phụ lục, phiếu đăng ký hoặc thông báo đặt dịch vụ; trang này không thay thế thỏa thuận riêng đã được hai bên xác nhận.

Xuyên Việt Media ưu tiên thanh toán có chứng từ và có thể đối chiếu. Khách hàng cần kiểm tra tên pháp nhân, số tài khoản, nội dung chuyển khoản và báo giá trước khi trả tiền. Công ty không yêu cầu cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã PIN hoặc mã OTP để xác nhận giao dịch hay xử lý hoàn tiền.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này điều chỉnh các khoản thanh toán liên quan đến:

• Dịch vụ SEO, Content, quản trị và tối ưu website.
• Thiết kế website, landing page và hạng mục kỹ thuật.
• Audit Website, tư vấn và đào tạo theo dự án.
• Đăng báo điện tử, PR Booking, Backlink và Guest Post.
• Khóa học trực tiếp, lớp trực tuyến có lịch và chương trình đào tạo theo nhóm.
• Khóa học video, ebook, tài liệu tải xuống hoặc quyền truy cập nội dung số.
• Chi phí phần mềm, hosting, domain, quảng cáo, tòa soạn và bên thứ ba khi được Xuyên Việt Media thanh toán thay theo thỏa thuận.

Khách hàng doanh nghiệp chủ yếu thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng cùng pháp luật dân sự, thương mại. Khách hàng là cá nhân mua hoặc sử dụng dịch vụ không nhằm mục đích thương mại có thể thuộc phạm vi bảo vệ của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15.

2. Phương thức thanh toán

Chuyển khoản vào tài khoản công ty

Trước khi chuyển khoản, khách hàng cần đối chiếu thông tin trên báo giá, hợp đồng, đề nghị thanh toán hoặc email chính thức. Nếu nhận được yêu cầu chuyển sang tài khoản khác, hãy xác minh lại qua Hotline/Zalo 0963 711 297 hoặc email xuyenvietmedia.com@gmail.com.

Nội dung chuyển khoản nên ghi:

{Tên khách hàng hoặc học viên} – {Mã hợp đồng/đơn hàng} – {Dịch vụ hoặc khóa học}

Nội dung rõ giúp kế toán đối soát nhanh hơn nhưng không phải căn cứ duy nhất xác định giao dịch. Khi ghi sai, khách hàng cần gửi biên lai và thông tin đơn hàng để được kiểm tra.

Thanh toán trực tiếp tại văn phòng

Khách hàng có thể thanh toán tại văn phòng Xuyên Việt Media ở 6A-6B Lê Lai, Phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh theo lịch hẹn. Khoản tiền mặt phải có phiếu thu, biên nhận hoặc chứng từ phù hợp.

Không nên giao tiền mặt cho cá nhân bên ngoài văn phòng hoặc chuyển vào tài khoản cá nhân chỉ vì người nhận tự giới thiệu là nhân sự, cộng tác viên hay người đại diện của công ty. Trường hợp đặc biệt phải có xác nhận bằng văn bản từ đầu mối có thẩm quyền.

Thanh toán qua cổng hoặc nền tảng trung gian

Nếu website, nền tảng khóa học hoặc đơn vị đối tác hỗ trợ cổng thanh toán, phí giao dịch, thời gian hoàn và quy tắc đối soát có thể phụ thuộc nhà cung cấp. Khách hàng cần đọc thông tin hiển thị tại thời điểm thanh toán và lưu mã giao dịch.

3. Thời điểm được xem là đã thanh toán

Khoản thanh toán được ghi nhận khi:

• Tiền đã vào tài khoản do Xuyên Việt Media xác nhận; hoặc
• Phiếu thu hợp lệ đã được lập đối với thanh toán trực tiếp; hoặc
• Cổng thanh toán thông báo giao dịch thành công và dữ liệu đã được đối soát.

Ảnh chụp lệnh chuyển tiền chưa hoàn tất không phải bằng chứng tiền đã vào tài khoản. Với giao dịch liên ngân hàng, ngày nghỉ hoặc kiểm tra chống gian lận, thời gian ghi nhận có thể chậm hơn.

Nếu thanh toán thừa, trùng hoặc sai đơn hàng, khách hàng cần gửi mã giao dịch để kế toán đối soát và hoàn phần chênh lệch theo quy trình tại Mục 11.

4. Quy tắc thanh toán chung cho dịch vụ doanh nghiệp

Lịch thanh toán được thiết kế theo khối lượng, chi phí đầu vào, mức độ phụ thuộc bên thứ ba và khả năng nghiệm thu. Báo giá hoặc hợp đồng của dự án được ưu tiên hơn tỷ lệ minh họa dưới đây.

Khách hàng có thể xem hệ thống dịch vụ Xuyên Việt Media và quy trình dịch vụ để hiểu cách khởi tạo, nghiệm thu và bàn giao.

Tạm ứng khác với đặt cọc

Khoản thanh toán đợt đầu được gọi là tạm ứng nếu dùng để triển khai công việc và khấu trừ vào giá trị hợp đồng. Chỉ sử dụng thuật ngữ đặt cọc khi báo giá hoặc hợp đồng xác định rõ đây là biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện nghĩa vụ cùng hậu quả pháp lý tương ứng.

Việc ghi “đặt cọc 50%” trong tin nhắn không nên được dùng thay cho điều khoản rõ về mục đích khoản tiền, điều kiện mất cọc, hoàn cọc hoặc khấu trừ chi phí.

5. Thanh toán theo từng nhóm dịch vụ

Thiết kế website và hạng mục kỹ thuật

Với dịch vụ thiết kế website, lịch phổ biến là tạm ứng 50% khi khởi tạo và thanh toán phần còn lại theo bản demo, milestone hoặc nghiệm thu. Hợp đồng cần nêu:

• Số trang, tính năng và nội dung bàn giao.
• Domain, hosting, theme, plugin và license do bên nào chi trả.
• Số vòng chỉnh sửa.
• Điều kiện nghiệm thu.
• Thời điểm bàn giao tài khoản và file nguồn.
• Phạm vi bảo hành lỗi kỹ thuật.
• Chi phí bảo trì sau bảo hành.

Nếu khách hàng hủy sau khi thiết kế, mua license hoặc triển khai kỹ thuật đã bắt đầu, khoản hoàn được tính theo phần công việc chưa thực hiện và chi phí bên thứ ba có thể thu hồi.

Audit Website

Gói Audit Website có thể yêu cầu thanh toán trước vì phần lớn giá trị nằm ở thời gian chuyên gia, công cụ và phân tích dữ liệu. Việc khách hàng không triển khai khuyến nghị sau bàn giao không làm phát sinh quyền hoàn phí đối với báo cáo đã hoàn tất đúng phạm vi.

Nếu báo cáo thiếu hạng mục đã cam kết hoặc có lỗi dữ liệu do Xuyên Việt Media, công ty ưu tiên bổ sung, sửa lại hoặc hoàn phần phí tương ứng khi không thể khắc phục.

SEO tổng thể

Dịch vụ SEO tổng thể thường thanh toán theo kỳ. Khoản phí mỗi kỳ có thể gồm chiến lược, kỹ thuật, Content, quản trị dự án, báo cáo và tài sản được mô tả trong phụ lục.

Thứ hạng và traffic có thể biến động do thị trường, website, thuật toán hoặc bên thứ ba. Hoàn phí không được xác định chỉ dựa trên việc một từ khóa giảm hạng. Hai bên cần đối chiếu:

• Deliverable đã cam kết.
• KPI và baseline.
• Hạng mục đã thực hiện.
• Thay đổi do khách hàng hoặc bên khác.
• Dữ liệu và thời gian đánh giá.
• Điều khoản chấm dứt trước hạn.

Viết bài SEO và Content

Dịch vụ viết bài SEO thường được thanh toán trước hoặc theo lô. Khi khách hàng hủy:

• Bài chưa bắt đầu có thể được hoàn theo phần chưa thực hiện.
• Bài đã nghiên cứu, outline hoặc viết nháp được tính theo khối lượng hoàn thành.
• Bài đã duyệt hoặc bàn giao không được hoàn chỉ vì khách hàng đổi kế hoạch xuất bản.
• Lỗi thuộc phạm vi Xuyên Việt Media được sửa theo số vòng và tiêu chuẩn đã chốt.

PR, Backlink và Guest Post

Với dịch vụ PR báo chí và dịch vụ Backlink, phí tòa soạn hoặc website đối tác có thể trở thành chi phí không thể thu hồi sau khi đã đặt lịch, gửi duyệt hoặc thanh toán.

Trước khi triển khai, hai bên cần xác nhận:

• Tên báo hoặc website.
• Vị trí chuyên mục.
• URL đích và anchor.
• Quyền biên tập của bên xuất bản.
• Thời gian dự kiến.
• Điều kiện thay thế, chỉnh sửa hoặc gỡ bài.
• Phần phí nào không hoàn lại sau khi đặt.

6. Chính sách khóa học trực tiếp và lớp học theo lịch

Thời điểm hoàn tất học phí

Học viên cần thanh toán theo thông báo tuyển sinh hoặc phiếu đăng ký. Lớp có thể yêu cầu 100% học phí trước ngày khai giảng để xác nhận chỗ ngồi, tài liệu và quyền truy cập.

Bảo lưu

Học viên có thể đề nghị bảo lưu tối đa 06 tháng nếu gửi yêu cầu trước ngày khai giảng ít nhất 24 giờ, trừ khi thông báo tuyển sinh quy định khác. Việc bảo lưu phụ thuộc:

• Khóa học còn được tổ chức.
• Nội dung và học phí phiên bản mới.
• Số lần bảo lưu đã sử dụng.
• Khả năng sắp xếp lớp thay thế.

Nếu học phí hoặc chương trình thay đổi đáng kể, hai bên sẽ thống nhất phần chênh lệch hoặc phương án khác trước khi chuyển lớp.

Khi Xuyên Việt Media hủy hoặc thay đổi lịch

Học viên được chọn học lịch thay thế, bảo lưu hoặc yêu cầu hoàn 100% phần học phí chưa sử dụng khi:

• Xuyên Việt Media hủy lớp.
• Không thể cung cấp khóa học đã thanh toán.
• Thay đổi lịch khai giảng quá 02 lần và học viên không thể tham gia lịch mới.

Khi học viên chủ động rút trước ngày khai giảng

Chính sách mặc định đối với lớp trực tiếp là hoàn 70% học phí khi yêu cầu được gửi trước ngày khai giảng tối thiểu 03 ngày. Phần còn lại dùng bù chi phí giữ chỗ, quản trị, tài liệu hoặc chi phí đã phát sinh. Thông báo tuyển sinh hoặc thỏa thuận riêng có thể quy định tỷ lệ có lợi hơn cho học viên.

Yêu cầu gửi sau mốc trên hoặc sau khi lớp đã khai giảng không được hoàn tự động do đổi ý. Xuyên Việt Media sẽ ưu tiên bảo lưu, chuyển lớp hoặc xem xét phần dịch vụ chưa cung cấp tùy nguyên nhân, hồ sơ và quyền bắt buộc theo pháp luật.

7. Khóa học video, ebook và nội dung số

Khóa học video, ebook, template và file tải xuống có đặc điểm được cung cấp ngay và có thể sao chép. Vì vậy, sau khi tài khoản được kích hoạt hoặc file đã được tải, Xuyên Việt Media không áp dụng hoàn tiền tự động chỉ vì học viên đổi ý, không còn thời gian học hoặc nội dung không phù hợp với kỳ vọng chủ quan đã không được mô tả trong thông tin bán hàng.

Tuy nhiên, điều này không loại bỏ quyền yêu cầu xử lý khi:

• Không nhận được tài khoản hoặc file sau khi thanh toán hợp lệ.
• Link tải lỗi và Xuyên Việt Media không cung cấp lại trong thời gian hợp lý.
• Nội dung khác đáng kể so với mô tả tại thời điểm mua.
• Tài khoản bị kích hoạt sai hoặc không thể truy cập do lỗi của hệ thống.
• Khách hàng bị thu tiền trùng.
• Nội dung có lỗi nghiêm trọng khiến sản phẩm không thể sử dụng theo mục đích đã công bố.
• Pháp luật bắt buộc áp dụng quyền hoặc biện pháp bảo vệ khác.

Biện pháp ưu tiên có thể là cấp lại quyền truy cập, sửa file, thay phiên bản, gia hạn, giảm trừ hoặc hoàn phí. Mức hoàn phụ thuộc phần nội dung đã truy cập, khả năng khắc phục và bằng chứng kỹ thuật.

Thông tin cần công bố trước khi mua nội dung số

• Tên và phạm vi khóa học hoặc tài liệu.
• Định dạng và thiết bị cần thiết.
• Thời hạn truy cập.
• Quyền tải xuống hoặc xem trực tuyến.
• Số thiết bị hoặc tài khoản được phép sử dụng.
• Điều kiện hỗ trợ và cập nhật.
• Chính sách bảo lưu, chuyển nhượng và hoàn tiền.
• Quyền tác giả và hành vi bị cấm.

8. Khi nào dịch vụ doanh nghiệp có thể được hoàn phí?

Xuyên Việt Media xem xét hoàn toàn bộ hoặc một phần khoản đã thanh toán khi có một trong các căn cứ sau:

• Công ty không bắt đầu triển khai sau thời hạn đã cam kết và không có thỏa thuận gia hạn.
• Xuyên Việt Media không thể cung cấp dịch vụ đã nhận thanh toán.
• Khối lượng bàn giao thấp hơn phạm vi và không thể bổ sung trong thời hạn hợp lý.
• Lỗi kỹ thuật nghiêm trọng do Xuyên Việt Media gây ra, thuộc phạm vi trách nhiệm và không thể khắc phục.
• Khách hàng thanh toán trùng hoặc thừa.
• Dự án chấm dứt và còn phần tạm ứng cho công việc chưa thực hiện.
• Hợp đồng hoặc chính sách riêng quy định trường hợp hoàn khác.
• Pháp luật yêu cầu hoàn, giảm giá hoặc bồi thường.

Với KPI định lượng như số bài, số link hoặc số trang, khoản hoàn được tính theo phần còn thiếu sau khi đã loại trừ hạng mục khách hàng từ chối nhận, chậm phê duyệt hoặc không cung cấp đầu vào cần thiết.

9. Cách tính khoản hoàn

Một cách tính tham khảo:

Khoản hoàn dự kiến =
Số tiền đã thanh toán
- Giá trị công việc đã hoàn thành
- Chi phí bên thứ ba không thể thu hồi
- Khoản phí hoặc chiết khấu cần điều chỉnh theo thỏa thuận
± Điều chỉnh hóa đơn, thuế và công nợ liên quan

Việc xác định giá trị đã thực hiện dựa trên báo giá, milestone, sản phẩm bàn giao, thời gian chuyên môn, chi phí đã phát sinh và dữ liệu có thể đối chiếu. Xuyên Việt Media phải cung cấp cách tính khi khách hàng yêu cầu hợp lý.

Nếu gói dịch vụ có mức giá ưu đãi dựa trên cam kết thời hạn hoặc số lượng, chấm dứt sớm có thể làm thay đổi cách tính chiết khấu. Điều kiện này phải được nêu trong hợp đồng, không được tự ý bổ sung sau khi phát sinh tranh chấp.

10. Trường hợp không được hoàn tự động

Các tình huống dưới đây không mặc định phát sinh quyền hoàn toàn bộ:

• Khách hàng đổi chiến lược sau khi hạng mục đã được triển khai đúng brief.
• Sản phẩm đã được nghiệm thu, bàn giao hoặc sử dụng.
• Khách hàng chậm cung cấp dữ liệu, nội dung, quyền truy cập hoặc phê duyệt.
• Khách hàng hoặc bên thứ ba tự thay đổi website, file, tài khoản hoặc tracking làm ảnh hưởng kết quả.
• Khoản phí đã thanh toán cho tòa soạn, hosting, domain, phần mềm hoặc đối tác và không thể thu hồi.
• Thứ hạng, traffic hoặc doanh thu biến động nhưng Xuyên Việt Media đã thực hiện đúng deliverable và không có cam kết hoàn theo kết quả đó.
• Khóa học số đã được cung cấp đúng mô tả và yêu cầu chỉ xuất phát từ việc đổi ý.
• Khách hàng yêu cầu thực hiện hành vi trái pháp luật, xâm phạm bản quyền hoặc vi phạm chính sách nền tảng.

11. Quy trình yêu cầu hoàn tiền

Người tiêu dùng có quyền yêu cầu thương lượng. Theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, tổ chức kinh doanh phải tiếp nhận và tiến hành thương lượng trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu thuộc phạm vi áp dụng.

Khi không đồng ý với kết quả, khách hàng có thể tiếp tục thực hiện theo Chính sách giải quyết khiếu nại hoặc sử dụng phương thức giải quyết tranh chấp hợp pháp khác.

12. Thời gian nhận tiền hoàn

Thời gian ngân hàng xử lý nằm ngoài quyền kiểm soát trực tiếp của Xuyên Việt Media. Nếu quá thời hạn công bố, khách hàng có thể gửi sao kê hoặc kiểm tra với ngân hàng nhận.

13. Tài khoản nhận tiền hoàn

Khoản hoàn ưu tiên được chuyển về:

• Tài khoản đã dùng để thanh toán; hoặc
• Tài khoản mang tên khách hàng hoặc pháp nhân trên hợp đồng; hoặc
• Tài khoản khác có văn bản ủy quyền và thông tin xác minh phù hợp.

Không chuyển tiền hoàn vào tài khoản của người lạ chỉ theo yêu cầu qua tin nhắn. Trường hợp doanh nghiệp đổi tài khoản, cần có email công vụ, văn bản hoặc xác nhận từ người có thẩm quyền.

14. Hóa đơn điện tử và chứng từ

Xuyên Việt Media lập hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025; việc lập, điều chỉnh và thay thế hóa đơn được thực hiện theo văn bản hiện hành cùng hướng dẫn liên quan.

Khách hàng cần cung cấp:

• Tên đơn vị hoặc họ tên người mua.
• Mã số thuế khi có.
• Địa chỉ và email nhận hóa đơn.
• Nội dung dịch vụ cần thể hiện hợp lệ.
• Thông tin khác theo yêu cầu của chứng từ.

Hóa đơn được lập theo thời điểm và nguyên tắc pháp luật quy định, không phải mặc định tại ngày ký hợp đồng. Khi hoàn tiền, giảm giá hoặc điều chỉnh phạm vi, hai bên phối hợp lập biên bản, thỏa thuận và chứng từ điều chỉnh khi cần.

15. Quyền và trách nhiệm của khách hàng

16. Trách nhiệm của Xuyên Việt Media

“Thanh toán minh bạch không chỉ là ghi đúng số tài khoản. Hai bên cần biết khoản tiền đang trả cho hạng mục nào, khi nào được nghiệm thu và cách tính phần còn lại nếu dự án phải dừng giữa chừng.”

Anh Thắng Giấu Tên – CEO Xuyên Việt Media

17. Câu hỏi thường gặp

18. Chính sách liên quan

• Chính sách bảo mật.
• Điều khoản sử dụng.
• Miễn trừ trách nhiệm.
• Chính sách bản quyền.
• Đội ngũ nhân sự.

19. Thông tin liên hệ kế toán

Khi gửi yêu cầu thanh toán hoặc hoàn tiền, khách hàng nên dùng cùng email, số điện thoại hoặc pháp nhân đã giao dịch để việc đối soát nhanh và an toàn hơn.