Quy trình dịch vụ

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và chẩn đoán nhu cầu

Dự án bắt đầu bằng việc xác định vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và kết quả cần đạt. Đội ngũ không mặc định khách hàng cần SEO, Content hoặc quảng cáo chỉ dựa trên một yêu cầu ngắn ban đầu.

Các nội dung thường được trao đổi:

• Sản phẩm, dịch vụ và mô hình doanh thu.
• Nhóm khách hàng mục tiêu.
• Thị trường, khu vực và đối thủ chính.
• Website, kênh truyền thông và dữ liệu hiện có.
• Vấn đề ưu tiên: traffic, lead, conversion, thương hiệu, kỹ thuật hoặc năng lực vận hành.
• Ngân sách, thời gian và nguồn lực phối hợp.
• Các yêu cầu pháp lý, bảo mật hoặc quy trình nội bộ.

Nếu dự án liên quan website, Xuyên Việt Media có thể kiểm tra sơ bộ cấu trúc, nội dung, khả năng index, hiệu suất và các dấu hiệu bất thường. Kiểm tra sơ bộ không thay thế một gói Audit chuyên sâu nếu website có quy mô lớn, tụt traffic hoặc cần phân tích server log và dữ liệu lịch sử.

Đầu ra dự kiến: Tóm tắt nhu cầu, phạm vi cần khảo sát sâu hơn, dữ liệu khách hàng cần cung cấp và lịch trao đổi tiếp theo.

Bước 2: Phân tích và xây chiến lược triển khai

Sau khi có đầu vào cơ bản, đội ngũ phân tích cơ hội và rủi ro để đề xuất phương án phù hợp. Tùy loại dịch vụ, giai đoạn này có thể gồm:

• Phân tích thị trường và đối thủ trực tiếp.
• Nghiên cứu nhu cầu tìm kiếm, Search Intent và hành trình khách hàng.
• Đánh giá cấu trúc website, nội dung, backlink hoặc khả năng chuyển đổi.
• Xác định hạng mục ưu tiên và thứ tự phụ thuộc.
• Ước tính nguồn lực, thời gian và khối lượng bàn giao.
• Chọn KPI, baseline, nguồn dữ liệu và chu kỳ đánh giá.
• Xác định rủi ro không thuộc quyền kiểm soát của Xuyên Việt Media.

KPI có thể là số tài sản hoàn thành, index coverage, truy vấn, Organic Traffic, lead đủ điều kiện, chi phí trên lead hoặc chỉ số kỹ thuật. Không phải dự án nào cũng phù hợp với cam kết thứ hạng từ khóa cố định.

Đầu ra dự kiến: Đề xuất giải pháp, phạm vi hạng mục, roadmap, KPI hoặc tiêu chí nghiệm thu và báo giá tương ứng.

Bước 3: Thống nhất hợp đồng và khởi tạo dự án

Hai bên rà lại báo giá, phạm vi, tiến độ, điều kiện thanh toán, quyền sở hữu tài sản và trách nhiệm phối hợp trước khi khởi tạo.

Các nội dung cần được xác nhận:

• Danh sách deliverable và số lượng.
• Thời gian bắt đầu, milestone và ngày bàn giao dự kiến.
• Số vòng chỉnh sửa hoặc điều kiện thay đổi phạm vi.
• Thông tin, tài khoản và quyền truy cập khách hàng cung cấp.
• Cơ chế duyệt nội dung, kỹ thuật hoặc ngân sách.
• Chu kỳ thanh toán và nghiệm thu.
• Quyền sử dụng nội dung, hình ảnh, dữ liệu và file nguồn.
• Kênh trao đổi và người có thẩm quyền quyết định.

Xuyên Việt Media hỗ trợ ký hợp đồng và xuất hóa đơn tài chính theo thông tin khách hàng cung cấp. Mỗi dự án có thể được thiết lập nhóm Zalo, email hoặc công cụ quản lý công việc riêng; thời gian phản hồi và phạm vi hỗ trợ được áp dụng theo thỏa thuận, không mặc định là hỗ trợ liên tục 24/7.

Đầu ra dự kiến: Hợp đồng hoặc xác nhận dịch vụ, lịch triển khai, danh sách đầu mối, thư mục dự án và yêu cầu cung cấp dữ liệu.

Bước 4: Triển khai kỹ thuật và sản xuất tài sản

Đội ngũ thực hiện các hạng mục theo roadmap và ưu tiên đã thống nhất. Công việc được chia theo chuyên môn nhưng vẫn có một người phụ trách tổng thể để hạn chế tình trạng mỗi bộ phận tối ưu một chỉ số riêng.

Đối với SEO và website

• Technical SEO, Onpage và kiến trúc thông tin.
• Internal link, sitemap, canonical, index và structured data khi phù hợp.
• Tối ưu hiệu suất, khả năng sử dụng và điểm chuyển đổi.
• Khắc phục lỗi theo phạm vi được phê duyệt.

Đối với Content Marketing

• Xây topical map, brief hoặc outline.
• Nghiên cứu nguồn và phỏng vấn chuyên gia khi cần.
• Viết nội dung nguyên bản, không cố ý sao chép.
• Fact-check dữ kiện, số liệu, pháp lý và claim sản phẩm.
• Tối ưu HTML, hình ảnh, internal link và CTA.

Đối với PR, Backlink và Guest Post

• Lựa chọn báo, website hoặc nguồn liên kết theo mục tiêu và ngân sách.
• Thống nhất chủ đề, anchor, URL và thông tin pháp nhân.
• Gửi duyệt nội dung và xử lý yêu cầu từ đơn vị xuất bản.
• Lưu link, trạng thái, ngày đăng và bằng chứng bàn giao.

AI và công cụ tự động hóa có thể được sử dụng để hỗ trợ nghiên cứu, phân loại, kiểm tra và định dạng. Bản cuối vẫn cần người phụ trách chịu trách nhiệm về nguồn, tính chính xác, giọng thương hiệu và phạm vi xuất bản.

Đầu ra dự kiến: Tài sản số hoặc hạng mục kỹ thuật theo từng milestone, kèm trạng thái và tài liệu cần khách hàng phê duyệt.

Bước 5: Kiểm soát chất lượng và đo lường

Mỗi hạng mục được kiểm tra theo Quality Gate phù hợp trước khi xuất bản hoặc bàn giao. Checklist không chỉ kiểm tra lỗi chính tả mà còn xem sản phẩm có đúng mục tiêu và phạm vi hay không.

Các lớp kiểm tra có thể gồm:

• Chuyên môn: Dữ kiện, nguồn, thuật ngữ, claim và phạm vi tư vấn.
• Nội dung: Search Intent, cấu trúc, tính dễ đọc, trùng lặp và giá trị riêng.
• Kỹ thuật: URL, status, indexability, canonical, responsive và form.
• Thương hiệu: Giọng văn, hình ảnh, thông tin doanh nghiệp và CTA.
• Pháp lý: Quyền sử dụng, nội dung quảng cáo hoặc quy định chuyên ngành khi cần.
• Dữ liệu: Tracking, nguồn báo cáo và định nghĩa KPI.

Tùy dự án, các công cụ có thể gồm Google Search Console, Google Analytics, Looker Studio, Ahrefs, Semrush, Screaming Frog, server log hoặc hệ thống CRM. Công cụ hỗ trợ quan sát dữ liệu; kết luận vẫn cần đặt trong bối cảnh kinh doanh và thời gian đủ dài.

Đầu ra dự kiến: Sản phẩm đã qua kiểm tra, biên bản hoặc checklist nghiệm thu, danh sách lỗi cần xử lý và dữ liệu baseline để theo dõi.

Bước 6: Báo cáo, tối ưu và bàn giao

Sau khi đầu việc được triển khai, Xuyên Việt Media tổng hợp tiến độ, dữ liệu và đề xuất tiếp theo. Tần suất báo cáo có thể theo tuần, tháng, quý hoặc mốc dự án.

Báo cáo thường phân biệt:

• Hạng mục đã hoàn thành.
• Kết quả đầu ra và KPI.
• Biến động cần theo dõi.
• Vấn đề chưa xử lý hoặc phụ thuộc khách hàng.
• Giả định cần kiểm chứng.
• Đề xuất giữ nguyên, điều chỉnh hoặc dừng một hạng mục.

Khi kết thúc phạm vi hợp tác, hai bên xác nhận tài sản cần bàn giao như nội dung, file thiết kế, tài khoản, báo cáo, danh sách liên kết, source hoặc tài liệu hướng dẫn. Mức độ bàn giao phụ thuộc loại dịch vụ và quyền sở hữu đã quy định trong hợp đồng.

Đầu ra dự kiến: Báo cáo, khuyến nghị tối ưu, tài sản bàn giao và hướng dẫn duy trì sau dự án.