Thông cáo báo chí: Vai trò và ứng dụng trong marketing

Bạn vừa dành hàng tháng trời để nghiên cứu và hoàn thiện một sản phẩm mang tính đột phá. Đội ngũ của bạn đã sẵn sàng, trang web đã được tối ưu, ngân sách quảng cáo đã được duyệt. Bạn chính thức ra mắt sản phẩm ra thị trường và mong đợi một sự bùng nổ. Nhưng thực tế phũ phàng, không một ai bàn tán về nó ngoài mạng lưới nhân viên và vài khách hàng cũ. Vấn đề cốt lõi ở đây không nằm ở chất lượng sản phẩm, mà nằm ở việc giới truyền thông và công chúng chưa hề biết đến sự tồn tại của bạn.

Đó chính là lúc doanh nghiệp cần đến thông cáo báo chí. Đóng vai trò như một cầu nối chính thức giữa thương hiệu và các cơ quan truyền thông, đây là công cụ sắc bén nhất để lan tỏa thông điệp một cách rộng rãi và uy tín. Đối với các chủ doanh nghiệp và Marketer hiện đại, một bản tin báo chí không chỉ đơn thuần là văn bản PR truyền thống, mà còn là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong chiến lược Digital Marketing tổng thể.

Nếu bạn đang tìm kiếm một tài liệu duy nhất để hiểu sâu, viết chuẩn và phân phối thành công một bản tin báo chí, bài viết này chính là câu trả lời. Chúng ta sẽ cùng nhau bóc tách mọi khía cạnh từ tư duy chiến lược, cấu trúc kỹ thuật cho đến bí quyết tối ưu SEO Offpage thông qua các chiến dịch PR báo chí.

Thông cáo báo chí là gì?

Về bản chất thì bạn hiểu nom na thông cáo báo chí chính là một bản tin ngắn, nơi mà doanh nghiệp có thể trình bày thông tin về một sự vật và môt sự việc nào đó mang tính thông báo. Tuy nhiên thì so với các bản tin thông thường thì thông cáo báo chí mang tính chất trang trọng hơn. Đối tượng khi nhận của loại văn bản này không chỉ là các phóng viên, cánh nhà báo mà còn là người tiêu dùng, là công chúng – những người đang tìm kiếm thông tin và có thể quyết định chính thức khi mua hàng của bạn. Thông cáo báo chí sẽ được doanh nghiệp cần đến với những điều khi:

• Ra mắt những sản phẩm mới
• Tổ chức một sự kiện và hoạt động công chúng
• Công bố một kết quả nghiên cứu với một thành tựu quan trọng
• Thông báo bổ nhiệm chức vụ quan trọng và công bố cá nhân đoạt giải thưởng
• Tổ chức Gameshow,…

Trong các trường hợp đó thì thông cáo báo chí không chỉ là hình thức cung cấp thông tin mà còn được coi là một trong những kênh truyền tin nhanh và hiệu quả tin cậy nhất đến giới công chúng. Nếu bạn không thể tự liên hệ các đơn vị báo chí thì có thể sử dụng dịch vụ đăng báo điện tử để gửi thông tin đến với công chúng.

Khi nào doanh nghiệp cần phát hành thông cáo báo chí?

Không phải bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp cũng đủ sức nặng để gửi cho báo chí. Nếu bạn liên tục gửi những thông tin vụn vặt, các nhà báo sẽ đánh dấu email của bạn là Spam. Chỉ nên kích hoạt chiến dịch PR cho những sự kiện mang tính thời sự và có giá trị tin tức cao.

• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Đặc biệt là những sản phẩm mang tính đổi mới sáng tạo, giải quyết được những nỗi đau lớn của thị trường.
• Tổ chức các sự kiện quy mô lớn: Hội thảo chuyên ngành, triển lãm quốc tế, các cuộc thi do doanh nghiệp tài trợ chính.
• Công bố các cột mốc kinh doanh quan trọng: Sáp nhập và mua lại, nhận diện thương hiệu mới, mở rộng chi nhánh ra quốc tế, báo cáo doanh thu kỷ lục.
• Thay đổi nhân sự cấp cao: Bổ nhiệm Tân Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính là những chuyên gia có tiếng trong ngành.
• Đạt được các giải thưởng danh giá: Các chứng nhận quốc tế, giải thưởng Sao Khuê, top doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất.
• Hoạt động trách nhiệm xã hội: Các chiến dịch bảo vệ môi trường, từ thiện, đóng góp cho cộng đồng quy mô lớn.

Thông cáo báo chí dưới góc nhìn Digital Marketing?

Về mặt định nghĩa cơ bản, thông cáo báo chí là một văn bản chính thức do doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân phát hành nhằm cung cấp thông tin về một sự kiện, sản phẩm, dịch vụ hoặc vấn đề cụ thể cho các nhà báo và cơ quan truyền thông. Mục tiêu tối thượng là thuyết phục các phóng viên sử dụng thông tin này để viết thành các bài báo tin tức tiếp cận công chúng.

Tuy nhiên, dưới lăng kính của một Marketer thực chiến, khái niệm này đã vượt xa ranh giới của ngành Public Relations truyền thống. Ngày nay, thông cáo báo chí là một tài sản kỹ thuật số mang lại giá trị vô giá cho phễu tiếp thị Inbound Marketing.

Khi được xuất bản trên các trang tin tức lớn như VnExpress, Dân Trí, CafeF hay các chuyên trang công nghệ, văn bản này biến thành một nguồn Earned Media quyền lực. Nó tạo ra các Brand Mention chất lượng, mang lại lượng Referral Traffic đáng kể và đóng vai trò như một tín hiệu xác thực độ uy tín cực mạnh cho thương hiệu trên môi trường internet.

“Trong kỷ nguyên tìm kiếm hiện đại, việc xuất hiện trên các trang báo chí uy tín không chỉ là câu chuyện của danh tiếng, mà là tín hiệu mạnh mẽ nhất để các công cụ tìm kiếm hiểu và tin tưởng thực thể thương hiệu của bạn.” – Nhận định từ các chuyên gia SEO hàng đầu tại Search Engine Land.

Thông cáo báo chí có vai trò gì với doanh nghiệp?

Hiểu được thông cáo báo chí là gì bên trên đã nêu ra thì bạn có chắc đã nhận thức được tầm quan trọng của nó? Hãy thử tưởng tượng, với những sự kiện mang tính chất quan trọng như ra mắt sản phẩm hay tổ chức gameshow, doanh nghiệp không có sự hiện diện của cánh nhà báo, giới truyền thông thì hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Giờ đây, một sự kiện cần sự chú ý của toàn công chúng nhưng thực tế lại chỉ nội bộ biết đến, thiệt hại sẽ ra sao?

Để gây được tiếng vang thì một doanh nghiệp không thể không nhờ đến sự giúp sức của các phương tiện thông tin đại chúng. Báo đài, truyền hình, phóng sự,… đều có tác động vô cùng to lớn tới việc tiếp cận cộng đồng và thu hút sự chú ý từ họ. Và để tiếp cận giới truyền thông thì các doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải cần đến công cụ truyền tin nhanh – mạnh và hiệu quả nhanh chóng như thông cáo báo chí.

5 Lợi ích của thông cáo báo chí đối với thương hiệu

Việc đầu tư ngân sách và chất xám vào các chiến dịch báo chí không bao giờ là sự lãng phí nếu bạn nắm rõ những giá trị to lớn mà nó mang lại. Dưới đây là những lợi ích cốt lõi đã được kiểm chứng bằng dữ liệu thực tế.

1. Xây dựng Brand Awareness và định vị chuyên gia

Khác với quảng cáo trả phí hiển thị theo thuật toán, thông tin xuất hiện trên các mặt báo luôn mang theo hào quang của sự uy tín. Khi khách hàng tiềm năng đọc được tin tức về đợt gọi vốn thành công hay lễ ra mắt giải pháp công nghệ mới của bạn trên một tờ báo lớn, niềm tin của họ đối với thương hiệu sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Bạn ngay lập tức được định vị là một chuyên gia, một người chơi lớn trong ngành.

2. Thúc đẩy chiến lược SEO Offpage và xây dựng Entity

Đây là yếu tố được các chuyên gia tại Xuyên Việt Media đặc biệt chú trọng khi tư vấn chiến lược cho khách hàng. Backlink từ các trang báo chí lớn có chỉ số Domain Authority cao là một trong những loại liên kết đắt giá nhất trong SEO. Thậm chí, ngay cả khi tòa soạn chỉ để link Nofollow hoặc nhắc đến tên thương hiệu dưới dạng Unlinked Brand Mention, Google vẫn ghi nhận đó là một tín hiệu E-E-A-T tuyệt vời để xác thực Entity cho doanh nghiệp của bạn.

3. Quản trị khủng hoảng truyền thông chuyên nghiệp

Khi đối mặt với các tin đồn thất thiệt hoặc sự cố ngoài ý muốn, sự im lặng thường bị coi là đồng tình. Một bản thông cáo báo chí được soạn thảo cẩn trọng, đưa ra các dữ liệu minh bạch và giải pháp xử lý kịp thời chính là vũ khí hiệu quả nhất để kiểm soát luồng thông tin, dập tắt các tin đồn vô căn cứ và bảo vệ hình ảnh thương hiệu.

4. Tiếp cận đúng tệp khách hàng mục tiêu

Bằng việc lựa chọn đúng chuyên mục và đúng đầu báo để phân phối, bạn có thể đưa thông điệp của mình tiếp cận chính xác tệp khách hàng tiềm năng. Ví dụ, một phần mềm quản trị nhân sự mới ra mắt khi được PR trên chuyên mục Kinh doanh của CafeF sẽ tiếp cận trực tiếp đến hàng chục ngàn CEO, Giám đốc nhân sự thay vì lan man trên các trang tin giải trí.

5. Thu hút sự chú ý của nhà đầu tư và đối tác chiến lược

Các quỹ đầu tư, quỹ đầu tư mạo hiểm và các đối tác B2B lớn luôn theo dõi sát sao các trang tin tức tài chính, công nghệ để tìm kiếm cơ hội. Một bài báo chất lượng báo cáo về sự tăng trưởng doanh thu ấn tượng hoặc lộ trình phát triển đột phá hoàn toàn có thể là khởi đầu cho những thương vụ sáp nhập, hợp tác trị giá hàng triệu đô la.

Làm sao để tạo ra một bản thông cáo báo chí hiệu quả?

Thông cáo báo chí là gì? Như đã nói phía trên thì bản chất nó chính là một phương thức truyền tin. Muốn xem phương thức truyền tin này đạt hiệu quả và khiến người xem nắm được thông tin tốt nhất, bạn cần lưu ý đến một số vấn đề quan trọng như sau:

Đảm bảo các thông cáo báo chí đáp ứng được đủ yếu tố 5W1H

• Who (ai)là Chủ thể thông cáo báo chí phải được nhắc đến rõ ràng.
• What (cái gì) là: Hoạt động mà doanh nghiệp muốn nhắc tới phải được nêu bật.
• Where (ở đâu) là: Minh bạch về địa điểm doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
• Why (vì sao) là: Nêu được lý do vì sao sự kiện quan trọng, vì sao đối tượng nhất định phải đến.
• When (khi nào) là: Ghi đầy đủ sự kiện diễn ra khi nào?
• How (như thế nào) là: Tóm lược những nội dung trong sự kiện để nhà báo dễ dàng nắm bắt.

Đưa các thông tin quan trọng lên đầu tiên

Thông tin cung cấp trong thông cáo báo chí nên có dạng hình phễu, nghĩa là những thông tin quan trọng nhất cần đưa lên đầu, thông tin ít quan trọng hơn để phía dưới và thông tin phụ sẽ cho xuống cuối cùng. Việc này nhằm mục đích giúp người nhận nhanh chóng tiếp cận được những thông tin quan trọng của bản thông cáo.

Chất lượng hoá thông tin

Muốn tạo được bản thông cáo báo chí hiệu quả, chúng ta nhất định phải đảm bảo thông tin gãy gọn, xúc tích, đảm bảo thu hút người xem. Hãy luôn đặt mình vào tâm thế người đón nhận để hiểu họ muốn gì, cần gì. Khi đó, bạn sẽ dễ dàng đưa nội dung của mình đến với mọi người hơn.

Xác định đúng thời điểm gửi thông cáo báo chí

Thời điểm có tác động vô cùng lớn đến hiệu quả và chất lượng một bản thông cáo báo chí. Gửi quá sớm hay quá muộn đều có thể ảnh hưởng đến phản ứng người nhận của bạn. Nếu bạn đã có trong tay một bản thông cáo hoàn chỉnh, hãy lưu ý đến vấn đề này nữa nhé. Theo nhiều nghiên cứu, thời gian gửi thông cáo báo chí hiệu quả nhất là vào khoảng 9-10h sáng thứ Hai hoặc thứ Ba. Đây chính là thời gian đầu ngày làm việc, khi cánh nhà báo làm việc và tiếp nhận thông tin hiệu quả nhất.