Fax là gì: Khái niệm, nguồn gốc và cách dùng

Fax là gì?

Trong tiếng Việt, fax từng được gọi là điện thư hoặc điện sao. Cách gọi phổ biến hiện nay vẫn là “fax”, “máy fax”, “số fax” và “gửi fax”.

Nhà phát minh người Scotland Alexander Bain thường được ghi nhận là người tiên phong với thiết bị điện báo in điện hóa, một tiền thân quan trọng của máy fax. Công nghệ sau đó được nhiều nhà khoa học và kỹ sư phát triển qua nhiều thế hệ trước khi trở thành máy fax văn phòng phổ biến trong thế kỷ XX.

Các khái niệm liên quan đến fax

Máy fax là gì?

Máy fax là thiết bị có bộ quét, modem fax, bộ nhớ và máy in. Máy có thể gửi tài liệu giấy qua đường điện thoại, đồng thời nhận tín hiệu fax và in hoặc lưu bản nhận.

Nhiều máy in đa chức năng hiện nay tích hợp in, scan, photocopy và fax trong cùng một thiết bị. Tính năng fax chỉ hoạt động khi thiết bị được kết nối với đường điện thoại, hệ thống tổng đài tương thích hoặc dịch vụ Fax over IP phù hợp.

Số fax là gì?

Số fax là số viễn thông dùng để định tuyến bản fax đến thiết bị hoặc tài khoản nhận. Với fax truyền thống, số fax thường là một số điện thoại cố định riêng hoặc dùng chung với thiết bị được cấu hình nhận fax.

Số fax không có một số lượng chữ số cố định trên toàn thế giới. Độ dài phụ thuộc quốc gia, mã vùng và kế hoạch đánh số. Khi ghi theo định dạng quốc tế, số fax tuân theo cấu trúc E.164 và có mã quốc gia.

Tại Việt Nam, mã quốc gia là +84. Khi chuyển số cố định sang định dạng quốc tế, bỏ số 0 đứng đầu mã vùng. Ví dụ minh họa:

• Trong nước: 028 3823 3618.
• Quốc tế: +84 28 3823 3618.

Ví dụ cũ dạng +84 (8) đã không còn phù hợp với mã vùng TP.HCM hiện hành sau đợt chuyển đổi mã vùng điện thoại cố định. Doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp số đang hoạt động trước khi công bố.

Gửi fax là gì?

Gửi fax là quá trình truyền một hoặc nhiều trang tài liệu đến số fax của người nhận. Tài liệu có thể bắt đầu từ giấy, tệp PDF, Word, hình ảnh hoặc hệ thống quản lý tài liệu.

Fax online là gì?

Fax online là dịch vụ cho phép gửi và nhận fax qua trình duyệt, ứng dụng hoặc email mà không cần đặt máy fax vật lý tại văn phòng. Nhà cung cấp cấp số fax, tiếp nhận tài liệu và chuyển bản nhận thành PDF hoặc tệp điện tử.

Fax over IP là gì?

Fax over IP truyền fax qua mạng IP. Chuẩn ITU-T T.38 quy định cách truyền fax Group 3 theo thời gian thực khi một phần đường truyền đi qua mạng IP. Đây là giải pháp thường gặp trong hệ thống VoIP hoặc tổng đài doanh nghiệp.

Máy fax hoạt động như thế nào?

Máy fax Group 3 truyền thống hoạt động theo quy trình gồm các bước sau:

1. Quét tài liệu

   Cảm biến đọc từng dòng của trang giấy và chuyển vùng sáng–tối hoặc màu sắc thành dữ liệu hình ảnh.

2. Nén và mã hóa

   Dữ liệu được nén để giảm thời gian truyền, sau đó chuyển thành tín hiệu phù hợp với giao thức fax.

3. Thiết lập phiên liên lạc

   Máy gửi quay số. Hai thiết bị trao đổi thông tin về khả năng, tốc độ, độ phân giải và trạng thái sẵn sàng.

4. Truyền dữ liệu

   Tín hiệu được truyền qua mạng điện thoại, mạng doanh nghiệp hoặc hạ tầng IP tương thích.

5. Giải mã và tái tạo

   Đầu nhận giải mã dữ liệu, lưu thành tệp hoặc in thành bản sao của tài liệu gốc.

6. Xác nhận kết quả

   Máy gửi thường tạo báo cáo cho biết phiên fax thành công, lỗi hoặc chưa hoàn tất. Báo cáo này không tự chứng minh người nhận đã đọc tài liệu.

ITU-T T.4 quy định đặc tính của thiết bị fax Group 3; ITU-T T.30 quy định thủ tục truyền tài liệu qua mạng điện thoại chuyển mạch công cộng và các mạng tương thích.

Các hình thức gửi fax hiện nay

Cách gửi fax bằng máy fax

1. Kiểm tra thiết bị và đường truyền

   Đảm bảo máy có giấy, mực, nguồn điện và kết nối điện thoại hoặc mạng phù hợp.

2. Chuẩn bị tài liệu

   Tháo ghim, làm phẳng giấy và sắp xếp đúng thứ tự. Không đưa giấy rách, ẩm hoặc quá nhỏ vào bộ nạp.

3. Đặt tài liệu vào khay

   Kiểm tra ký hiệu để biết mặt cần quét hướng lên hay xuống. Mỗi dòng máy có cách đặt khác nhau.

4. Nhập số fax

   Nhập mã vùng, số thuê bao và số truy cập đường ngoài nếu tổng đài nội bộ yêu cầu.

5. Nhấn gửi

   Chọn chế độ đen trắng, màu hoặc độ phân giải nếu máy hỗ trợ, sau đó bắt đầu truyền.

6. Kiểm tra báo cáo

   Lưu confirmation report hoặc transmission report nếu tài liệu quan trọng. Gọi xác nhận khi cần bảo đảm đúng người đã nhận.

Cách gửi fax bằng máy tính Windows

Hướng dẫn cũ kiểu nhấp biểu tượng Fax trên Desktop không áp dụng đồng nhất cho máy tính hiện nay. Trên Windows 11, Windows Fax and Scan không còn được cài sẵn sau phiên bản 22H2; Microsoft cung cấp nó dưới dạng Feature on Demand trong những phiên bản và cấu hình được hỗ trợ.

Để gửi fax trực tiếp từ Windows, máy tính vẫn cần:

• Windows Fax and Scan hoặc phần mềm tương thích.
• Fax modem và đường điện thoại, hoặc fax server/dịch vụ được cấu hình.
• Driver thiết bị hoạt động đúng.
• Số fax hợp lệ của bên nhận.

Các bước tổng quát trên Windows 11

1. Vào Settings → System → Optional features.
2. Chọn View features, tìm “Windows Fax and Scan” và cài đặt nếu thiết bị hỗ trợ.
3. Mở Windows Fax and Scan, thêm fax modem hoặc kết nối fax server.
4. Chọn New Fax, nhập số nhận, tiêu đề và nội dung.
5. Đính kèm tệp hoặc gửi tài liệu từ ứng dụng hỗ trợ in qua fax driver.
6. Kiểm tra trạng thái trong Outbox và Sent Items.

Nếu không có fax modem hoặc hạ tầng điện thoại tương thích, việc cài ứng dụng không đủ để gửi fax. Trong trường hợp này, fax online thường dễ triển khai hơn.

Cách nhận fax bằng máy tính

Windows có thể nhận fax khi máy tính được kết nối với fax modem hoặc fax server và dịch vụ được thiết lập nhận tự động. Bản nhận có thể được lưu vào Inbox, chuyển đến thư mục hoặc in theo cấu hình.

Cách gửi fax online

Quy trình giữa các nhà cung cấp có thể khác nhau, nhưng thường gồm:

1. Đăng ký tài khoản và chọn số fax nếu cần nhận fax.
2. Tải lên PDF, DOCX hoặc ảnh theo định dạng được hỗ trợ.
3. Nhập số nhận theo chuẩn quốc gia hoặc quốc tế.
4. Thêm cover page và nội dung.
5. Gửi tài liệu.
6. Nhận email hoặc thông báo xác nhận.

Tiêu chí chọn dịch vụ fax online

• Quốc gia và đầu số được hỗ trợ.
• Khả năng giữ số hoặc cấp số riêng.
• Mã hóa khi truyền và khi lưu.
• Thời gian lưu bản fax.
• Quyền truy cập và xác thực đa yếu tố.
• Vị trí lưu trữ dữ liệu.
• Cam kết xóa dữ liệu và xuất nhật ký.
• Giới hạn trang, tệp và chi phí vượt mức.
• Khả năng ký thỏa thuận xử lý dữ liệu nếu cần.

Doanh nghiệp cần xem fax online là một dịch vụ đám mây, không phải đường truyền “ngoài Internet”. Tài liệu có thể đi qua hệ thống của nhà cung cấp, vì vậy chính sách bảo mật và lưu trữ rất quan trọng.

Fax có bảo mật hơn email không?

Không thể kết luận fax luôn bảo mật hơn email. Mỗi phương thức có bề mặt rủi ro khác nhau.

Hướng dẫn của Bộ Y tế Hoa Kỳ về dữ liệu y tế cho thấy khi gửi fax cần có biện pháp hợp lý như xác nhận số nhận, lưu sẵn số thường dùng và đặt máy ở vị trí an toàn. Điều này cho thấy bản thân fax không tự tạo ra bảo mật; an toàn phụ thuộc quy trình.

Bản fax có giá trị pháp lý không?

Tại Việt Nam, Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ ngày 1/7/2024 và liệt kê fax là một hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu. Luật cũng quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa mọi bản fax đều mặc nhiên là bản gốc, chứng cứ quyết định hoặc thay thế mọi yêu cầu về chữ ký. Giá trị cụ thể còn phụ thuộc:

• Loại giao dịch và luật chuyên ngành.
• Khả năng xác định người gửi và người ký.
• Tính toàn vẹn của tài liệu.
• Khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu.
• Thỏa thuận giữa các bên.
• Yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc hình thức bắt buộc.
• Tài liệu gốc và chứng cứ đi kèm.

Luật cũng quy định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký cá nhân trên văn bản giấy khi đáp ứng điều kiện. Vì vậy, khẳng định “chữ ký trên fax thường có giá trị hơn chữ ký điện tử” là không chính xác.

Fax không lỗi thời chỉ vì nó cũ, và cũng không an toàn chỉ vì nó không giống email. Giá trị của fax nằm ở việc còn phù hợp với quy trình nào, còn rủi ro nằm ở chỗ doanh nghiệp có kiểm soát đúng số nhận, quyền truy cập, lưu trữ và chứng cứ hay không.

Anh Thắng Giấu Tên – CEO Xuyên Việt Media

Ưu điểm và hạn chế của fax

Fax còn được sử dụng trong những lĩnh vực nào?

Dù giảm mạnh trong giao tiếp văn phòng phổ thông, fax vẫn tồn tại khi:

• Cơ quan hoặc đối tác yêu cầu tiếp nhận bằng số fax.
• Hệ thống nghiệp vụ cũ chưa tích hợp email hoặc API.
• Tổ chức cần truyền bản sao từ tài liệu giấy.
• Mạng lưới bệnh viện, phòng khám hoặc bảo hiểm còn quy trình fax.
• Doanh nghiệp giao dịch với quốc gia hoặc ngành nghề vẫn dùng fax.
• Fax server được tích hợp vào quy trình tài liệu nội bộ.

Việc một ngành vẫn dùng fax không chứng minh đây là lựa chọn tốt nhất. Doanh nghiệp nên đánh giá chi phí, bảo mật, khả năng tìm kiếm, lưu trữ và yêu cầu pháp lý trước khi tiếp tục duy trì.

Một số lỗi thường gặp khi gửi fax

Lưu ý khi sử dụng máy fax

• Đặt máy ở nơi khô, thoáng và hạn chế người không có nhiệm vụ tiếp cận.
• Không dùng giấy rách, nhăn, ẩm hoặc có ghim.
• Vệ sinh kính quét và bộ nạp tài liệu định kỳ.
• Dùng vật tư phù hợp với hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Kiểm tra bộ nhớ lưu fax và chính sách xóa dữ liệu.
• Sao lưu danh bạ trước khi thay thiết bị.
• Cập nhật firmware cho máy in đa chức năng có kết nối mạng.
• Đổi mật khẩu quản trị mặc định.
• Tắt giao thức hoặc cổng mạng không sử dụng.
• Thực hiện quy trình xóa dữ liệu khi bán hoặc thanh lý máy.

Fax marketing là gì?

Fax marketing là hình thức gửi tài liệu quảng cáo, báo giá hoặc giới thiệu sản phẩm qua fax. Kênh này hiện ít phổ biến hơn email, SMS, website và mạng xã hội.

Doanh nghiệp không nên xem fax marketing là kênh “chi phí thấp, bảo mật cao” hoặc gửi hàng loạt đến số thu thập được. Quảng cáo fax không được yêu cầu có thể:

• Làm tốn giấy và mực của người nhận.
• Chiếm đường dây hoặc thiết bị.
• Tạo phản ứng tiêu cực với thương hiệu.
• Vi phạm quy định chống quảng cáo không mong muốn ở một số quốc gia.
• Làm lộ dữ liệu nếu gửi nhầm bộ phận.

Nguyên tắc tối thiểu khi dùng fax marketing

• Chỉ gửi khi có quan hệ hoặc sự đồng ý phù hợp.
• Xác định rõ người gửi và mục đích.
• Cung cấp cách từ chối nhận tiếp.
• Không giả mạo số gửi hoặc danh tính.
• Không gửi dữ liệu cá nhân không cần thiết.
• Kiểm tra pháp luật tại nơi người nhận sinh sống.
• Lưu bằng chứng về sự đồng ý và yêu cầu ngừng nhận.

Trong phần lớn trường hợp, doanh nghiệp có thể xây kênh bền vững hơn bằng website, nội dung tìm kiếm và hệ thống chăm sóc có sự đồng ý. Dịch vụ viết bài SEO giúp doanh nghiệp tạo tài liệu có thể được khách hàng chủ động tìm thấy, thay vì gửi quảng cáo không được yêu cầu.

Nếu website đang dùng form nhận tài liệu, quy trình tải PDF hoặc tích hợp fax online, cần theo dõi bảo mật, backup và quyền truy cập trong hoạt động quản trị website.

Câu hỏi thường gặp về fax

Kết luận

Fax là công nghệ truyền bản sao tài liệu bằng cách quét, mã hóa, gửi qua mạng viễn thông và tái tạo ở đầu nhận. Fax hiện có nhiều hình thức, từ máy truyền thống và máy in đa chức năng đến fax server, Fax over IP và fax online.

Khi sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra số nhận, bảo vệ bản in, quản lý bộ nhớ thiết bị và hiểu rõ quy định pháp lý. Fax không tự động bảo mật hơn email; bản fax có chữ ký cũng không mặc nhiên có giá trị hơn tài liệu điện tử được ký đúng tiêu chuẩn.

Đối với quy trình mới, hãy đánh giá xem fax có thật sự cần thiết hay chỉ đang được duy trì vì thói quen. Nếu đối tác hoặc cơ quan vẫn yêu cầu fax, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình gửi–nhận và lưu trữ. Nếu không, tài liệu số có chữ ký điện tử, quyền truy cập và nhật ký rõ ràng thường thuận tiện hơn cho tìm kiếm, cộng tác và kiểm soát.