Fax là thuật ngữ quá quen thuộc đối với cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên, không phải mọi người ai cũng hiểu một cách đầy đủ về fax. Cùng khám phá ngay bài viết dưới đây cùng Xuyên Việt Media để nắm được fax như thế nào nhé.

Mục lục nội dung

Fax là gì? Những khái niệm liên quan

Fax là gì?

Fax có nghĩa là điện thư. Đây là một kỹ thuật được sáng chế bởi nhà khoa học nổi tiếng đến từ Anh Alexander Bain. Nó đã được nhiều nhà khoa học khác nghiên cứu và phát triển cho đến ngày nay.

Máy fax là gì?

Máy fax là một thiết bị điện tử có chức năng chính là gửi đi các thông tin được copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện này. Các máy fax sẽ quét toàn bộ thông tin người dùng cần gửi sau đó chuyển thành tín hiệu và gửi đến người nhận thông qua hệ thống đường dây điện. Sau khi tín hiệu được truyền đi, bên phía người nhận sẽ tiến hành trao đổi các tín hiệu đó và in thành văn bản.

Hiểu một cách đơn giản, máy fax là một thiết bị được dùng để gửi tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại. Thiết bị còn có tên gọi khác là máy telefax hay máy viễn thông. Đường truyền được gọi là “faxes” và nó có thể thực hiện giữa 2 máy fax hoặc giữa máy tính với máy fax hoặc dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận và gửi fax.

Số fax có bao nhiêu số?

Cũng giống như số điện thoại, số fax được sử dụng để người dùng phân biệt được địa chỉ mà họ cần gửi để tránh trường hợp gửi sai. Nhằm trao đổi thông tin với đối tác thì mọi người cũng đừng quên gửi cho họ số fax của công ty mình. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà mỗi công ty hay cá nhân có thể trang bị một hoặc nhiều số fax khác nhau.

Vậy, số fax có bao nhiêu số? số fax là một dãy số ký tự các số fax này thường được công ty lựa chọn theo số điện thoại của công ty. Ví dụ như công ty Quang Dũng có số Fax: +84 (8) 3823 3618,…

Gửi fax là gì?

Gửi fax là hoạt động gửi thông tin đến cho doanh nghiệp, đối tác dựa trên số fax mà họ cung cấp. Hình thức này giúp người dùng gửi thông tin nhanh chóng mà hiệu quả cao hơn so với hình thức gửi thông thường khác.

Cách hoạt động của máy fax

Quét tài liệu: Máy fax quét nội dung của tài liệu gốc.
Mã hóa thông tin: Dữ liệu được chuyển thành tín hiệu điện và gửi qua đường dây điện thoại.
Giải mã & in tài liệu: Máy fax ở đầu nhận sẽ giải mã tín hiệu và in ra bản sao của tài liệu gốc.

Ứng dụng của fax

Gửi tài liệu nhanh chóng giữa các doanh nghiệp, tổ chức.
Bảo mật tốt hơn so với email, vì fax ít bị tin tặc xâm nhập.
Được tín nhiệm trong giao dịch pháp lý, vì chữ ký trên fax thường có giá trị hơn chữ ký điện tử

Cách sử dụng fax là gì?

Cách gửi Fax bằng máy tính

Khi muốn gửi Fax bằng máy tính người dùng chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop
Mở cửa sổ của chương trình Fax
Nhấn chuột vào nút New Fax
Chọn File
Chọn tiếp Send a Fax
Khi xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, bạn chỉ cần nhấn Next để tiếp tục.
Nhập tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To
Nhập số Fax (hoặc số điện thoại được kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number
Nếu nơi muốn gửi Fax đã có sẵn trong sổ địa chỉ thì có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào Address Book
Người dùng có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn Add và tiếp tục nhập thêm Tên, số Fax khác
Sau khi nhập xong cần nhấn Next để tiếp tục

Cách nhận Fax bằng máy tính

Khi có tín hiệu Fax gửi đến, nếu máy của bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax thì chương trình sẽ tự động kết nối để biết được mình đang nhận Fax. Trong trường hợp không thiết lập chế độ tự động nhận Fax. Thì bạn có thể mở chương trình Fax, nhấn vào Receive now hoặc truy cập File, chọn Receive a fax now để tự động nhận Fax.

Lưu ý khi gửi Fax

Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ đều nằm trong Outbox. Khi đã được gửi thành công, những bản này sẽ được lưu trong mục Send Items. Riêng các bản Fax nhận sẽ lưu trong mục Inbox. Bạn nên nhớ những mục này để tiện tìm kiếm Fax trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, tùy theo kiểu thiết lập trong quá trình cài đặt mà các bản Fax có thể sẽ được in thẳng ra máy in sau khi nhận hoặc lưu trữ thêm bản sao trong thư mục được hệ thống chỉ định.

Đặc biệt, ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax có sẵn của Windows, bạn còn có thể gửi Fax bằng các chương trình từ những ứng dụng khác có chức năng in như Word, Excel, chương trình xử lý ảnh,

Một số lưu ý khi sử dụng máy Fax

Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn, ẩm mốc hoặc nhàu nát
Không sử dụng các loại giấy đã được in trên 1 mặt để tái chế in Fax
Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp, dễ bị dính nước
Không nên đặt máy Fax ở nơi có nhiệt độ cao
Kiểm tra giấy trước khi in, không in trên giấy bị dính
Thường xuyên lau chùi, kiểm tra định kỳ máy Fax
Sử dụng giấy chất lượng tốt để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax

Ứng dụng fax trong marketing

Fax marketing là một hình thức tiếp thị trực tiếp, trong đó doanh nghiệp sử dụng máy fax để gửi tài liệu quảng cáo, thông tin sản phẩm hoặc ưu đãi đến khách hàng tiềm năng. Mặc dù không còn phổ biến như email marketing, fax marketing vẫn có một số lợi ích nhất định

Lợi ích của fax marketing

Chi phí thấp: So với các chiến dịch quảng cáo trực tuyến, fax marketing có thể tiết kiệm chi phí hơn.
Tăng cường mối quan hệ khách hàng: Gửi tài liệu trực tiếp qua fax giúp tạo sự kết nối cá nhân hơn với khách hàng.
Nâng cao nhận diện thương hiệu: Quảng cáo qua fax có thể tiếp cận khách hàng một cách trực tiếp và dễ dàng hơn.
Bảo mật cao: Fax ít bị ảnh hưởng bởi các cuộc tấn công mạng so với email.

Chiến lược fax marketing hiệu quả

Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng: Chỉ gửi fax đến những người có khả năng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ.
Thiết kế nội dung hấp dẫn: Sử dụng hình ảnh, thông điệp rõ ràng để thu hút sự chú ý.
Tuân thủ quy định pháp lý: Một số quốc gia có luật hạn chế quảng cáo qua fax, cần đảm bảo tuân thủ

Kết luận

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết về định nghĩa Fax hay số Fax là gì. Cùng một số thông tin nhỏ về cách sử dụng loại máy fax. Hy vọng bài viết của Xuyên Việt Media có thể giúp ích được cho bạn thêm nhiều thông tin bổ ích và ý nghĩa.

5/5 - (1 bình chọn)

Fax là gì: Khái niệm, nguồn gốc và cách dùng