PO là gì ? Chúng ta có thể hiển đơn giản đây là loại giấy tờ đặt hàng hay xác nhận đặt hàng được thoả thuận giữa người mua và người bán. Đơn đặt hàng PO có giá trị giằng buộc giữa bên mua và bên bán để đi đến một giao dịch mua bán hành thành. PO được được xem là loại giấy tờ tương đối quan trọng được sử dụng phổ biến trong kinh doanh, xuất nhập khẩu hiện nay. Vậy cùng chúng tôi đi điểm thêm một số thông tin và khái niệm PO qua bài viết này nhé.
PO là gì?
Để nắm rõ được PO là gì trước tiên chúng ta cần biết PO là 2 từ viết tắt của cụm từ ” Purchase order “. Đây được hiểu là một loại giấy tờ xác nhận đặt hàng hay đơn đặt hàng được tạo nên từ thoả thuận của người mua và người bán. Mục đích của giấy tờ PO là nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên mua bán. Khi người mua và người bán đạt được thoả thuận mua bán với nhau thì lúc này người mua hàng tiến hành cung cấp giấy PO cho bên bán
Khi giấy xác nhận đặt hàng PO đã được bên mua cung cấp cho bên bán thì lúc này nghĩa vụ của bên bán là chuẩn bị đầy đủ số lượng hàng hoá đảm bảo chất lượng đã được thể hiện trên PO để cung cấp cho bên mua, ngược lại bên mua có trách nhiệm phải nhận hàng và thanh toán đầy đủ cho bên bán khi đã nhận hàng đầy đủ.
Hiên nay giấy tờ PO được xem là loại có vai trò tương đối quan trọng trong các ngành kinh doanh, xuất nhập khẩu. Đặc biệt là các giao dịch hàng hóa là các thiết bị công nghiệp bởi trên PO sẽ thể hiện các thông số kỹ thuật cơ bản
Mục đích của việc sử dụng Po là gì?
Po là gì? Mục đích của việc sử dụng Po như thế nào? Dưới đây sẽ là những lý do mà các công ty, doanh nghiệp thường sử dụng phổ biến loại giấy tờ này
Po được xem như là một loai chứng từ giúp cho người mua quản lý được hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ bên ngoài. Đó là bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp cho hoạt động kinh doanh và sản xuất. Ngoài ra, còn quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với những khoản công nợ cần phải trả cho người bán.
Purchase order cũng được xem như là một cơ sở pháp lý khi bên bán không cung cấp đủ số lượng hàng như nội dung trong đơn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động quá trình sản xuất kinh doanh của bên người mua.
Po cũng sẽ giúp bảo vệ cho phía bên bán nếu như bên mua không thanh toán đầy đủ số tiền hàng như trong hợp đồng.
Cách quản lý hiệu quả Po là gì?
Po là một trong nhưng loại chứng từ vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy mà việc quản lý Po đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được tối đa rủi ro trong quá trình làm việc.
- Hồ sơ của nhà cung cấp cần phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, dễ tiếp cận. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm nhà cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Cần triển khai hệ thống duyệt mua hàng để có thể kiểm soát được vấn đề chi phí cũng như viêc tránh quản lý tài chính còn yếu kém. Việc triển khai hệ thống này đúng cách sẽ giúp hạn chế được việc đặt hàng không đạt yêu cầu. Hay tránh được những đơn hàng trùng lắp hoặc cùng một loại hàng
- Phải đưa ra các đề mục cần được kiểm tra và đánh giá lại. Từ đó sẽ giúp duy trì dữ liệu một cách chính xác về các đơn đặt hàng. Qua đó, có thể đảm bảo được chính xác cũng như các thông tin đều được điền đầy đủ.
- Việc quản lý hồ sơ và tài liệu sẽ giúp cho việc đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cũng cần phải đảm bảo lưu trữ đúng cách để ngăn ngừa tình trạng thất thoát, nhầm lẫn,… Đặc biệt là có thể đảm bảo tính bảo mật của các Po
- Quy trình huỷ đơn hàng cũng cần rõ ràng, dễ hiểu. Khi đơn Po bị huỷ thì cũng cần phải có văn bản gồm những thông tin liên quan và chữ ký 2 bên. Khi đơn hàng Po bị huỷ thì cũng cần phải lưu trữ cùng với các tài liệu liên quan.
Nội dung của PO
Đơn đặt hàng có nhiều cách trình bày và định dạng khác nhau, tùy theo mục đích, yêu cầu của từng công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, một PO về cơ bản sẽ phải thực hiện được các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên mua;
- Số PO ( PO được đánh số theo quy tắc bên mua đề ra);
- Ngày đặt hàng;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên bán;
- Mô tả hàng hoá, dịch vụ;
- Thông số kỹ thuật, chất lượng;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Tổng số tiền;
- Ngày giao hàng;
- Cách thức giao hàng;
- Điều khoản thanh toán;
- Các điều khoản, lưu ý khác.
Tham khảo thêm:
- Lý lịch tư pháp là gì? Xin cấp ở đâu? Mất phí bao nhiêu? Cập nhập tin tức mới nhất
- Thuế môn bài là gì? Các bậc thuế & hạn nộp thuế môn bài mới nhất 2022
Lời kết:
Trên đây là tất cả những thông tin về Po là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng sau bài viết này bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích. Để từ đó có thể triển khai và quản lý một cách có hiệu quả hơn. Ngoài ra Xuyenvietmedia còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như: dịch vụ viết bài seo, dịch vụ quản trị web, dịch vụ thiết kế web, dịch vụ mua bán web, dịch vụ backlink, seo tổng thể…
