Google Docs là gì? Đây là công cụ soạn thảo văn bản nhanh và chỉnh sửa tương tự như Microsoft Word, nhưng có nhiều tính năng nổi bật hơn. Bạn hãy cùng Xuyên Việt Media khám phá Google Docs và cách sử dụng tiện ích này trên máy tính một cách đơn giản.
Google Docs là gì?
Google Docs là gì?Google Docs là một trong những công cụ xử lý văn bản online tiện dụng nhất của Google. Công cụ này đang cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình chiếu đoạn văn bản một cách dễ dàng trên Internet.
Cách thức hoạt động
Google Docs là gì? Cách sử dụng ra sao? Để sử dụng được Google Docs, người dùng phải có một chiếc điện thoại hoặc máy tính đăng nhập tài khoản Google cũng như kết nối với mạng Internet.
Google Docs thường hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết chung với máy chủ. Tất cả các nội dung khi bạn soạn thảo trên Google Docs sẽ được công cụ tự động lưu lại.
Mỗi tài khoản của bạn khi sử dụng sẽ được cung cấp dung lượng lưu trữ và các định dạng dữ liệu sử dụng miễn phí. Khi người dùng đã hết dung lượng, thì bắt buộc bạn phải mua thêm dung lượng mới. Mỗi tài khoản Google sẽ có 15GB dung lượng miễn phí bao gồm các dữ liệu lưu trong Google Drive và Mail.
Ưu điểm
Công cụ này sử dụng hoàn toàn miễn phí, việc soạn thảo văn bản rất nhanh, Google Docs còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng trực tuyến khác như: Nhập dữ liệu bằng giọng nói, trình chiếu slide, bạn có thể nhận xét và trò truyền trực tiếp trên tài liệu…
Công cụ này cho phép người dùng tạo tài liệu online và chia sẻ cho nhiều người. Những người dùng còn có quyền được xem và chỉnh sửa tài liệu trong cùng một lúc. Đặc biệt, công cụ còn hỗ trợ cho người dùng chỉnh sửa khi không có mạng.
Nhược điểm
Văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải về máy có thể gặp một vài lỗi về vấn đề định dạng. Một vài trường hợp khi chèn hình vào trong văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa được tài liệu hoặc thậm chí không dùng được các tính năng khác.
Công cụ xử lý văn bản
Google Docs hoạt động với sự hỗ trợ của nhiều công cụ xử lý văn bản và trình chiếu như Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Trong đó, mỗi công cụ sẽ có chức năng riêng, cụ thể như:
- Document: Đa dạng nhiều tính năng về công cụ soạn thảo như: căn lề, chỉnh khoảng cách dòng, soạn thảo văn bản như Microsoft Word.
- Spreadsheet: Tính năng tương tự như Excel, dùng để thực hiện các nội dung liên quan đến bảng tính toán số liệu.
- Presentation: Công cụ này hỗ trợ tạo slide trình chiếu, thuyết trình.
- Drawing: Công cụ vẽ cơ bản này có thể được sử dụng để vẽ biểu đồ.
- Form: Tạo mẫu khảo sát trực tuyến.
Các tính năng trên Google Docs
Hiện nay tính năng soạn thảo cơ bản và khá giống với Word, Google Docs còn bổ sung và cải tiến rất nhiều tiện ích cho người dùng. Vậy những tiện ích đó trên Google Docs là gì? Chúng ta có nhắc đến như: chế độ làm việc trực tuyến với nhiều người, tự động lưu nội dung mà không làm mất văn bản nếu gặp sự cố như khi làm việc trên Word. Các tính năng cơ bản trên Google Docs người dùng cần lưu ý phải kể đến như:
Cung cấp công cụ soạn thảo
Google Docs là gì? Google Docs cung cấp những gì? Google Docs cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ chỉnh sửa, được hiển thị ở ngay phần trên cùng của giao diện. Trong mỗi tab sẽ có các lựa chọn chỉnh sửa khác nhau cực kỳ tiện ích với người dùng.
Tính năng soạn thảo văn bản thông qua giọng nói, hỗ trợ bạn nhập tài liệu thông qua nội dung được thu âm trực tiếp giúp người dùng tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc. Tính năng này là ưu điểm quan trọng của Google Docs so với nhiều phần mềm soạn thảo văn bản khác, kể cả là Word Office.
Google Docs là gì? Các tính năng bổ sung
Để có thể sử dụng tính năng này hiệu quả, bạn cần tạo sẵn bảng mục lục trên Google Docs với các headings chính trong văn bản. Bạn có thể chọn ngay Normal text ở vị trí trên cùng bên trái bạn sẽ thấy các tùy chọn bên dưới, tùy vào mục đích của người sử dụng mà bạn chọn tính năng phù hợp để sử dụng.
Hỗ trợ chia sẻ
Tính năng hỗ trợ chia sẻ tại Google Docs cho phép nhiều người xem. Bạn có thể sửa đổi các tài liệu trên Google Docs thông qua việc nhập tên thành viên bạn muốn cho xem, chỉnh sửa hoặc gửi link chia sẻ file. Tài liệu Google Docs này có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc với nhiều tài khoản người dùng khác nhau và tên của các thành viên sẽ được hiển thị trên giao diện.
Sau mỗi lần chỉnh sửa bạn có thể chọn nội dung đều được tự động lưu lại trong phần lịch sử để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần. Bạn cũng không phải lo về việc bị mất dữ liệu hay phải nhập lại nội dung nếu không may gặp sự cố về thiết bị hay về kết nối mạng.
Xem Thêm >>
- Google Camera Mod là gì? Những lợi ích thiết thực nhất
- Google Slide là gì? Công cụ hỗ trợ mang lại hiệu quả cao
Làm việc ngoại tuyến
Các chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, được chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến và không kết nối mạng Internet. Để có thể thực hiện tùy chọn này, người dùng chọn vào biểu tượng có 3 dấu gạch ngang và chọn Cài đặt. Khi đó sẽ có nhiều lựa chọn hiện ra và bạn bật chế độ ngoại tuyến để sử dụng tính năng này.
Kết luận
Bài viết trên đây của Xuyên Việt Media đã đưa ra những thông tin tổng quát nhất về Google Docs là gì và những chia sẻ về các tính năng rất tiện ích của ứng dụng này. Khi sử dụng tiện ích này có những ưu điểm khá rõ rệt để có thể phục vụ quá trình học tập và làm việc của người dùng nhanh chóng.
