ERP là gì: Vai trò và ứng dụng của phần mềm ERP

Bạn đã bao giờ rơi vào tình cảnh cần một báo cáo doanh thu tổng hợp để trình bày trước hội đồng quản trị vào sáng mai, nhưng kế toán bảo “chưa chốt số”, kinh doanh báo “chưa cập nhật đơn hàng”, và kho vận thì đang loay hoay kiểm kê? Đó là cơn ác mộng dữ liệu rời rạc mà hàng nghìn CEO tại Việt Nam đang đối mặt mỗi ngày.

Dữ liệu không đồng nhất không chỉ làm chậm quy trình ra quyết định mà còn tạo ra những “lỗ hổng” tài chính khổng lồ. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần đến phần mềm ERP – hệ thống được ví như “hệ thần kinh trung ương” điều phối mọi hoạt động của tổ chức.

Tại Xuyên Việt Media, chúng tôi không chỉ tư vấn về content hay marketing, chúng tôi hiểu rằng một chiến dịch marketing thành công sẽ vô nghĩa nếu hệ thống vận hành phía sau gãy đổ. Bài viết này sẽ là tài liệu chuyên sâu giúp bạn hiểu rõ bản chất, phân loại và lộ trình triển khai ERP chuẩn xác nhất.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) hiểu nôm na là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty. Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu như sau:

• R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực. Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
• P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
• E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

ERP là viết tắt của Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Tuy nhiên, định nghĩa dịch word-by-word này thường khiến nhiều người khó hình dung. Hãy hiểu đơn giản: ERP là một nền tảng phần mềm duy nhất tích hợp tất cả các dữ liệu và quy trình quản lý của doanh nghiệp vào một hệ thống thống nhất.

Thay vì sử dụng phần mềm kế toán riêng, phần mềm quản lý kho riêng, phần mềm nhân sự riêng và phần mềm bán hàng riêng, ERP gom tất cả lại. Khi một nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng trên hệ thống, ngay lập tức:

• Kho nhận được lệnh xuất hàng.
• Kế toán ghi nhận doanh thu và công nợ.
• Bộ phận mua hàng nhận cảnh báo nếu tồn kho xuống dưới mức an toàn.
• Giám đốc nhìn thấy báo cáo lợi nhuận theo thời gian thực.

Đó là sức mạnh của sự đồng bộ hóa dữ liệu hay còn gọi là Data Centralization.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn việc mua một phần mềm kế toán tốt là đã đủ. Thực tế, phần mềm đơn lẻ chỉ giải quyết vấn đề cục bộ (Silo). ERP giải quyết bài toán tổng thể (Holistic). Sự khác biệt nằm ở khả năng luân chuyển dữ liệu tự động giữa các phòng ban mà không cần con người nhập liệu lại, giảm thiểu sai sót đến 99%.

Đặc điểm đặc trưng của ERP

Những đặc điểm cơ bản của ERP gồm như sau:

Khả năng đồng bộ

Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính:

• IT: đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định).
• Phối hợp các phòng ban: đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt).
• Hoạt động của doanh nghiệp: đảm bảo sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.

Sự linh hoạt

Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.

Các phân hệ cốt lõi trong cấu trúc hệ thống ERP

Một hệ thống ERP tiêu chuẩn không phải là một khối bê tông cứng nhắc, mà được cấu thành từ các module (phân hệ) có thể lắp ghép linh hoạt tùy theo nhu cầu doanh nghiệp. Dưới đây là các thực thể quan trọng cấu thành nên ERP:

1. Phân hệ Tài chính – Kế toán (Finance & Accounting)

Đây là xương sống của mọi hệ thống ERP. Nó quản lý sổ cái, các khoản phải thu/phải trả, tài sản cố định và quản lý dòng tiền. Điểm khác biệt so với phần mềm kế toán thông thường là khả năng tổng hợp dữ liệu tài chính từ hoạt động sản xuất và bán hàng ngay lập tức.

2. Phân hệ Quản trị nhân sự (HRM)

Từ việc chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên đến đánh giá KPI. Trong môi trường ERP, chi phí nhân sự sẽ được phân bổ trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dự án một cách chính xác.

3. Phân hệ Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) & Kho vận

Kiểm soát quy trình từ khâu mua nguyên vật liệu, sản xuất đến khi thành phẩm đến tay khách hàng. ERP giúp tối ưu hóa tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc đứt gãy nguồn cung.

4. Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng. Dữ liệu từ CRM giúp đội ngũ Marketing và Sales tại Xuyên Việt Media thấu hiểu hành trình khách hàng để đưa ra các chiến dịch Upsell/Cross-sell hiệu quả.

Phân loại ERP: Cloud ERP hay On-Premise ERP?

Khi quyết định đầu tư, đây là câu hỏi lớn nhất của các CTO và chủ doanh nghiệp. Lựa chọn sai mô hình có thể dẫn đến lãng phí ngân sách khổng lồ.

On-Premise ERP (ERP cài đặt tại chỗ)

Đây là mô hình truyền thống. Doanh nghiệp mua bản quyền vĩnh viễn, tự đầu tư hạ tầng máy chủ (Server), đội ngũ IT để bảo trì và cài đặt phần mềm trực tiếp tại văn phòng.

• Ưu điểm: Bảo mật dữ liệu tuyệt đối (do nằm trong nội bộ), tùy chỉnh sâu theo quy trình riêng.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX) cực lớn, thời gian triển khai lâu, khó truy cập từ xa nếu không có hạ tầng mạng mạnh.
• Phù hợp: Các tập đoàn lớn, ngân hàng, cơ quan nhà nước yêu cầu bảo mật cao.

Cloud ERP (ERP trên nền tảng đám mây)

Mô hình SaaS (Software as a Service). Doanh nghiệp trả phí thuê bao theo tháng/năm, dữ liệu nằm trên máy chủ của nhà cung cấp.

• Ưu điểm: Chi phí ban đầu thấp, triển khai nhanh, truy cập mọi lúc mọi nơi qua internet, dễ dàng mở rộng quy mô.
• Nhược điểm: Dữ liệu nằm ở bên thứ ba (dù các nhà cung cấp lớn bảo mật rất tốt), phí thuê bao tích lũy theo thời gian có thể cao.
• Phù hợp: SME, Startups, doanh nghiệp bán lẻ cần sự linh hoạt.

Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp

Ngoài những ưu điểm nêu trên ERP còn có một số lợi ích rất hữu dụng cho người dùng như sau:

Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên

Một số cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo)

Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh

Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm. “Nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn.

 Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh

Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.

Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu

Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy

Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam.