Sau thời điểm dịch covid hoành hành, phần mềm họp online đã chứng tỏ tầm quan trọng của mình. Nó giúp mọi người có thể làm việc, trao đổi với nhau dù cách trở về địa lý. Trong bài viết này, hãy cùng Xuyên Việt Media tìm hiểu kỹ hơn về đặc điểm, ứng dụng của phần mềm họp online nhé.
Tìm hiểu về họp trực tuyến
Họp online/ họp trực tuyến là hình thức cuộc họp ảo được thực hiện thông qua trình duyệt web hoặc các ứng dụng trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.
Thời gian qua hình thức họp trực tuyến đang phổ biến hơn, ở các công ty lớn nhỏ. Nó thể hiện tính hữu ích cao trong việc kết nối những thành viên ở xa nhau về mặt địa lý.
Nhờ họp trực tuyến, mọi người có thể giúp các thành viên trong công ty làm việc với nhau dù không ở gần nhau. Từ đó cải thiện khả năng, hiệu suất làm việc chung.
Khi nào nên thực hiện các cuộc họp trực tuyến?
Hình thức họp này có thể thay thế họp truyền thống trong trường hợp bắt buộc (như đại dịch covid). Ngoài ra, nó cũng giúp công ty có thể tổ chức họp thường xuyên, thậm chí là hàng ngày để trao đổi công việc mà không tiêu tốn quá nhiều thời gian.
Hiện tại, họp trực tuyến còn thể hiện vai trò của mình trong ngành giáo dục. Có tới 70% các doanh nghiệp sử dụng đào tạo online thông qua hình thức này để phát triển nhân viên, giám sát nhân lực mới.
>>> Tự động hoá bán hàng là gì?
Phần mềm họp online là gì?
Trước đây, các cuộc họp trực tuyến chủ yếu thông qua các nền tảng liên lạc trực tuyến phổ biến sẵn có. Như Zalo, Skype… Vì không được phát triển chuyên biệt cho họp trực tuyến, chúng tồn tại những nhược điểm sau:
- Chất lượng đường truyền không tốt;
- Số lượng người tham gia bị hạn chế;
- Hình ảnh truyền tải trong các cuộc họp không thực sự tốt;
- Khả năng truyền âm thanh không đảm bảo;
- Tính bảo mật không cao;
Những phần mềm họp trực tuyến được phát triển được giải quyết vấn đề này. Được phát triển với mục tiêu chuyên biệt, nó giúp nâng cao chất lượng cuộc họp lên rất nhiều.
Đặc biệt, các phần mềm này còn có thể kết nối với các thiết bị hệ thống chuyên biệt. Từ đó, mang lại chất lượng cuộc họp cao dù số lượng người tham gia lớn, ở những địa điểm khác nhau.
Với những doanh nghiệp lớn, mọi người có thể cân nhắc mua các phần mềm trả phí. Từ đó, đảm bảo chất lượng cuộc họp, tính bảo mật của mỗi cuộc họp.
Lợi ích mang lại của phần mềm họp online là gì?
Khi đã tối ưu hoá được hoạt động họp trực tuyến, mọi người có thể yên tâm về những lợi ích sau đây:
- Những người tham gia cuộc họp hoàn toàn chủ động về địa điểm;
- An toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối;
- Tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng;
- Doanh nghiệp có thể nhanh chóng triệu tập cuộc họp bất kỳ lúc nào, không cần nhiều thời gian chuẩn bị;
- Nó giúp mọi người dễ dàng quản lý, giám sát nhân viên một cách hiệu quả hơn;
- Tiết kiệm chi phí tổ chức họp khi không cần thuê hội trường, bỏ tiền cho các chi phí lễ tân;
4 giải pháp họp online bạn nên cân nhắc
Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn những phần mềm họp online hữu ích, được sử dụng nhiều nhất hiện nay nhé.
Google Meet
Nắm được nhu cầu của toàn cầu, Google đã nhanh chóng ra mắt dịch vụ Google Meet. Với dịch vụ này, doanh nghiệp có thể bắt đầu các cuộc họp với 250 người trực tiếp. Và nó cũng có thể phát trực tiếp cho hơn 100.000 người xem cùng lúc. Với bản Google Meet này, doanh nghiệp sẽ cần tới Google Workspace để truy cập và sử dụng.
Skype Meet Now
Vốn là một phần mềm liên lạc thông thường, Skype đã thêm tính năng mới là Skype Meet Now. Tính năng này cho phép mọi người tạo phòng họp online thông qua video call tiện lợi.
Vẫn giữ những đặc điểm thông thường của skype, skype meet now cho phép cuộc họp thực hiện lâu dài hơn, số lượng thành viên đông đảo. Mọi người cũng có thể chiếu slide thuyết trình trên nền tảng. Nội dung cuộc họp cũng có thể lưu trên trang hơn 30 ngày.
FreeConference
Ngược với tên gọi, phần mềm này cho phép người dùng tổ chức họp online nhưng có tính phí. Với bản miễn phí, mọi người chỉ có thể tổ chức cho 5 người tham gia mà thôi.
Điểm mạnh của FreeConference là mỗi cuộc họp có thể tổ chức cùng lúc với 1.000 người tham gia. Người dùng có thể cài ứng dụng trên cả điện thoại iOs và Android. Hoặc sử dụng chính trình duyệt thay vì cài phần mềm.
Apache OpenMeetings
Phần mềm hội nghị này sử dụng mã nguồn mở, cung cấp nhiều tuỳ chọn khác nhau. Mọi người có thể họp chỉ có âm thanh, có video hoặc âm thanh kết hợp với video/ hình ảnh.
Apache OpenMeetings cũng có thể giúp bạn gửi lời mời thông báo về thời gian diễn ra cuộc họp. Từ đó, mọi người có thể cùng tham gia cuộc họp đúng lúc.
Lời kết
Như vậy, Xuyên Việt Media đã cùng bạn tìm hiểu về phần mềm họp trực tuyến tốt. Hy vọng những thông tin này hữu ích đối với bạn. Nếu bạn cần tìm hiểu nhiều hơn về marketing online, các giải pháp phát triển doanh nghiệp, gọi ngay cho xuyên Việt Media để được tư vấn nhé.
