BPO là gì? Cơ hội, thách thức của nghề BPO

Bạn đang chèo lái con thuyền doanh nghiệp và cảm thấy kiệt sức vì phải ôm đồm quá nhiều thứ? Từ việc tuyển dụng, tính lương, trực tổng đài chăm sóc khách hàng cho đến nhập liệu sổ sách kế toán. Những đầu việc này tuy quan trọng nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu đột phá, lại đang ngốn phần lớn ngân sách và thời gian của bạn.

Đó chính là lúc các nhà quản trị cần nghiêm túc cân nhắc đến giải pháp Business Process Outsourcing hay thường gọi tắt là BPO. Không đơn thuần là việc thuê nhân sự bên ngoài, BPO là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp “gọt giũa” bộ máy cồng kềnh, chuyển hóa chi phí cố định thành chi phí biến đổi và dồn toàn lực cho năng lực cốt lõi.

Bài viết này của Xuyên Việt Media sẽ là tài liệu chuyên sâu giúp bạn hiểu tường tận BPO là gì, các mô hình phổ biến và quan trọng nhất là làm sao để ứng dụng nó hiệu quả vào mô hình kinh doanh tại thị trường Việt Nam hiện nay.

BPO là gì?

BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing, thuật ngữ chỉ việc doanh nghiệp thuê một đơn vị thứ ba thực hiện các công việc hoặc quy trình kinh doanh cụ thể thay vì sử dụng nhân sự nội bộ (in-house). Đơn vị cung cấp dịch vụ này chịu trách nhiệm vận hành, quản lý và đảm bảo kết quả đầu ra theo cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) đã ký kết. Điển hình là các doanh nghiệp thuê dịch vụ quản trị website của Xuyên Việt Media để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất tối ưu.

Trước đây, BPO thường chỉ gắn liền với các công ty sản xuất lớn thuê gia công linh kiện. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên số, khái niệm này đã mở rộng sang mảng dịch vụ và công nghệ. Các startup hay tập đoàn đa quốc gia đều xem BPO như một đòn bẩy để tăng tốc độ phát triển.

Có thể hiểu BPO chính là việc ủy thác thác dịch vụ kinh doanh. Bản chất những ngành được liệt vào danh sách BPO là những ngành cần nhiều nhân lực nhưng không cần trình độ quá cao để thực hiện các công việc như nhân viên tổng đài, nhập liệu… Vì vậy, những quốc gia đông dân khu vực Châu Á là điểm nhấn cho hoạt động BPO trên thế giới. Nơi được coi là phát triển rực rỡ nhất của BPO là Philippines với dân số khá đông, nguồn lao động có trình độ cao.

Phân biệt BPO, KPO và LPO

Trong ngành công nghiệp thuê ngoài, chúng ta thường nghe đến các biến thể khác nhau. Việc phân biệt rõ ràng giúp bạn chọn đúng dịch vụ mình cần:

• BPO (Business Process Outsourcing): Tập trung vào các quy trình mang tính quy tắc, lặp lại và tiêu chuẩn hóa cao. Ví dụ: Nhập liệu, trực tổng đài, xử lý đơn hàng.
• KPO (Knowledge Process Outsourcing): Là cấp độ cao hơn của BPO, đòi hỏi nhân sự thuê ngoài phải có chuyên môn sâu, trình độ cao để phân tích và đưa ra quyết định. Ví dụ: Nghiên cứu thị trường, phân tích tài chính, tư vấn luật.
• LPO (Legal Process Outsourcing): Một nhánh nhỏ của KPO chuyên biệt cho ngành luật. Doanh nghiệp thuê ngoài các công việc như soạn thảo hợp đồng, tra cứu pháp lý hay đăng ký sở hữu trí tuệ.

Công việc chính của BPO là gì?

Các công ty BPO ở Việt Nam sẽ tham gia vào 2 lĩnh vực hoạt động chính của công ty đó là front-office và back-office. Đối với front office, BPO sẽ tham gia vào các quy trình hoạt động kinh doanh phục vụ khách hàng hoặc có liên quan đến khách hàng. Cụ thể là: dịch vụ quan hệ khách hàng, marketing, sales,…

Đối với back-office, BPO có thể hỗ trợ là: Quản lý nhân sự, kế toán kiểm toán, dịch vụ CNTT, xử lý thanh toán, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trên thị trường có một số công ty thuê ngoài sẽ hoạt động chuyên về một chức năng cụ thể, ví dụ như: chuyên quản lý nhân sự, chuyên quản lý dòng tiền hoặc chuyên hỗ trợ tư vấn bán hàng…

Cụ thể, các công việc mà công ty Business Process Outsourcing sẽ hỗ trợ khách hàng là: 

• Quản lý tài chính và kế toán: BPO có thể giúp các công ty xử lý các nhiệm vụ như quản lý tài khoản, thanh toán, hạch toán, báo cáo tài chính và thuế.
• Quản lý tài sản: Hỗ trợ quản lý các tài sản vật chất và tài sản trí tuệ của các công ty.
• Quản lý hồ sơ nhân viên: Giúp các công ty quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm đăng ký, quản lý lương, quản lý giấy tờ tùy thân và các nhiệm vụ liên quan khác.
• Hỗ trợ khách hàng: Giúp các doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng thông qua các kênh liên lạc như email, điện thoại hoặc trò chuyện trực tuyến.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Nhân viên BPO có thể giúp các công ty quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm đặt hàng, lập lịch sản xuất, quản lý kho và giao hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng Business Process Outsourcing?

Không phải ngẫu nhiên mà thị trường BPO toàn cầu dự kiến đạt hàng trăm tỷ USD trong những năm tới. Dưới đây là những nỗi đau mà dịch vụ này giải quyết triệt để cho chủ doanh nghiệp:

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Đây là lợi ích nhãn tiền và hấp dẫn nhất. Khi duy trì một bộ phận in-house, bạn không chỉ trả lương cứng mà còn gánh hàng loạt chi phí ẩn: bảo hiểm xã hội, thưởng lễ tết, chi phí tuyển dụng, đào tạo, thuê văn phòng, mua sắm máy móc thiết bị.

Sử dụng BPO giúp biến các khoản chi phí cố định (Fixed Costs) này thành chi phí biến đổi (Variable Costs). Bạn chỉ trả tiền cho khối lượng công việc thực tế được hoàn thành. Ví dụ, thay vì nuôi một đội IT 10 người, bạn chỉ cần thuê ngoài dịch vụ bảo trì hệ thống khi có sự cố hoặc định kỳ hàng tháng.

Tập trung vào năng lực cốt lõi (Core Competency)

Mỗi doanh nghiệp chỉ thực sự xuất sắc ở một hoặc hai lĩnh vực nhất định. Một công ty sản xuất giày dép nên tập trung vào thiết kế mẫu mã và quản lý chuỗi cung ứng, thay vì loay hoay với việc làm sao để chạy quảng cáo Facebook hiệu quả hay xử lý bảng lương nhân viên.

Việc ủy thác các quy trình phụ trợ cho đối tác BPO chuyên nghiệp giúp ban lãnh đạo giải phóng tư duy, tập trung nguồn lực vào R&D và chiến lược phát triển thị trường – những hoạt động trực tiếp tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Tiếp cận công nghệ và chuyên môn cao

Các công ty cung cấp dịch vụ BPO thường đầu tư rất mạnh vào công nghệ và quy trình để tối ưu hiệu suất làm việc cho hàng trăm khách hàng cùng lúc. Khi hợp tác với họ, doanh nghiệp của bạn được thừa hưởng hệ thống phần mềm quản lý hiện đại, quy trình chuẩn ISO và đội ngũ nhân sự lành nghề mà không cần bỏ vốn đầu tư ban đầu.

Ví dụ, tại Xuyên Việt Media, khi khách hàng sử dụng dịch vụ Content, họ được tiếp cận quy trình lên bài chuẩn SEO, công cụ đo lường từ khóa cao cấp và đội ngũ viết bài chuyên sâu mà việc tự xây dựng team in-house sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Cơ hội và rủi ro của BPO là gì?

BPO mang đến nhiều lợi ích cũng như tiềm ẩn nhiều rủi ro mà các doanh nghiệp cần phải chú ý như sau:

Về lợi ích, cơ hội

Những lợi ích của BPO thường mang lại khi sử dụng dịch vụ này có thể kể đến cụ thể gồm:

• Lợi ích về tài chính.
• Hợp đồng BPO có thể cung cấp khả năng sửa đổi các cách thức thực hiện quy trình kinh doanh thuê ngoài, cho phép các công ty phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi động lực, nhu cầu của thị trường.
• Chất lượng cao hơn và hiệu suất tốt hơn bởi vì các quy trình kinh doanh là hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, các nhà cung cấp BPO có một “vị trí tốt” để hoàn thành công việc với độ chính xác, hiệu quả và tốc độ cao hơn.
• BPO cho phép một tổ chức tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các hoạt động giúp phân biệt nó trên thị trường.
• Mở rộng phạm vi kinh doanh.

Về rủi ro

Bên cạnh những cơ hội mang lại thì BPO cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng nói đến như sau:

• Vi phạm an ninh mạng: kết nối công nghệ giữa công ty tuyển dụng và nhà cung cấp BPO tạo ra một điểm xâm nhập khác cho các tác nhân xấu, vì các tổ chức thường cần chia sẻ dữ liệu bảo mật và được quản lý với các nhà cung cấp dịch vụ của họ.
• Nhiều yêu cầu tuân thủ quy định: các tổ chức phải đảm bảo các BPO mà tổ chức thuê phải tuân thủ các luật mà doanh nghiệp phải tuân theo và các nhà cung cấp cũng phải tuân thủ các quy tắc đang chi phối công việc thuê ngoài của tổ chức.
• Chi phí không lường trước hoặc cao hơn: các tổ chức có thể đánh giá thấp khối lượng công việc cần phải hoàn thành, điều này có thể dẫn đến chi phí cao hơn dự kiến.
• Những thách thức trong mối quan hệ: các tổ chức có thể đối mặt với các vấn đề giao tiếp với các nhà cung cấp thuê ngoài của họ hoặc họ có thể nhận thấy rằng có những rào cản trong văn hóa làm việc.
• Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài: tổ chức phải quản lý các mối quan hệ với BPO để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng với chi phí đã thỏa thuận.
• Tăng khả năng bị gián đoạn: Khi các BPO gặp các vấn đề rủi ro như tài chính, bất ổn địa chính trị, thiên tai… Các tổ chức phải xem xét và đưa ra các chiến lược và giải pháp khiến mọi thứ dễ bị gián đoạn.