Google Contacts ra đời và trở thành 1 công cụ tuyệt vời để lưu trữ danh bạ điện thoại của mình mà không lo bị mất danh bạ khi thay điện thoại hay vô tình xóa danh bạ. Bạn có thể dễ dàng lấy lại số điện thoại khi đổi hay sử dụng cùng lúc nhiều điện thoại dòng Android, Window phone hay iOS. Nếu các bạn đang muốn tìm hiểu về Google Contacts là gì tính năng mới này có gì hay vậy thì đừng bỏ lỡ bài viết sau.
Google Contacts là gì?
Google Contacts là một trong những công cụ quản lý liên lạc trên thiết bị điện tử thông minh được sử dụng rộng rãi nhất ngoài kia. Một phần thiết yếu của bộ ứng dụng web của Google có thể giúp lưu trữ và sắp xếp thông tin liên lạc, cả cho mục đích cá nhân khá chuyên nghiệp.
Nếu công ty hay là doanh nghiệp của bạn đang sử dụng G Suite bao gồm Gmail làm máy chủ email, bạn có thể sử dụng Google Contacts làm kho lưu trữ liên lạc rất hiệu quả. Nó được sử dụng hoàn toàn miễn phí và hoạt động tốt cùng với các ứng dụng khác của Google do đó đây là một lựa chọn phổ biến để quản lý danh sách liên hệ.
Nhiều người lầm tưởng Google Contacts chỉ là nơi lưu số điện thoại. Thực tế, đây là một công cụ quản lý liên hệ trực tuyến được tích hợp sâu vào Gmail, Google Calendar và Google Drive. Nó hoạt động như một cơ sở dữ liệu trung tâm, cho phép lưu trữ không chỉ số điện thoại mà còn cả email, địa chỉ, chức vụ, ngày sinh và các ghi chú quan trọng về lịch sử làm việc.
Với cơ chế đồng bộ hóa đám mây (Cloud Sync), mọi thay đổi bạn thực hiện trên máy tính sẽ lập tức cập nhật lên điện thoại và ngược lại. Điều này giải quyết triệt để bài toán phân mảnh dữ liệu mà các doanh nghiệp SME thường gặp phải.
Có thể bạn quan tâm
Tại sao Marketer và chủ doanh nghiệp cần tối ưu Google Contacts?
Trong tư duy quản trị hiện đại, dữ liệu (Data) là dầu mỏ. Việc sử dụng thành thạo Google Contacts mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt:
- Bảo mật tài sản số: Điện thoại có thể hỏng, SIM có thể mất, nhưng tài khoản Google thì luôn ở đó. Dữ liệu khách hàng được bảo vệ an toàn 24/7.
- Tiền đề cho Email Marketing: Google Contacts cho phép bạn xuất dữ liệu (Export) chuẩn định dạng để nạp vào các công cụ gửi mail tự động như Mailchimp hay GetResponse một cách mượt mà.
- Nhận diện khách hàng tức thì: Khi đồng bộ hóa tốt, bất kể khách hàng gọi đến số hotline nào, tên và thông tin của họ sẽ hiện lên, giúp nhân viên sale chào hỏi chuyên nghiệp hơn.
- Tích hợp hệ sinh thái: Khi bạn gõ tên người nhận trong Gmail, Google Contacts sẽ tự động gợi ý địa chỉ email chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Google Contacts hoạt động theo trình tự ra sao?
Google Contacts là gì và hoạt động như thế nào là câu hỏi được nhiều người đặt ra, có thể thấy danh mục này chủ yếu chạy đằng sau hiện trường giúp giữ cho các liên hệ của bạn trên Gmail được sắp xếp và cập nhật. Các liên hệ được tự động thêm vào Google Contacts từ Gmail, nhưng bạn cũng có thể chỉnh sửa và tạo liên hệ mới bằng tay.
Sắp xếp danh bạ
Các nhãn mà người dùng có thể thêm vào mỗi liên hệ trên Google Contacts và các nhãn này sẽ hiển thị trên thanh bên trái trên trang chủ Google Contacts của bạn. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng hình dung những người quen của mình thuộc nhóm nào, cũng như số lượng liên lạc trong mỗi nhóm.
Thêm vào việc hình dung nhãn, bạn cũng có thể xem tổng quan tất cả các liên hệ mà mình thường xuyên liên lạc, các liên hệ khác có thể sáp nhập.
Số liên lạc thường gọi và các số khác
Bạn có thể nhận thấy rằng trên thanh bên trái sẽ có một mục tùy chọn để xem Contacts và ở cuối cùng, một tùy chọn khác cho ‘Other Contacts ‘. Nhưng sự khác biệt giữa hai danh sách này là gì? Trên Contacts các bạn có thể thấy các liên hệ mà bạn đã thêm bằng cách thủ công hoặc được thêm vào Google Contacts thông qua tích hợp hoặc đồng bộ hoá liên hệ thông minh.
Nếu như bạn muốn chuyển liên lạc từ Other Contacts sang Contacts vậy thì bạn chỉ cần chọn họ và nhấp vào nút Add to contacts ngay phía trên danh sách liên hệ. Lý do tốt nhất để làm điều này là bạn đồng bộ hoá cơ sở dữ liệu Google Contacts của bạn với các ứng dụng khác vì trong trường hợp này chỉ có những liên hệ được lưu trữ trong Contacts sẽ được đồng bộ hoá tự động.
Liên hệ hợp nhất – Google Contacts là gì?
Google Contacts ra đời có một tùy chọn tiện lợi để sáp nhập và sửa chữa các liên hệ và nó sẽ tự động phát hiện các hồ sơ liên lạc có thể gấp đôi và hiển thị chúng dưới tuỳ chọn Merge and Fix. Sau đó bạn có thể xem lại các hồ sơ liên lạc này và quyết định có nên sáp nhập hay cập nhật hay không.
Những thay đổi hoàn toàn
Nếu bạn đã phạm sai sót trong lúc cập nhật danh bạ của bạn của mình thì đừng lo, Google Contacts cho phép bạn khôi phục lại danh bạ của bạn vào bất kỳ trạng thái nào trong 30 ngày qua. Do đó chỉ cần nhấp vào biểu tượng thiết lập ở góc trên bên phải màn hình và chọn mục Undo Changes tiếp đến hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn thời điểm để quay lại.
Danh mục liên hệ
Về cơ bản thì thư mục này là danh sách người dùng và địa chỉ email trong tên miền của tổ chức. Đó là cách Google có thể tự động hoàn thành địa chỉ email của bạn dù bạn chưa hề liên hệ với họ. Quản trị viên hệ thống điều khiển những địa chỉ email xuất đã từng xuất hiện trong thư mục, và họ cũng có thể xóa các liên hệ khỏi nó.
Xem Thêm >>
Đồng bộ danh bạ điện thoại bằng Google Contacts
Ngoài thắc mắc Google Contacts là gì thì người dùng còn tò mò không biết cách đồng bộ điện thoại như thế nào, các bạn có thể tham khảo các cách sau.
Đồng bộ danh bạ Android
Để sử dụng Google Contacts để có thể đồng bộ danh bạ trên điện thoại Android, bạn cần làm theo các bước sau. Đầu tiên, bạn hãy tải và cài đặt ứng dụng Google Danh bạ tiếp đến bạn vào mục Cài đặt >Chọn Thêm tài khoản Google > Bật Tự động đồng bộ dữ liệu.
Đồng bộ danh bạ iPhone
Để thực hiện từng bước trong cách đồng bộ danh bạ iPhone, bạn hãy đọc kỹ những hướng dẫn cụ thể sau đây.
- Bước 1: Chọn biểu tượng Settings trên màn hình của iPhone hoặc iPad tiếp đến chọn Account & Passwords.
- Bước 2: Nhấn chọn Add Account sau đó chọn Google rồi nhập email và mật khẩu mail cho Google và nhấn Next.
- Bước 3: Bật Contact thành On và nhấn Save để lưu lại những thay đổi mà bạn vừa thực hiện.
Hướng dẫn thiết lập và sử dụng Google Contacts chuyên nghiệp
Để khai thác tối đa sức mạnh của công cụ này, chúng ta cần đi sâu vào từng tính năng cụ thể. Dưới đây là quy trình chuẩn mà Xuyên Việt Media thường áp dụng.
1. Kỹ thuật Import và Export dữ liệu (Nhập/Xuất)
Nếu bạn đang chuyển từ Outlook, Yahoo Mail hoặc file Excel sang Google, tính năng Import là bước đầu tiên cần thực hiện.
- Chuẩn bị file nguồn: Google Contacts hoạt động tốt nhất với định dạng CSV hoặc vCard. Nếu bạn có file Excel, hãy “Save As” sang định dạng CSV (Comma delimited).
- Thao tác Nhập: Truy cập contacts.google.com, nhìn sang cột trái chọn “Nhập” (Import), sau đó tải file lên. Hệ thống sẽ tự động map các trường thông tin.
- Thao tác Xuất: Khi cần backup dữ liệu hoặc chuyển sang nền tảng CRM khác, bạn chọn “Xuất”. Google cung cấp 3 tùy chọn: Google CSV (dùng cho tài khoản Google khác), Outlook CSV (dùng cho Microsoft Outlook) và vCard (dùng cho iOS Contacts).
2. Sử dụng Nhãn (Labels) để phân khúc khách hàng
Đây là tính năng “ăn tiền” nhất biến Google Contacts thành CRM sơ khai. Thay vì để một danh sách hỗn độn 5000 người, hãy tư duy như một Marketer chuyên nghiệp.
Bạn có thể tạo các Nhãn (Label) như: “Khách hàng VIP”, “Lead tiềm năng tháng 10”, “Nha cung cấp”, “Đối tác Content”. Một liên hệ có thể được gắn nhiều nhãn khác nhau. Khi cần gửi email thông báo khuyến mãi cho nhóm VIP, bạn chỉ cần gõ tên Nhãn vào ô người nhận trong Gmail, hệ thống sẽ tự động điền tất cả email trong nhóm đó.
3. Tính năng “Hợp nhất và sửa lỗi” (Merge & Fix)
Nỗi đau lớn nhất của người làm sale là danh bạ bị trùng lặp: Một khách hàng nhưng có tới 3 mục lưu (1 cái lưu số Mobi, 1 cái lưu số Vina, 1 cái chỉ có email). Điều này gây rối loạn khi tra cứu.
Google Contacts giải quyết vấn đề này bằng thuật toán thông minh. Mục “Hợp nhất và sửa lỗi” sẽ tự động quét toàn bộ danh bạ, phát hiện các liên hệ trùng tên hoặc thông tin và đề xuất gộp chúng lại thành một “Thực thể” duy nhất. Bạn chỉ cần nhấn “Hợp nhất tất cả” và tận hưởng một danh bạ sạch sẽ.
Đồng bộ hóa Google Contacts đa nền tảng
Dữ liệu chỉ có giá trị khi nó được truy cập mọi lúc mọi nơi. Việc đồng bộ hóa cần được thực hiện chính xác trên từng hệ điều hành.
Đồng bộ trên thiết bị Android
Vì Android là “con đẻ” của Google nên việc này diễn ra gần như tự động. Tuy nhiên, hãy kiểm tra lại:
- Vào Cài đặt (Settings) > Google.
- Chọn Cài đặt cho các ứng dụng Google > Đồng bộ hóa Danh bạ Google.
- Đảm bảo trạng thái là “Đồng bộ hóa mọi lúc”.
Đồng bộ trên iPhone (iOS)
Người dùng hệ sinh thái Apple thường gặp khó khăn hơn một chút, nhưng quy trình cũng rất đơn giản:
- Vào Cài đặt > Danh bạ > Tài khoản.
- Thêm tài khoản Google (Gmail) của bạn.
- Bật công tắc tại mục Danh bạ sang màu xanh (ON).
Lưu ý quan trọng: Hãy thiết lập Tài khoản mặc định (Default Account) cho danh bạ là Gmail. Điều này đảm bảo khi bạn lưu số mới trên iPhone, nó sẽ bay thẳng lên đám mây của Google chứ không nằm chết dí trong iCloud hay bộ nhớ máy.
Chiến lược quản trị dữ liệu cùng Google Contacts
Tại Xuyên Việt Media, chúng tôi coi Google Contacts là bước đệm đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp nhỏ. Để công cụ này phát huy tác dụng, bạn cần tuân thủ quy tắc “Đúng – Đủ – Sạch”:
- Đúng: Nhập đúng trường thông tin. Đừng điền email vào ô ghi chú.
- Đủ: Cố gắng thu thập tối đa dữ liệu. Ngày sinh nhật khách hàng lưu trong Google Contacts sẽ tự động hiện lên Google Calendar, nhắc nhở bạn gửi lời chúc chăm sóc khách hàng.
- Sạch: Định kỳ 1 tháng/lần vào mục “Hợp nhất” để dọn dẹp rác dữ liệu.
Kết luận
Google Contacts không chỉ là một cuốn danh bạ điện tử, nó là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tinh gọn, miễn phí và bảo mật cao. Đối với các Marketer và chủ doanh nghiệp, việc làm chủ công cụ này là bước cơ bản để xây dựng một quy trình kinh doanh chuyên nghiệp, dựa trên dữ liệu (Data-driven).
Nếu bạn đã chuẩn hóa được dữ liệu khách hàng và đang tìm kiếm giải pháp để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn nữa thông qua Website và Content Marketing, đội ngũ Xuyên Việt Media luôn sẵn sàng đồng hành cùng chiến lược tăng trưởng của bạn.
Tin liên quan khác
