Chúng ta phải thực hiện nhiều công việc mỗi ngày. Chắc hẳn đôi lúc bạn sẽ sơ xuất bỏ quên một công việc nào đó, hay cảm thấy không kiểm soát, sắp xếp được công việc trong ngày. Đó chính là lý do Checklist được ra đời. Chúng giúp bạn kiểm soát, tối ưu công việc hiệu quả hơn. Mời bạn đọc cùng Xuyên Việt Media xem bài viết để tìm hiểu chi tiết hơn Checklist là gì, mục đích của nó và các app Checklist được yêu thích hiện nay nhé.
Checklist là gì?
Checklist được hiểu là danh sách những công việc cần được hoàn thành trong một thời gian nhất định, hoặc thực hiện hướng tới mục tiêu cụ thể đã được đưa ra. Bạn có thể kiểm tra Checklist thường xuyên để đảm bảo không thực hiện thiếu sót bất kỳ chi tiết, giai đoạn hay công việc nào. Checklist hiện được sử dụng ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
Checklist thường sẽ được thể hiện dưới dạng một hay nhiều danh sách các công việc, nhiệm vụ. Sau mỗi nhiệm vụ/công việc sẽ có hộp kiểm tra nhỏ, một vị trí để đánh dấu hoàn thành. Tùy loại ứng dụng và cách thiết lập của bạn, công việc hoàn thành có thể ẩn đi, hoặc nhiệm vụ chưa hoàn thành được tô đậm,… giúp bạn dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt, một số ứng dụng còn có tính năng nhắc nhở các công việc sắp đến hạn giúp bạn có thời gian hoàn thành tốt hơn, không lo bỏ sót công việc.
Nhiều chủ doanh nghiệp, nhà quản lý sử dụng Checklist để theo dõi tiến độ làm việc của các bộ phận. Qua đó, họ có thể quản lý công việc chuyên nghiệp, khoa học hơn, đảm bảo mọi công việc được kiểm soát, hoàn thành tốt.
Checklist được sử dụng để làm gì?
Checklist trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, ngành nghề bởi những lợi ích mà nó mang lại. Đối với mỗi lĩnh vực, Checklist sẽ được sử dụng với mục đích khác nhau. Ở nội dung phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu cụ thể hơn mục đích của Checklist là gì trong nghề lập trình, ngành nhà hàng khách sạn và trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
Nghề lập trình sử dụng Checklist với mục đích gì?
Checklist được sử dụng trong nghề lập trình nhằm hướng tới khả năng kiểm soát công việc. Tuy nhiên. đích sử dụng Checklist trong nghề này khác so với nhiều ngành khác. Cụ thế, một số mục đích khi sử dụng Checklist trong nghề lập trình phổ biến như sau:
- Lập trình viên có thể sử dụng Checklist để đảm bảo phần mềm đang hoạt động sẽ được kiểm tra ở mức độ cần thiết, đúng quy định.
- Checklist giúp những yêu cầu của các client được bảo đảm trong quy trình kiểm thử. Nhờ đó người dùng có thể kiểm soát được những yêu cầu sẽ đảm bảo được thực hiện mà không xuất hiện lỗi.
- Người dùng có thể dùng Checklist để kiểm soát được việc thực hiện những công việc kiểm thử bảo đảm sự đầy đủ, độ chính xác cho phần mềm. Song song đó, các lỗi hay việc cần thực hiện rà soát sẽ không bị bỏ lỡ.
- Nhờ Checklist, các tester sẽ đỡ phần nào áp lực nhờ việc rà soát công việc tốt hơn, tránh bỏ quên lỗi rà soát khi thực hiện công việc.
Mục đích sử dụng của Checklist trong ngành khách sạn, nhà hàng
Trong ngành nhà hàng, khách sạn, mỗi ngày nhân viên sẽ phải hoàn thành rất nhiều công việc khác nhau. Checklist sẽ giúp các quản lý, nhân viên kiểm soát, ghi nhớ tốt hơn mọi công việc mình cần làm. Bên cạnh đó, bạn còn có thể thông qua Checklist để phân phối tốt hơn thời lượng, thứ tự thực hiện cho từng đầu công việc một cách hợp lý, khoa học hơn. Việc này sẽ giúp bạn hoàn thành khối lượng lớn công việc một cách dễ dàng hơn và bám sát mục tiêu đề ra.
Các nhà quản lý có thể sử dụng Checklist để điều phối công việc tốt hơn. Bạn có thể phát hiện sai sót nếu có từ một vị trí cụ thể nhờ sự hỗ trợ của Checklist. Thông qua đó có thể tiến hành thúc đẩy từng bộ phận xem xét, sửa chữa lỗi và đánh giá được phần nào năng lực của nhân trong bộ phận mình quản lý. Các nhà quản lý có thể tập trung thời gian cho công việc quan trọng, định hướng nhân sự mình quản lý thực hiện công việc nhất quán, hiệu quả và hướng đến hoàn thành tốt nhất mục tiêu chung.
Ngoài ra, mỗi bộ phận như lễ tân, buồng phòng, phục vụ, bếp,… đều có những Checklist công việc riêng. Chúng cần đảm bảo phù hợp từng bộ phận, đảm bảo tiến độ công việc và hỗ trợ giúp duy trì những tiêu chuẩn của khách sạn, nhà hàng. Việc thực hiện công việc hoàn hảo, suôn sẻ sẽ giúp xây dựng cho nhà hàng, khách sạn hình ảnh chuyên nghiệp, mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.
Mục đích sử dụng Checklist là gì đối với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe?
Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, Checklist được sử dụng để đảm bảo các chỉ định của bác sĩ, các thực hành lâm sàng được tuân thủ đúng hướng dẫn. Chẳng hạn như Danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của Tổ chức Y tế thế giới (WHO) được phát triển nhằm cải thiện sự an toàn của bệnh nhân. Nhân viên trong lĩnh vực y tế cần thực hiện đầy đủ các công việc trong danh sách này. Nhờ Checklist, bạn có thể kiểm tra tốt hơn để đảm bảo mình không bỏ sót bước nào.
TOP các ứng dụng checklist đang được yêu thích
Sau khi tìm hiểu khái niệm, mục đích sử dụng Checklist là gì, mời quý bạn đọc khám phá ngay Top những ứng dụng Checklist đang được yêu thích.
Ứng dụng Todoist
Todoist có sắp xếp khoa học và giao diện đẹp mắt, hỗ trợ tối ưu việc lên kế hoạch, tổ chức, thực hiện từng nhiệm vụ. Khi sử dụng Todoist, bạn có thể sử dụng những tính năng nổi bật như:
- Người dùng có thể phân công công việc, chia sẻ kế hoạch dễ dàng, bàn luận cùng đồng nghiệp, bạn bè.
- Todoist có các nhiệm vụ ưu tiên, nhiệm vụ con, dự án con, cho phép phân loại công việc theo màu để bạn sắp xếp danh sách công việc hiệu quả.
- Bạn có thể quản lý công việc mọi nơi, mọi lúc kể cả khi đang offline. Khi một thiết bị kết nối mạng, mọi dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ ngay lập tức trên các thiết bị khác.
- Bạn có thể tích hợp Todoist với nhiều ứng dụng khác như Cloud Magic, Google Drive, Toggl, IFTTT, Sunrise Calendar, Zapier,…
Google Tasks
Nếu bạn dùng Gmail và muốn tích hợp danh sách công việc cần làm với email của mình đây là ứng dụng hoàn hảo. Google Tasks cũng có thể được tích hợp với Google Calendar. Với Google Tasks, người dùng có thể tạo một danh sách mới, thêm nhiệm vụ. Đồng thời, nếu bạn muốn được nhắc nhở về công việc, hãy chỉ định thời gian cụ thể cho nhiệm vụ đó.
Due
Due là ứng dụng Checklist hòa hảo để quản lý, nhắc nhở công việc cho người dùng và không yêu cầu kết nối internet để hoạt động. Nó sẽ liên tục nhắc nhở các công việc gần tới hạn đến khi người dùng hoàn thành chúng. Một số tính năng thú vị của Due có thể kể đến như:
- Cho phép người dùng theo dõi những nhiệm vụ nổi bật với Smart Badges.
- Với auto-snooze, ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở mỗi 1, 5, 10, 15, 30, hoặc 60 phút đến khi người dùng đánh dấu hoàn thành công việc.
- Bạn có thể tái sử dụng tính năng đếm lùi. Tính năng này vô cùng phù hợp dùng để canh giờ pha cà phê, nấu ăn,…
Tham khảo dịch vụ của chúng tôi
Ứng dụng Checklist trong marketing
Checklist là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ và đa năng, có thể được ứng dụng rộng rãi trong nhiều khía cạnh của marketing để đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của checklist trong marketing:
1. Lập kế hoạch và triển khai chiến dịch marketing
- Lên kế hoạch nội dung: Checklist các bước cần thiết để tạo một bài blog, video, infographic, bài đăng mạng xã hội (nghiên cứu từ khóa, outline, viết nội dung, chỉnh sửa, thiết kế, đăng tải, quảng bá).
- Triển khai chiến dịch email marketing: Checklist các bước từ lên ý tưởng, thiết kế email, phân khúc danh sách, viết nội dung, kiểm tra, gửi, theo dõi và phân tích kết quả.
- Quản lý chiến dịch quảng cáo: Checklist các bước thiết lập chiến dịch trên Google Ads, Facebook Ads (nghiên cứu đối tượng, chọn mục tiêu, thiết lập ngân sách, tạo quảng cáo, theo dõi hiệu suất).
- Tổ chức sự kiện marketing: Checklist các công việc cần chuẩn bị trước, trong và sau sự kiện (địa điểm, khách mời, nội dung, hậu cần, truyền thông).
- Ra mắt sản phẩm mới: Checklist các hoạt động marketing cần triển khai trước, trong và sau khi ra mắt (tạo landing page, thông cáo báo chí, chiến dịch mạng xã hội, email thông báo).
2. Đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu
- Kiểm tra nội dung theo guideline thương hiệu: Checklist các yếu tố về logo, màu sắc, font chữ, giọng điệu, thông điệp chính có được tuân thủ trong mọi tài liệu marketing không.
- Đánh giá trải nghiệm khách hàng: Checklist các điểm tiếp xúc của khách hàng với thương hiệu (website, mạng xã hội, email, cửa hàng) để đảm bảo trải nghiệm nhất quán và tích cực.
3. Tối ưu hóa SEO
- SEO On-Page: Checklist các yếu tố cần tối ưu hóa trên mỗi trang web (tiêu đề, meta description, heading, nội dung, hình ảnh, liên kết nội bộ).
- Technical SEO: Checklist các yếu tố kỹ thuật cần kiểm tra (tốc độ tải trang, tính thân thiện với thiết bị di động, sitemap XML, robots.txt, HTTPS).
- Content Audit: Checklist các tiêu chí để đánh giá chất lượng và hiệu quả của nội dung hiện có.
4. Quản lý mạng xã hội
- Lên lịch đăng bài: Checklist các nội dung cần đăng tải, thời gian, nền tảng.
- Tương tác với người theo dõi: Checklist các hoạt động cần thực hiện (trả lời bình luận, tin nhắn, tham gia thảo luận).
- Phân tích hiệu suất: Checklist các chỉ số cần theo dõi và đánh giá (lượt tương tác, reach, engagement rate).
5. Kiểm tra và đảm bảo chất lượng
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Checklist các lỗi thường gặp trong nội dung marketing.
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin: Checklist các thông tin về sản phẩm, giá cả, liên hệ.
- Kiểm tra tính tương thích trên các thiết bị và trình duyệt khác nhau.
- Kiểm tra các liên kết hoạt động.
6. Đào tạo và onboarding nhân viên marketing mới
- Checklist các tài liệu cần cung cấp, quy trình cần giới thiệu, công cụ cần hướng dẫn sử dụng.
- Checklist các nhiệm vụ cần hoàn thành trong giai đoạn thử việc.
Kết luận
Có thể nói, Checklist rất cần thiết để hỗ trợ bạn thực hiện công việc đầy đủ với một quy trình làm việc chuyên nghiệp, tránh bỏ sót, trễ hạn. Những chia sẻ trong bài viết hy vọng đã giúp bạn hiểu Checklist là gì và mục đích sử dụng nó trong một số lĩnh vực. Bạn có thể sử dụng những ứng dụng được giới thiệu ở trên để công việc của mình thêm suôn sẻ nhé. Hãy ghé thăm Xuyên Việt Media để có thêm nhiều thông tin thú vị khác nhé!
